Workations: Talent-Magnet oder Compliance-Falle?

Workations als Benefit für Mitarbeitende bieten zahlreiche Vorteile, stellen Unternehmen aber auch vor rechtliche Herausforderungen. Pieter Manden, Mitgründer von WorkFlex, beleuchtet die wichtigsten Risikobereiche, die Arbeitgeber berücksichtigen müssen.

Die Arbeitswelt erlebt eine nie dagewesene Veränderung. Als Antwort auf den rasanten technologischen Fortschritt und die veränderten Bedürfnisse der Arbeitskräfte haben Unternehmen weltweit begonnen, ihre Ansichten über das Arbeiten neu zu gestalten. Hierbei sticht ein Trend ganz besonders hervor: Workations.

Das Konzept der Workation – eine Kombination aus ‚Work‘ (Arbeit) und ‚Vacation‘ (Urlaub) – ermöglicht es Mitarbeitern, für private Zwecke ins Ausland zu reisen, während sie gleichzeitig ihren beruflichen Verpflichtungen nachgehen.

Workations: Ein bleibender Trend, der die Arbeitswelt revolutioniert

Workations sind mehr als nur ein kurzfristiger Trend. Sie sind zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden. Beeindruckenderweise ergab eine PwC Studie (“Zwischen Wunsch und Wirklichkeit”), dass Workations für über 80 Prozent der Mitglieder der Gen Y und Gen Z als wichtig bei ihrer Jobsuche gelten.

Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine gewisse Zeit lang aus dem Ausland arbeiten zu dürfen, ist ein hervorragendes Beispiel, um mehr Flexibilität am Arbeitsplatz zu schaffen. Und das Schöne an dieser Flexibilität ist, dass sie fast keine Kosten verursacht. Natürlich nur solange dem Unternehmen keine zusätzlichen Kompensationen für das Arbeiten aus dem Ausland entstehen und dieses Modell keine unerwarteten Verpflichtungen auslöst.

Da der Arbeitgeber über den ersten Punkt, die Zahlung einer Kompensation an die Mitarbeiter, frei entscheiden kann, konzentriert sich dieser Beitrag auf den zweiten Punkt, also auf die unerwarteten Verpflichtungen.

Compliance-Herausforderungen bei Workations

In der Regel hängen diese unerwarteten Verpflichtungen für den Arbeitgeber mit den Compliance-Risiken des Arbeitens aus dem Ausland zusammen. Praktische Beispiele hierfür sind die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zielland aufzusetzen oder die Übernahme der finanziellen Haftung für den Fall, dass ein Arbeitnehmer während seines Auslandsaufenthalts medizinische Hilfe benötigt. Diese Beispiele lassen die Frage aufkommen, welche Compliance-Risiken mit dem Arbeiten aus dem Ausland verbunden sind und wie Arbeitgeber diese Wagnisse bewältigen oder sogar präventiv minimieren können.

Diese Übersicht beleuchtet die wichtigsten Risikobereiche, die Arbeitgeber berücksichtigen müssen, wenn sie ihren Mitarbeitern erlauben, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten.

1. Steuerliche Verpflichtungen

Eines der größten Risiken bei Workations betrifft steuerliche Verpflichtungen. Wenn Mitarbeiter temporär aus dem Ausland arbeiten, kann dies unbeabsichtigt zur Gründung einer Betriebsstätte führen. Dies zieht eine Körperschaftssteuerpflicht nach sich und verlangt oft auch, dass das Unternehmen die Lohnbuchhaltung im Zielland durchführt.

2. Sozialversicherung

Die Komplexität der Sozialversicherungsabgaben ist ein weiteres zentrales Compliance-Problem. Arbeitnehmer riskieren, den Schutz des Sozialversicherungssystems ihres Heimatlandes zu verlieren, was ihre Integration in das System des Gastlandes erfordern könnte. Dies stellt besonders in Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen eine Herausforderung dar.

3. Lokales Arbeitsrecht

Das lokale Arbeitsrecht ist eine weitere Herausforderung, die Beachtung benötigt. Das Arbeitsrecht des Ziellandes könnte anwendbar werden und oft strengere Bestimmungen hinsichtlich Arbeitszeiten, Mindestlohn und Arbeitsbedingungen umfassen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitsverträge den Vorschriften des Workation-Standorts entsprechen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.

4. Datenschutz und Sicherheit

Es besteht das Risiko, dass aus dem Ausland arbeitende Arbeitnehmer gegen Sicherheitsvorschriften im Heimat- oder Zielland, wie zum Beispiel die DSGVO oder das lokale Verbot der Nutzung von VPNs, verstoßen. Ein solcher Verstoß könnte auch in Kundenverträgen begründet sein, die es Dienstleistern untersagen, ihre Dienste von bestimmten Ländern aus zu erbringen.

5. Versicherung

Ein unzureichender Krankenversicherungsschutz stellt eine signifikante Gefahr für Arbeitnehmer dar, die beruflich ins Ausland reisen, da der Arbeitgeber für Unfälle während der Dienstreise haftbar gemacht werden kann und potenziell medizinische Kosten tragen muss. Obwohl die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) Versicherungsschutz im Ausland innerhalb der EU und einigen anderen Ländern bietet, reicht dieser oft nicht aus, um alle medizinischen Bedürfnisse abzudecken, was zu zusätzlichen Kosten für den Arbeitgeber führen kann.

Lösungsansätze für Unternehmen

Die Liste möglicher Compliance-Risiken mag abschreckend wirken, doch sollte sie es nicht. Denn die aufgeführten Risiken unterscheiden sich kaum von denen, die auch dann bestehen, wenn Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen im Ausland arbeiten, z. B. während einer Geschäftsreise. Wichtig ist, dass jeder Fall individuell betrachtet wird, denn die Risiken hängen nicht nur vom Zielland der Workation ab, sondern auch von anderen Faktoren, wie z.B. der Herkunft, dem Titel und den Aufgaben des Mitarbeitenden.

Arbeitgeber sollten sich nicht nur über die mit Workations verbundenen Risiken informieren, sondern diese auch aktiv managen und minimieren können. Um die Herausforderungen erfolgreich zu meistern, ist es für Unternehmen daher unerlässlich, klare und präzise Richtlinien für das Arbeiten aus dem Ausland zu etablieren. Ein gut strukturierter Prozess zur Genehmigung von Workation-Anfragen und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hilft Unternehmen dabei, dieses moderne Arbeitsmodell erfolgreich zu integrieren.

Einsatz von Compliance-Software zur Risikominimierung

Eine moderne Compliance-Software ist hierbei entscheidend. Sie hilft dabei, die Komplexität und den administrativen Aufwand, der mit der Implementierung von Workation-Programmen verbunden ist, zu minimieren. Derartige Softwarelösungen gehen über einfache administrative Unterstützung hinaus; sie sind in der Lage, eine fallspezifische Risikoanalyse automatisiert zu erstellen. Dies bedeutet, dass sie aktiv Compliance-Risiken erkennen und bewerten kann, basierend auf den spezifischen Bedingungen jedes einzelnen Arbeitnehmers und dessen Zielort.

Darüber hinaus sollte die Compliance-Software notwendige Compliance Dokumente automatisch generieren und zur Verfügung stellen. Dies umfasst Visaanträge, Informationen über lokale Steuergesetzgebungen, Sozialversicherungsbestimmungen und sogar angepasste Verhaltensrichtlinien, die auf den jeweiligen kulturellen und rechtlichen Rahmen des Ziellandes abgestimmt sind. Indem sie sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen und Compliance-Checks rechtzeitig und genau durchgeführt werden, tragen diese Systeme erheblich dazu bei, potenzielle rechtliche und steuerliche Fallen zu vermeiden.

Fazit

Das Anbieten von Workations als Benefit für Mitarbeitende birgt nicht nur eine Fülle von Vorteilen, sondern stellt Unternehmen auch vor komplexe rechtliche Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und maßgeschneiderte Risikoanalysen sind entscheidend, um die Vorteile dieses modernen Arbeitsmodells vollends zu nutzen.

Mit den passenden Werkzeugen und durchdachten Richtlinien können Unternehmen eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung schaffen, die nicht nur den Bedürfnissen der Mitarbeiter, sondern auch den regulatorischen Anforderungen gerecht wird. Diese flexible Arbeitsgestaltung ermöglicht es, den Arbeitsalltag neu zu definieren – weg von starren Strukturen hin zu einer Arbeit, die auch das Wohlbefinden fördert und die kreative Entfaltung unterstützt.

Um die Implementierung von Workations in Unternehmen zu erleichtern, haben wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Anwälten eine Vorlage für eine rechtskonforme Betriebsvereinbarung entwickelt. Diese Vorlage garantiert eine maßgeschneiderte und rechtssichere Richtlinie für mobiles Arbeiten im Ausland. Laden Sie die Vorlage hier kostenlos herunter.

 

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