„Work your World“: Arbeiten von überall

Die Publicis Groupe lancierte in 2022 die Initiative Work Your World. Eva Lepenik, People Strategy Lead DACH, und Susanne Menne, Managing Director Operations DACH bei Publicis Sapient, im Gespräch mit dem HR JOURNAL.

Frau Lepenik, Publicis Sapient bietet seinen Mitarbeitenden mit „Work your World“ die Möglichkeit, bis zu sechs Wochen im Jahr an einem Publicis-Standort überall auf der Welt zu arbeiten. Was genau hat es mit dem Programm auf sich?

Die Corona-Krise hat die Etablierung von ortsunabhängigem Arbeiten massiv beschleunigt. Bei Publicis Sapient war Remote Work schon vor der Pandemie gelebte Realität. Wir gehen nun einen Schritt weiter und geben unseren Mitarbeitenden die Gelegenheit, ihrer Arbeit von überall auf der Welt aus nachzugehen.

Die Publicis Groupe, zu der auch Publicis Sapient gehört, rief im vergangenen Jahr das Programm „Work your World“ ins Leben. Unsere Mitarbeitenden haben damit die Möglichkeit, alle zwölf Monate bis zu sechs aufeinanderfolgende Wochen von ihrer Wunschdestination aus zu arbeiten, solange es ein Publicis Office in dem jeweiligen Land gibt. Mit rund 96.000 Angestellten ist die Gruppe in über 100 Ländern weltweit vertreten.

Die nötige Unterstützung, beispielsweise Wohnungstausch-Angebote, finden unsere Mitarbeitenden über die digitale Publicis Groupe-Plattform Marcel. „Work your World“ kann natürlich auch in Verbindung mit Urlaub genutzt werden, um den Aufenthalt im Ausland zu verlängern. Mit der Initiative setzt die Gruppe einen Meilenstein für die Zukunft des kreativen Arbeitens in einer hybriden Welt.

Wie wurde die Initiative bisher von ihren Mitarbeitenden angenommen? Welche Destinationen sind am beliebtesten?

Seit Anfang 2022 haben sich rund 12 Prozent der Mitarbeitenden von Publicis Sapient aus der DACH-Region für das Programm beworben. Solange die erforderlichen Kriterien erfüllt sind, wird allen das Arbeiten aus dem Wunschland ermöglicht.

Die meisten Anfragen erhalten wir für Destinationen in EU-Ländern. Hoch im Kurs liegen beispielweise Portugal, Frankreich oder Spanien. Die geringe Zeitverschiebung macht der Arbeiten aus diesen Ländern besonders attraktiv. Aus globaler Sicht ist Indien als „Work your World“-Destination äußerst beliebt. Viele unserer Kolleginnen und Kollegen stammen ursprünglich aus Indien und nutzen die Möglichkeit, ihre Familien in der Heimat zu besuchen und weiterhin arbeiten zu können.

In welchen Bereichen bzw. von welchen Funktionen bei Publicis Sapient wird dieses Angebot besonders genutzt?

Das Programm wird von unseren Mitarbeitenden über alle Funktionen hinweg in Anspruch genommen. Egal ob Consulting, Engineering oder interne Abteilungen, „Work your World“ erfreut sich allseits großer Beliebtheit. Die Teilnahme ist auch nicht auf Karrierestufen beschränkt. Vom Junior bis zum Managing Director ist das Angebot gleichermaßen gefragt. Kürzlich ging beispielweise unsere Geschäftsführerin Susanne Menne ihren Aufgaben für sechs Wochen von Lissabon aus nach. Auch das hat prima funktioniert.

Wie haben die Kunden darauf reagiert, dass Ansprechpartnerinnen / Ansprechpartner nicht mehr vor Ort in Deutschland erreichbar sind?

Die Feedback der Kunden ist durch die Bank positiv. Es gibt nur wenige Skeptiker, die sich jedoch gerne eines Besseren belehren lassen. In vielen Fällen arbeiten wir sowieso mit internationalen Teams, die über mehrere Länder verteilt aufgestellt sind. Hier macht „Work your World“ keinen spürbaren Unterschied, da unsere Mitarbeitenden nach wie vor unkompliziert virtuell erreichbar sind.

In wenigen Fällen gibt es Ansprechpartnerinnen / Ansprechpartner auf Kundenseite, die es bevorzugen, ihre Teams in der Nähe zu haben. Da „Work your World“ auf sechs Wochen begrenzt ist, ist das in der Regel kein Problem. Selbst während des Programms machen wir ein persönliches Treffen mit den Kunden möglich, wenn erforderlich. Generell nehmen unsere Kunden die Initiative als Inspiration wahr, wie die Zukunft der Arbeit aussehen kann.

Welche Herausforderungen und Hindernisse mussten Sie überwinden?

Das Programm wurde von unserer Muttergesellschaft Publicis Groupe aufgesetzt, wodurch die größten Hürden bereits genommen sind. Wir setzen die Initiative nun bestmöglich für unsere Mitarbeitenden in der DACH-Region um. Oberste Prämisse ist natürlich, die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Dafür sorgen unsere Global Mobility Teams. In der Regel ist „Work your World“ auch mit jedem Kundenprojekt vereinbar. Wichtig ist die gute Abstimmung mit dem Projektteam und eine klare Kommunikation mit den Ansprechpartnerinnen / Ansprechpartner auf Kundenseite. Die Resonanz ist wie gesagt intern wie extern extrem positiv.

Um heute als Arbeitgeber attraktiv zu sein, gilt es, den Mitarbeitenden maximale Flexibilität zu bieten. „Work your World“ ist dabei ein wichtiger Baustein für uns. Auch wir als Unternehmen profitieren stark davon, wenn unsere Mitarbeitenden neue Eindrücke sammeln und sich international vernetzen. Die Erfahrung zeigt, dass die Kolleginnen und Kollegen inspiriert und motiviert aus dem Ausland zurückkommen.

Worauf sollte HR bei der Planung von solchen Programmen unbedingt achten?

Für „Work your World“ arbeiten wir eng mit unseren Global Mobility Teams zusammen, um alle internationalen Richtlinien zu erfüllen und eine positive Employee Experience zu gewährleisten. Die Global Mobility Teams kümmern sich um alle Belange wie die Prüfung der Anträge, steuerrechtliche Vorschriften, Arbeitsgenehmigungen etc. Die Bündelung dieser Aufgaben hat sich als effizient, kompetent und schnell erwiesen. Dadurch können wir aus den People Strategy Teams andere Themen fokussieren.

Essenziell für den Erfolg eines solchen Programms ist es, dass die Prozesse für die Mitarbeitenden unkompliziert sind und sie sich gut betreut fühlen. Die Bewerbung für „Work your World“ erfolgt bequem über die digitale Publicis Groupe-Plattform Marcel. Abhängig von persönlichen Angaben wie Staatsangehörigkeit oder vorhandenen Arbeitsvisa schlägt das Tool den Mitarbeitenden direkt mögliche Destinationen vor. Die Plattform ermöglicht den Austausch mit Kolleg:innen in den jeweiligen Ländern und bietet ein 24-Stunden-Kontaktzentrum, um Unterstützung bei Fragen zu Reisen, Gesundheitsbestimmungen, Visa und Arbeitsgenehmigungen zu erhalten. Wir stehen außerdem im engen Austausch mit den Führungskräften der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die Projekte und die Zusammenarbeit mit den Kunden erfolgreich organisiert sind.

Welche Lehren ziehen sie aus dem Programm? Was sind Ihre Empfehlungen für andere Unternehmen?

„Work your World“ ist für uns erst der Anfang neuer Remote-Arbeitsmodelle. Wir wollen so flexibel wie möglich auf dem Bewerbermarkt agieren, unseren Mitarbeitenden ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen und gleichzeitig bestmögliche Leistungen für unsere Kunden erbringen.

Gerade in der Digitalbranche ist der Kampf um Talente hart. „Work your World“ hat sich als echter USP für uns erwiesen. Die Rahmenbedingungen des Programms optimieren wir kontinuierlich, um noch besser auf die Wünsche der Mitarbeitenden eingehen zu können.

Ohne flexible Arbeitsmodelle werden sich Unternehmen nicht behaupten können. Der Kulturwandel ist jedoch noch immer nicht überall angekommen. Es gibt nach wie vor Firmen, die es bevorzugen, wenn ihre Angestellten jeden Tag ins Büro kommen. Dieses Mindset ist meines Erachtens nicht mehr zeitgemäß und ein Wettbewerbsnachteil. Hybrid Work ist das Arbeitsmodell der Zukunft.

Frau Menne, auch sie als Geschäftsführerin haben „Work your World“ wahrgenommen. Was sind ihre persönlichen Erfahrungen?

Es war eine unglaubliche Bereicherung. Der Antrag über unsere digitale Plattform Marcel verlief reibungslos und innerhalb von zwei Wochen lag mir die Genehmigung vor. Ich bin begeistert, dass „Work your World“ auch für die Geschäftsführung ermöglicht wird, und hatte die ganze Mannschaft hinter mir stehen. Alle freuten sich für mich und meinen Mann über den Tapetenwechsel. Die Pandemiejahre waren sehr anstrengend, da ich gerade erst neu in die Rolle als Geschäftsführerin bei Publicis Sapient gekommen war. Es hat mir gut getan, geographisch etwas Abstand zu bekommen und gleichzeitig die Wertschätzung der Kolleginnen und Kollegen zu erfahren.

Meine Wahl fiel auf Lissabon. Von dort aus zu arbeiten war eine große Umstellung für mich. Ich habe seit Mitte 2021 überwiegend im Münchner Büro oder einem unserer fünf deutschen Standorte gearbeitet, und nicht im Homeoffice. Ich bin davon überzeugt, dass wir unsere starke Unternehmenskultur nur durch regelmäßigen persönlichen Kontakt erhalten können. Ansonsten werden wir als Arbeitgeber austauschbar. Dies war remote eine Herausforderung. Wir haben jedoch diverse Initiativen etabliert, die eine Pflege unserer Unternehmenskultur auch aus der Ferne ermöglichen.

Mit der räumlichen Distanz musste ich erst wieder umgehen lernen. Ich habe meinen Kalender umgestaltet und mehr Freiräume geschaffen, um flexibler reagieren zu können und mehr Zeit für den virtuellen persönlichen Austausch mit unseren Mitarbeitenden zu haben. „Work your World“ war eine großartige Erfahrung, die ich nur jedem ans Herzen legen kann.

Wie groß ist der Anteil der Führungskräfte, die an dem Programm teilnehmen? Nehmen die sich die Zeit für einen Auslandsaufenthalt?

In DACH-Region bin ich die erste Führungskraft, die das Programm über den die gesamten Zeitraum von sechs Wochen in Anspruch genommen hat. Rund zehn Kolleginnen und Kollegen in Führungspositionen haben „Work your World“ auch genutzt, aber jeweils für eine kürzere Zeitspanne.

Nach welchen Kriterien wählen Ihre Führungskräfte die Arbeit im Ausland aus?

Es sind sehr unterschiedliche und überwiegend persönliche Kriterien. Wir sind ein sehr internationales Team bei Publicis Sapient. Einige Mitarbeitende nutzen das Programm, um ihre Verwandten in der Heimat zu besuchen und dort am Familienleben teilnehmen zu können. Jüngere Kolleginnen und Kollegen, die selbst keine Familie haben, zieht es häufig in lebendige Großstädte.

Welche weiteren Projekte zur Mitarbeiterbindung und -Entwicklung sind bei Publicis Sapient geplant bzw. in Arbeit?

Wir arbeiten zusammen mit der Publicis Gruppe an den Rahmenbedingungen von „Work your World“ und versuchen die Regelungen noch flexibler zu gestalten, beispielsweise so, dass Mitarbeitende die sechs Wochen aufteilen können und nicht auf einen Auslandsaufenthalt pro Jahr beschränkt sind.

Zudem bauen wir unser Benefits-Programm kontinuierlich aus. Was können wir unseren Mitarbeitenden neben dem Gehalt an Vorteilen bieten? Neben den individuellen Benefits von Publicis Sapient profitieren unsere Mitarbeitenden von der Zugehörigkeit zur Publicis Gruppe und haben Zugriff auf diverse gruppenweite Angebote.

Ein weiteres großes Zukunftsthema: Wie nutzen wir unsere Büros sinnvoll? Wie gesagt ist der regelmäßige persönliche Kontakt das A und O für die Mitarbeiterbindung. Großraumbüros haben ihre Blütezeit jedoch hinter sich. Wie sieht also die zukünftige Nutzung aus? Durch Lounge-Konzepte mit großen Social-Bereich glauben wir bei Publicis Sapient das richtige Mittel für die Mitarbeiterbindung zu entwickeln. Vorzeigestandort ist Köln – mit den anderen Offices ziehen wir nach.

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