Wie profitiert HR von digitalen Self-Services?

Mit weniger Personal muss HR ein Vielfaches an Aufgaben in immer kürzerer Zeit bewältigen. Christoph Nordmann von Easy Software erläutert, wie digitale Self-Services Prozesse beschleunigen können.

Eine Studie zu Self-Services im Personalmanagement belegt, dass Aufgaben flexibler und schneller bearbeitet werden, wenn Mitarbeitende ihre Anliegen selbst lösen können und sich der Gang in die HR-Abteilung erübrigt. Das Ergebnis: Schnellere Prozesse, zufriedenere Mitarbeitende – nicht nur in der Personalabteilung, sondern im gesamten Unternehmen.

Als meistgenannte Herausforderung betrifft der akute Personalmangel ganze 44 Prozent der befragten Unternehmen. Die zweithäufigste Herausforderung, der Zeitmangel, ist ein direktes Resultat des ersten Problems. Mit weniger Personal müssen Personalabteilungen ein Vielfaches an Aufgaben in immer kürzerer Zeit bewältigen. Die Durchlaufzeiten einzelner Prozesse steigen – nicht zuletzt, weil Personalprozesse zu häufig noch immer auf Papier als Hauptmedium setzen.

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Mit zu viel Papier im Umlauf sind daran anknüpfende Probleme nur eine Frage der Zeit: Einzelne Blätter verweilen mehrere Tage auf demselben Schreibtisch; Medienbrüche zwischen Papierdokumenten, Telefonaten und E-Mails verhindern Übersicht und Transparenz, die ein einheitliches digitales System bieten könnte. Mit dem Zeitdruck, der hinter diesen Stolpersteinen entsteht, steigt die Fehleranfälligkeit – was nur zu noch mehr Zeitverlust beim Korrigieren der Fehler sorgt. 23 Prozent der befragten Unternehmen nennen eine zu hohe Fehlerquote als signifikante Herausforderung in ihren Personalprozessen.

Potenziale von digitalen Self-Services

Digitale Systeme, die Routineaufgaben beschleunigen oder sogar auslagern, durchbrechen diesen Teufelskreis. Zum Auslagern ihrer Prozesse etablieren viele Unternehmen digitale Self-Services für Mitarbeitende. Die Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf ein intern geschlossenes Web-Portal, in dem sie einfache Aufgaben wie Abwesenheiten oder Spesenabrechnungen intuitiv selbst verwalten. 27 Prozent der Unternehmen bieten schon heute digitale Self-Services an – weitere 33 Prozent haben bereits konkrete Pläne für die Einführung.

Im Self-Service-Portal erhalten Mitarbeitende unter sicherer Einhaltung von Datenschutzbestimmungen Zugriff auf ihre eigenen Daten und Dokumente sowie Autonomie und Übersicht über Anträge und Prozesse. Standardaufgaben wie Zeiterfassung verwalten digitale Self-Service-Plattformen vollständig automatisiert. Die Top drei der meistangebotenen Self-Services belegen deshalb solche Klassiker des Personalmanagements: Urlaubsanträge (71 Prozent), Zeiterfassung (68 Prozent) und Krankmeldungen (54 Prozent). Auch der Zugriff auf Lohnbescheinigungen und Arbeitsverträge sowie Stammdatenänderungen (wie Adress- oder Kontodaten) sind äußerst beliebte digitale Self-Services.

Smartphone-Apps haben noch Potenzial

Web-Anwendungen und klassische Desktop-Applikationen sind für mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen das Medium der Wahl. Smartphone-Apps, die insbesondere fürs immer beliebtere mobile Arbeiten praktisch sind, nutzt bisher nur knapp ein Drittel der Unternehmen. Dennoch speichern bereits 44 Prozent aller Befragten ihre Daten und Dokumente dezentralisiert in der Cloud – eine gute Voraussetzung für weitere Flexibilisierung in der Zukunft.

Weil Personalmanagement eine Dienstleistung innerhalb des Unternehmens ist, bleibt häufig das allgemeine Bewusstsein auf der Strecke, wie unmittelbar Personalprozesse mit dem Erfolg im Geschäft verknüpft sind.

Indem Mitarbeitende operative Aufgaben selbst mittragen, bleibt der Personalabteilung Zeit für wichtige strategische Arbeit. Da auch die Mitarbeitenden selbst diese kürzeren, weniger komplexen Prozesse lieben, beeinflussen Self-Services, laut einem Drittel der befragten Unternehmen, sogar positiv das Image des Arbeitgebers.

Die digitale Transformation entlastet sowohl Personalmanagement als auch das Personal selbst. Noch haben 19 Prozent der befragten Unternehmen Self-Services noch nicht auf ihrer Agenda. Eine knappe Hälfte ist auch noch nicht in der Cloud angekommen. Häufige Bedenken betreffen Sicherheit, Compliance oder mangelndes Verständnis beziehungsweise mangelnde Freigaben in der Konzernstruktur.

Die Studie zu digitalen Self-Services im Personalmanagement wurde von EASY SOFTWARE in Auftrag gegeben und umfasst 201 Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden aus verschiedenen Branchen.

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Christoph Nordmann

Christoph Nordmann leitet die Unternehmenskommunikation der Easy Software AG. Mit Stationen im Gesundheitswesen und der herstellenden Industrie in der Schweiz, den Niederlanden und Deutschland verfügt er über umfangreiche Erfahrungen im Aufbau und der Leitung von Kommunikationsabteilungen und der Begleitung von Change Prozessen.

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