Welche Punkte eine Remote-Work-Policy im Unternehmen bedenken sollte, erläutert Timo Stubel von Parallels in einem detaillierten Beitrag.
Ein Jahr COVID-19-Pandemie heißt für viele Arbeitnehmer ein Jahr Homeoffice und eine rasante Umstellung der IT-Infrastruktur auf Fernarbeit bei den Arbeitgebern. Doch besaßen nur zwei von fünf befragten Unternehmen vor der Pandemie feste Unternehmensrichtlinien für die Telearbeit. Diese Richtlinienlücke führte bei der schnellen, unvorbereiteten Umsetzung in der Pandemie oftmals zu Verwirrung, technologischen Hürden und Produktivitätsverlusten. In vielen Unternehmen kann Remote Work nun jedoch zu einer dauerhaften Möglichkeit für die Mitarbeiter werden, sodass Arbeitgeber das Thema Telearbeit zwingend in die Unternehmensrichtlinien aufnehmen oder diese auf ihre Aktualität prüfen sollten.
Eine ausgearbeitete Remote-Work-Policy regelt, welche Prozesse und Maßnahmen Mitarbeiter im Homeoffice zu befolgen haben und welche Tools sie beispielweise für Meetings und Remote Access nutzen dürfen. Parallels fasst einige Punkte zusammen, die es bei einer umfassenden Fernarbeitsrichtlinie zu bedenken gilt:
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IT-Infrastruktur und Software vorgeben, einrichten und warten
Unternehmen sollten festlegen, welche Schritte für ein fernarbeitsfreundliches Arbeiten erforderlich sind. Gemeinsame mit den IT-Verantwortlichen gilt es, alle benötigten Technologien für die Fernarbeit zu identifizieren und übergreifend zu implementieren. Dazu gehört alles, von Remote Access, Remote Support und virtuellen privaten Netzwerken (VPNs) über Videokonferenz-Tools bis hin zu häufig verwendeten Software-Anwendungen.
(Fern-)Support durch die IT-Administratoren eventuell mit virtuellem Helpdesk regeln.
Nur genannte und genehmigte Software verwenden.
Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk aus dem Homeoffice durch eine übergeordnete Lösung wie VPN oder eine andere Fernzugriffslösung absichern.
Geeignete Hardware wie Laptops und Drucker für das Homeoffice bereitstellen.
Möglicherweise für die Mitnahme von Geräten an den Heimarbeitsplatz für den Bürobetrieb freigeben.
Maßnahmen zum Einhalten der Datensicherheit
Unternehmen sollten ebenfalls prüfen, ob ihre Remote-Work-Richtlinie auch die spezifischen Anforderungen an die IT-Sicherheit und den Datenschutz bei Fernarbeit einbezieht. Die Mitarbeiter arbeiten möglicherweise in gemeinsam genutzten Räumen oder über öffentliche Netzwerke, was die Sicherheit Ihrer privaten Vermögenswerte gefährden kann.
Keine unsicheren, öffentlichen Netzwerke zum Zugriff auf das interne Firmennetzwerk verwenden.
Authentifizierungs- und Autorisierungsprotokolle für den Fernzugriff auf Daten und Anwendungen des Unternehmens implementieren.
Nutzung von Co-Working-Spaces und Coffee Shops aufgrund erhöhten Datenschutzrisikos regeln
Sperren des Bildschirms vorschreiben, wenn sich Mitarbeiter kurzzeitig vom Gerät entfernen.
Umgang mit ausgedruckten Materialien und deren sichere Entsorgung festlegen.
Kommunikationsstrukturen für verteilte Teams
Kommunikation zwischen den Kollegen ist bei Fernarbeit ein wichtiges Thema. Eine logische Kommunikationsstruktur vermeidet Verwirrungen, Verzögerungen und Fehlinformationen unter den Mitarbeitern.
Kanäle für arbeitsbezogene Gespräche und verschiedene Kommunikationszweck implementieren.
Akzeptable Antwortzeiten beispielsweise beim E-Mailverkehr festlegen.
Einfache Kommunikationshierarchien verbessern die Kommunikationsabläufe.
Arbeitszeiten dokumentieren und Terminpläne auch remote einhalten
Im Homeoffice sind Mitarbeiter oftmals freier in der Wahl ihrer Arbeitszeit als im Büro. Deshalb sollten Unternehmen prüfen, wie sie die Produktivität messen wollen. Das kann sowohl über die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden als auch der erledigten Aufgaben funktionieren.
Struktur in den Arbeitstag durch fixe Startzeiten des Arbeitsbeginns und -endes bringen.
Bei flexiblen Arbeitszeiten eine Stundenanzahl pro Tag für die Arbeitszeit festlegen.
Mitarbeiter auffordern, ihre Arbeitszeiten über beispielsweise Zeiterfassungstools anzugeben und mitzuteilen.
Erwartungen für die Einhaltung von Terminen inklusive akzeptabler Gründe für deren Versäumnis definieren.
Besprechungs-Guidelines für Fernarbeiter
Bei flexibler Zeiteinteilung bei Remote-Kollegen oder Zeitverschiebungen bei multinationalen Teams, kann es schwierig sein, den für alle Parteien geeigneten Zeitpunkt für eine Besprechungen zu finden. Remote nimmt vielleicht auch nicht jeder Mitarbeiter an allen Meetings teil. Besprechungsrichtlinien regeln dies.
Fernarbeiter sollten sich an denselben Besprechungszeitplan wie im Büroalltag halten.
Meetings am Morgen vermeiden, um morgendlichen Stress bei den Mitarbeitern zu vermeiden.
Videokonferenztools für jedes Meeting nutzen, um Remote Worker zu integrieren.
Mitarbeiter im Umgang mit den Tools mit geeigneten Vorgaben für mehr Datenschutz schulen.
Festlegen, welchen Meetings für Fernarbeiter verpflichtend sind oder gegebenenfalls Aufzeichnungen zur Verfügung stellen.
Timo Stubel ist seit Mai 2018 bei Parallels. Er ist Technical Consultant für Parallels Remote Application Server (RAS) und Parallels Mac Management für Microsoft SCCM in DACH und Benelux. Er ist bereits viele Jahre im technischen Consulting tätig und dabei verantwortlich für die Beratung, Planung und Durchführung von Projekten.
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