Zeitwirtschaft, Arbeitszeiten und Zeiterfassung

Das Vergleichsportal HRNeeds präsentiert Ihnen ein Interview mit Stefan Claßen, Experte für die Workforce Managementlösung ProTime bei der SD Worx GmbH. Gesprächsthemen: Zeitgemäße Zeitwirtschaft und Zeiterfassung.

SD Worx ist einer der führenden europäischen Anbieter von digitalen Personallösungen. HRNeeds hofft, dass Sie Anregungen und Ideen für die Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung erhalten. Viel Spaß beim Lesen!

Herr Claßen, was sind die Vorteile einer Cloud-Lösung, also einer webbasierten Zeiterfassung, und welche Möglichkeiten ergeben sich mit ihr für Unternehmen?

Stefan Claßen: Eine Cloud-Lösung für die Zeitwirtschaft bietet gegenüber einer Festinstallation „On-Premise“ beim Kunden vor Ort vor allem Flexibilität. Vorranging in Bezug auf die Softwareaktualisierungen. Eine On-Premise Installation bedeutet immer, dass ein Consultant zum Kunden muss. Oder, dass ein Consultant die Updates online beim Kunden aufsetzt und konfiguriert. Dieser Aufwand ist notwendig, weil Zeitmodelle und Workflows in die Software programmiert wurden und daher nur schwer durch den Kunden verändert werden können. Dies bedeutet Kosten für den Kunden, die mit jedem Update, das sie überspringen, aufwendiger und damit teurer werden können.

Bei einer cloud-basierten Lösung ist das System für alle Kunden immer auf dem gleichen Stand. Bedeutet: Alle arbeiten immer auf dem gleichen Software-Release. Ein Beispiel: Derzeit aktualisieren wir jeden dritten Donnerstag im Monat unsere Zeitwirtschaftslösung, indem wir neue Features einspielen oder Berichtigungen in der Software, die gegebenenfalls getroffen wurden, vornehmen. Alle Kunden arbeiten dann direkt mit diesen Updates und sind auf dem aktuellen Stand. Diese Updates sind bereits in den monatlichen Kosten enthalten.

Ein weiterer Vorteil der webbasierten Zeiterfassung ist außerdem, dass ich einen Employee-Self-Service anbieten kann, der ebenfalls in der Cloud liegt. Dadurch können alle Mitarbeitenden von jedem Punkt der Erde mit Internetzugang auf das System zugreifen – unabhängig davon, ob sie an einem Arbeitsplatzrechner sitzen oder ihr privates Smartphone nutzen: Jede bzw. jeder kann auf seine Zeitkonten zugreifen und gegebenenfalls Workflows starten und Abwesenheiten oder auch Schichtwechsel beantragen.

In vielen Unternehmen existiert bereits Hardware zur Zeiterfassung. Was passiert mit der?

Stefan Claßen: Die Unternehmen haben nach unserer Ansicht drei Möglichkeiten. In der ersten Variante „stemple“ ich an einem festen Terminal meine Zeiten, indem ich meinen Chip oder Schlüsselanhänger davor halte und dadurch eine Kommen- oder Gehen-Buchung vollziehe.

Zweitens kann mit voreingestellten Stempelzeiten gearbeitet werden. Das kann beispielsweise all jene betreffen, die nicht aktiv an der Zeitwirtschaft teilnehmen müssen – leitende Angestellte und außertariflich Angestellte, kurz AT-Angestellte, zum Beispiel. Diese sind aber trotzdem an das Abwesenheitsmanagement angebunden, an Workflows zur Urlaubsgenehmigung oder Krankmeldung etc.

Die dritte Möglichkeit ist, alles (zusätzlich) mobil zu machen über einen Webaufruf – bei uns ist dies keine App. Alles ist in der Cloud und es wird nichts auf Endgeräten installiert. Da gibt es die Möglichkeit, alles online zu machen. Über einen Button kann ich mein Kommen und Gehen „buchen“, Pause machen oder auch zum Beispiel eine Kostenstelle wechseln usw.

Noch eine Nachfrage zu den Employee-Self-Services: Was kann hierüber alles von den Mitarbeitenden selbst geregelt oder angestoßen werden?

Stefan Claßen: Über das Employee-Self-Service-Portal können Mitarbeitende ihre Konten einsehen – sie sehen, wie viele Urlaubstage bereits verplant bzw. noch frei sind, wie ist der Stand bei den Workflows, welche sind genehmigt oder bei wem liegen die Anträge gerade. Und dort können natürlich auch die Abwesenheiten / Anwesenheiten eingetragen werden, zum Beispiel Krankmeldungen oder Home-Office.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der „Gelbe Schein“, kann dort dann auch direkt mit hochgeladen werden und liegt der HR-Abteilung damit sofort vor. Auch der Vorgesetzte und ggf. der Planer bekommen sofort die Info, dass der Mitarbeiter sich krank gemeldet hat und wie lange er ausfällt.

Jetzt geht es bei der Zeiterfassung ja nicht nur um Kommen und Gehen, um Urlaub und Krankmeldungen. Das Thema ist äußert komplex. Lassen sich über digitale Lösungen auch Schichtarbeit zum Beispiel abbilden?

Stefan Claßen: Ja, das ist alles möglich. Und sogar im Kalender des Employee-Self-Service-Portals können die Mitarbeiter sehen, welche Schichten sie jeweils haben. Auch das Eintragen gezielter Arbeitszeiten ist dort möglich. Dies ist bei Wechseleinsätzen notwendig. Alle Varianten lassen sich über die Systeme darstellen und machen die Zeiten transparent. Mit dem Zusatzmodul „Kostenstelle“ können Angestellte sogar sehen, an welchen Einsatzorten oder in welchen Projekten sie eingeplant sind.

Gleiches gilt wahrscheinlich auch für flexible Arbeitszeitmodelle und unterschiedliche Tarifverträge – auch dies alles lässt sich über digitale Lösungen abbilden?

Stefan Claßen: Genau. Denken Sie dabei auch die hybriden Arbeitszeitmodelle aus den letzten zwei Jahren der Pandemie. Zum einen können wir uns mithilfe der Cloud-Lösung anzeigen lassen, wer sich im Homeoffice oder im Büro befindet. Wir sehen so, wer überhaupt eingestempelt hat und damit erreichbar ist.

Lässt sich die Zeitwirtschafts-Lösung auch mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbinden, gibt es da entsprechende Schnittstellen zwischen den Systemen?

Stefan Claßen: Natürlich. Wir sind mit unserer Zeitwirtschafts-Software unabhängig von der Abrechnung. Es spielt für uns keine Rolle, mit welchen System unsere Kunden abrechnen wollen. Wir haben selbstverständlich Schnittstellen zu unseren Abrechnungssystemen aus unserem Haus, aber auch Schnittstellen zu Fremdsystemen, die nicht Bestandteil des SD Worx-Portfolios sind. Im Grund geht es dabei nur um einen Datenaustausch zwischen zwei verschiedenen Datenbanken.

Mal abgesehen von den Funktionalitäten: Auf was kommt es bei einem Zeitwirtschafts-System noch an?

Stefan Claßen: Das System darf für die einzelnen Angestellten nicht zu überfrachtet sein und die Lösung muss einfach in der Handhabung sein – auch über ein Smartphone. Für die Manager muss es informativ sein, da er wissen muss, wie sein Team aufgestellt ist. Dazu stehen ihm verschiedene Dashboards zur Verfügung. Anträge kann er von überall bearbeiten. Für die Personalabteilung muss es ein durchgängiges Tool sein, damit die Entlastung greift: Verantwortung wird auf die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte übertragen.

Die Personalabteilung kann aus all den Vorgängen eigene Auswertungen erstellen, da in das System ein komplettes Reporting integriert ist. Mit diesem lassen sich ad hoc Fehler auswerten oder Informationen manuell oder automatisiert an bestimmte Nutzer zur Verfügung stellen.

Haben Sie ein Beispiel für die Reportings?

Stefan Claßen: Ja, zum Beispiel haben Sie auch die Möglichkeit, auf Kostenstellen zu buchen, etwa auf Tätigkeiten oder Abteilungen. Oder auf Arbeitsorte, Kunden oder Dienstleistungen. All das ist über das Employee-Self-Service-Portal möglich und schafft natürlich Transparenz.

Demnach ist auch die Personaleinsatzplanung über Ihr Zeitwirtschaftssystem möglich?

Stefan Claßen: Genau. Über ein Zusatzmodul können hier Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen auf Aufträge oder Arbeitsplätze geplant werden. Eine einfache Planung ist auch schon in unserem Zeitwirtschaftssystem möglich. Darin ist das Anlegen von Gruppen mit unterschiedlichen Funktionen möglich, zum Beispiel für Ersthelfer, Betriebsrat oder Teamleiter etc. Oder aber bürogesteuert in einzelnen Bereichen. Letzteres ist beispielsweise interessant für Großraumbüros, für die festgelegt werden muss, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sein dürfen. Die Mitarbeiter können somit nach Gruppen oder Schichten gruppiert werden.

Lässt sich das System für die Zeitwirtschaft auch mit einer Zutrittskontrolle verknüpfen?

Stefan Claßen: In unser Produkt „ProTime“ haben wir eine Zutrittskontrolle integriert, die allerdings nur mit unseren Endgeräten funktioniert. Wir können da keine Fremdhardware einsetzen, sondern nur die, die extra für uns entwickelt wurde. Diese Hardware können wir monitoren, also überwachen. Die Hardware kann gekauft oder gemietet werden. Bei der Hardwaremiete wird zum Beispiel auch ein veraltetes Gerät kostenlos durch ein modernes ersetzt.

Wie wird das Thema Datenschutz in Ihren Lösungen angegangen?

Stefan Claßen: Der Datenschutz spielt in unseren Lösungen eine ganz entscheidende Rolle. Wir sind der DSGVO verpflichtet. Das heißt: Unsere Rechenzentren genauso wie die gesamte Kommunikation zwischen den Endgeräten sind verschlüsselt. Die Daten werden verschlüsselt übertragen über sichere Verbindungen. Natürlich werden wir dementsprechend auch kontinuierlich überprüft. Alle Daten zu unseren Lösungen liegen auf Rechenzentren in Antwerpen, Belgien.

Die Systeme sind auf flexible Arbeitszeitmodelle ausgerichtet. Doch wie flexibel sind die Systeme selbst?

Stefan Claßen: Unsere Systeme sind in Modulen aufgebaut. So kann der Kunde selbst entscheiden, welche Module er haben möchte.

Und welche Kosten sind mit einem solchen System verbunden?

Stefan Claßen: Je nach Auswahl der Module, zahlen die Kunden bei uns eine monatliche Gebühr. Wobei das Employee-Self-Service-Modul für Mitarbeiter und Vorgesetzte im Preis enthalten ist.

Und wie kann man sich die Implementierung eines solchen Systems vorstellen?

Stefan Claßen: Das ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich und kann individuell gestaltet werden. Für manche reicht es, wenn das System eingerichtet ist. Andere, zumeist mit sehr komplexen Anforderungen aufgrund der Zeitmodelle oder aufgrund der beliebig vielen Schichtmodelle, wünschen sich eine Betreuungs- und Testphase, in der es einen Parallelbetrieb mit einem bereits vorhandenen System gibt. Oder zum Abgleich des manuellen mit dem nun digitalen System.

Der Vorteil bei uns ist: Unsere Kunden richten sich ihr System gemeinsam mit unseren Consultants selbst ein. Das hat den Vorteil, dass unsere Kunden selbstständig ihr System (Abwesenheiten, Zeitmodelle, Schichtmodelle, Workflows, etc.) pflegen und damit auch Veränderungen selbständig anpassen können. 95 Prozent aller Dinge können so selbst vom Unternehmen gemanagt werden. Auch das schafft Flexibilität und spart eine Menge Kosten und Zeit.

Auswahl der passenden Zeitwirtschaftslösung

Herr Nielsen, wie kann das Vergleichsportal HRNeeds Unternehmen bei der Suche nach einer passenden Zeitwirtschaftslösung unterstützen?

Claus Nielsen: HRNeeds gleicht die spezifischen Unternehmensanforderungen mit den einzelnen Softwarelösungen ab und erstellt für Unternehmen kostenlos und unverbindlich eine Liste passender Systeme – inklusive aller Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung. Nach unseren langjährigen Erfahrungen steckt der Fehler oft im Detail. Aufgrund der komplexen Situation bemerken viele Firmen erst in der Einführungsphase, dass die gewählte Softwarelösung die Anforderungen nur teilweise oder gar nicht abdecken kann.

Auf Wunsch hilft und berät HRNeeds auch bei der endgültigen Entscheidungsfindung, sodass Unternehmen sicher sein können, dass die gewählte Softwarelösung auch zu den jeweiligen Anforderungen passt.

Claus Nielsen ist Geschäftsführer des Vergleichsportals HRNeeds für HR-Softwarelösungen.

Weitere Informationen zum Thema: Zeitwirtschaft, Arbeitszeiten, Zeiterfassung

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