Fragmentierung und fehlende Koordination: Wie Unternehmen das Hybrid Work Paradox lösen

Hybrid Work ist heute die Norm, aber viele Unternehmen sind noch nicht ausreichend darauf eingestellt. Mitarbeitende fühlen sich im Homeoffice oft weniger mit dem Team und dem Arbeitgeber verbunden, sehen aber gleichzeitig keinen Mehrwert darin, häufiger im Büro zu arbeiten. Ivan Cossu, CEO von deskbird, erklärt, wie dieses Hybrid Work Paradox gelöst werden kann, damit Unternehmen und Mitarbeitende von diesem Arbeitsmodell profitieren.

Hybridarbeit ist kein Selbstläufer, wie eine aktuelle Umfrage von Gallup zeigt. Seit Beginn der Corona-Pandemie stieg die Zahl der Mitarbeitenden, die sich emotional nicht mit ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen, von 14 auf 17 Prozent. Das mag erstmal gering klingen, ist für Unternehmen aber ein großes Problem. Denn jede(r) emotional distanzierte Mitarbeiter:in kostet ein Unternehmen laut Gallup jährlich rund 34 Prozent des jeweiligen Jahresgehalts on top. Gründe dafür sind geringere Produktivität, Verspätungen und erhöhte Krankheitstage im Vergleich zu verbundenen Mitarbeitenden.

Koordinierte Hybridarbeit als Schlüssel

Es wird schnell deutlich: Ein neuer Ansatz muss her. Denn die Fragmentierung, die es in vielen hybriden Unternehmen gibt, lässt sich nicht einfach durch ein neues, modernes Büro lösen. Flexibilität ist eine wichtige Voraussetzung für Produktivität und Zufriedenheit – kann aber nur funktionieren, wenn sie richtig koordiniert wird. Denn die Mitarbeitenden brauchen heute mehr denn je konkrete Anlässe für die Arbeit im Büro. Erleben sie zum Beispiel häufiger, dass ihre Teammitglieder nicht vor Ort sind und nehmen daher unnötige Pendelstrecken auf sich, demotiviert das die Mitarbeitenden für die Arbeit im Office. Daher sind eine genaue Kommunikation und besonders die digitale Koordination der hybriden Arbeit wichtig, um Produktivität und Zufriedenheit zu steigern.

Boost für Verbundenheit und Produktivität

Konkret sind Mitarbeitende in koordinierten hybriden Settings je Arbeitswoche bis zu 20 Prozent produktiver als in unkoordinierten Settings. Das entspricht einem zusätzlichen Produktivitätstag pro Woche.

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Die Koordination wirkt sich aber auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, denn 62 Prozent der Befragten fühlen sich laut unserer aktuellen Erhebung durch gute Koordination stärker emotional mit dem Team und Arbeitgeber verbunden. Dank Vorabbuchung neben der oder dem Lieblingskolleg:in zu sitzen oder nah beim Team zu sein, ist hierbei ein entscheidender Faktor und verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit. Laut einer IBA-Studie ist dieser persönliche Kontakt mit 82 Prozent Zustimmung der wichtigste Grund, ins Büro (zurück) zu kommen. Damit können Koordination und ein klarer Zeitplan auch die Fluktuation senken – ebenfalls ein Produktivitäts- und Kostenaspekt.

Die richtige digitale Koordination hat aber auch direkt positive finanzielle Auswirkungen für Unternehmen: Laut deskbirds European Desk Sharing Index sind durchschnittlich 60 Prozent der Schreibtische ungenutzt. Mit Hilfe von Datenanalysen können Verantwortliche diese Diskrepanz feststellen und Flächen sowie Ressourcen effizienter planen und nutzen.

Schritt für Schritt das Hybrid Work Paradox auflösen

Was braucht es nun also konkret, um hybride Arbeit erfolgreich zu koordinieren und damit zur Lösung des Hybrid Work Paradox beizutragen?

(Digitale) Infrastruktur: Es ist zu klären, welche Anforderungen die Mitarbeitenden an ihre Arbeitsplätze im Büro stellen und welche Tools sie benötigen, um effizient miteinander zu arbeiten. Braucht zum Beispiel jede(r) einen eigenen Schreibtisch oder eignet sich ein Desk Sharing Konzept? Wie sollten die Arbeitsplätze ausgestattet sein? Wie viel Platz für Individualarbeit und Kollaboration soll es geben?

Teamkommunikation: Um diese Anforderungen abzustimmen und ein Büro zu schaffen, in das die Belegschaft mit Freude zurückkehrt, braucht es eine offene Kommunikation innerhalb der Unternehmen. Es sollte gemeinsam festgelegt werden, wie viele Bürotage wann für das Team sinnvoll sind, um Sicherheit zu schaffen und die Zufriedenheit zu steigern. Digitale Kommunikationstools helfen, unabhängig von Zeit und Ort miteinander in Kontakt zu bleiben.

Office-Anreize: Um die Arbeit im Büro attraktiv zu machen und Mitarbeitende wieder mehr mit dem Unternehmen und ihren Teams zu verbinden, eignen sich verschiedene Maßnahmen. Teamevents wie Sportveranstaltungen oder Bar Nights bringen das Team zusammen und reduzieren dadurch die Isolation der hybriden Mitarbeitenden. Weitere Anreize wie etwa Zuschüsse zu ÖPNV-Tickets, ein eigenes Fitnesscenter vor Ort oder Räume speziell für den sozialen Austausch sorgen zusätzlich dafür, dass die Mitarbeitenden sich im Büro wohlfühlen und auf natürliche Weise wieder häufiger zusammenkommen.

Von Paradoxon zu hybrider Synergie

Klar wird: Die erfolgreiche Umsetzung von Hybridarbeit erfordert mehr als nur flexible Arbeitsmodelle – sie bedarf einer durchdachten Koordination und klarer Kommunikation. Fragmentierte Unternehmenskulturen und unzureichende Verbindung der Teammitglieder beeinträchtigen sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Mit gezielten Maßnahmen wie Tools für das digitale Arbeitsplatzmanagement, Büroanreizen und einer offenen Teamkommunikation können Unternehmen das Hybrid Work Paradox lösen. Dadurch lassen sich nicht nur Produktivität und Mitarbeiterbindung steigern, sondern auch Kosten durch effizientere Ressourcennutzung senken. Ein gut koordiniertes hybrides Arbeitsumfeld trägt somit maßgeblich zum Erfolg und zur Zufriedenheit von Unternehmen und Belegschaft bei.

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Ivan Cossu

Ivan Cossu ist Co-Founder und CEO von deskbird, einem Schweizer Technologieunternehmen, das ein userorientiertes Tool für das digitale Arbeitsplatzmanagement entwickelt hat. Ivan ist Experte in Sachen koordinierter Hybrid Work und weiß genau, dass man damit im Unternehmen ideal Kosten sparen und die Produktivität fördern kann.

• Ivan Cossu

  https://www.hrjournal.de/author/ivan-cossu/

  

  16. Februar 2023

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