Wie digitale Datenarbeit HR verändert

Die digitale Datenarbeit revolutioniert unsere Arbeits- und Lebenswelt. Ivana Baumann, Head of HR & Recruiting bei HRworks, weiß aus eigener Erfahrung, wie gerade Personalerinnen und Personaler von dieser Entwicklung profitieren.

Spätestens seitdem der Fachkräftemangel in einen grundlegenden Personalmangel umgeschlagen ist, kommt in der deutschen Wirtschaft die Erkenntnis an, wie wichtig aktive Personalarbeit ist. Zwar verschiebt sich schon seit Jahren der Fokus von HR-Managerinnen und HR-Managern weg vom passiven Verwalten von Mitarbeitern hin zum aktiven Gestalten von HR. Doch sinnvoll gestalten kann nur der, der auch tatsächlich alle wichtigen Informationen besitzt. Hier kommt datenbasierte Personalarbeit ins Spiel, die zunehmend unter dem Schlagwort HR-Analytics bekannt ist.

Wo Daten entstehen und wie Personaler sie nutzen

Egal, ob in einem Unternehmen Personalarbeit bereits digital oder noch analog erfolgt, sie enthält dabei immer Daten. Die Herausforderung besteht in diesem Zusammenhang vor allem darin, diese Informationen in eine strukturierte und leicht verständliche Form zu bringen. Beispielsweise enthalten Personalakten die Geburtsdaten der jeweiligen Angestellten ‒ was eine wichtige Information ist, um die Altersstruktur eines Unternehmens zu erfassen. Wer weiß, in welchen Abteilungen bald vermehrt Mitarbeiter in Rente gehen, sucht rechtzeitig nach neuen Arbeitskräften als Ersatz.

Der Arbeitsaufwand hinter einer solchen Analyse fällt höchst unterschiedlich aus: Je nachdem, ob Personalerinnen nun jede Personalakte einzeln aus dem Aktenschrank herausnehmen und die benötigten Daten akribisch auf einem Zettel oder in einer Excel-Liste erfassen. Oder ob die Geburtsdaten schon Bestandteil einer digitalen Personalakte sind, sodass wenige Klicks in einer Software genügen, um die Altersstruktur der Belegschaft zu erhalten. Und zwar automatisch und korrekt berechnet für das gesamte Unternehmen sowie für alle gewünschten Abteilungen.

Digital ist Trumpf: Die Grundlage von datenbasierter HR

Selbst in einer weitgehend analogen Personalabteilung ist also datenbasiertes Arbeiten möglich. Nur effizient ist das nicht. Digitale HR-Lösungen haben hier den Vorteil, dass sämtliche Daten ohnehin in einer Software vorliegen ‒ standardisiert und somit vergleichbar. Zugegebenermaßen ist selbst unter diesen Voraussetzungen das Auswerten aller Daten für HR-Experten aufwendig, wenn ihr verwendetes HR-Tool über keine Analysefunktionen verfügt.

Darum enthalten immer mehr Personalverwaltungslösungen wie unsere eigene Software HRworks eine Analytics-Funktion, die die gewünschten Bereiche in HR auswertet. Von der Krankheitsquote über die Rekrutierungsrate bis hin zur geleisteten Mehrarbeit gibt es kaum einen Aspekt, den aktuelle Tools auf dem Markt nicht abbilden. Gängige Anwendungsbereiche für HR-Analytics-Software sind beispielsweise

• Personalverwaltung
• Bewerbermanagement
• Zeiterfassung
• Abwesenheitsverwaltung
• Lohn und Gehalt

Digitale Datenarbeit: Nur für die Großen machbar?

Beim Stichwort Datenanalyse drängt sich schnell das Bild von internationalen Konzernen mit komplexen Strukturen und großen Rechenzentren auf. Doch auch kleinere Unternehmen haben heutzutage die Möglichkeit, ihre HR-Prozesse zu analysieren und somit ihre Personalarbeit vorausschauend anzugehen. Wir haben dabei bewusst unsere HR-Analytics-Funktion bei HRworks so entwickelt, dass sie sowohl die Anforderungen von mittleren Unternehmen als auch die Bedürfnisse von kleinen Betrieben und Startups optimal erfüllt ‒ und dabei die notwendigen Analysefunktionen gleich mitliefert.

Kennzahlen & Co. – diese HR-Analytics-Funktionen unterstützen Sie bei der Arbeit

Software für datenbasiertes Personalmanagement bietet ihren Nutzern meist vielfältige Optionen, um sämtliche Informationen möglichst aussagekräftig aufzubereiten. Auf diese Weise unterstützt HR-Analytics bei HRworks die strategische Personalarbeit mit verständlichen Analysen.

1. Kennzahlen und Filter

Kennzahlen sind das A und O, um HR-Bereiche auszuwerten und Zusammenhänge zu verstehen. Und mit den passenden Filtereinstellungen haben die HR-Managerinnen und HR-Manager zudem die Möglichkeit, diese KPIs im Detail auszuwerten. Analysieren Personalverantwortliche zum Beispiel die Krankheitsquote und filtern diese nach Organisationseinheiten, erkennen sie schnell, in welchen Unternehmensbereichen Mitarbeiter besonders häufig krank sind ‒ ein starkes Anzeichen dafür, dass die Arbeitsbedingungen in den jeweiligen Abteilungen verbesserungsbedürftig sind.

HRworks bietet aktuell 18 Kennzahlen, die wir noch auf 20 KPIs erweitern werden. Dazu kommen je nach Kennzahl bis zu zehn Filtereinstellungen, sodass die Zahl der tatsächlichen KPIs sogar deutlich größer ist.

2. Grafiken und Diagramme

Indem HR-Analytics Daten auf Wunsch in Form von Grafiken und Diagrammen darstellt, verstehen Betrachter diese Informationen deutlich einfacher. Dadurch sehen Personalverantwortliche auf einen Blick, wohin sich der analysierte Personalbereich entwickelt. Das spart Zeit bei der Auswertung und hilft dabei, schnell auf Veränderungen zu reagieren.

3. Dashboard

Abhängig von den aktuellen Herausforderungen eines Unternehmens sind manche Kennzahlen wichtiger als andere. Ein Dashboard bündelt ausgewählte KPIs an einer Stelle innerhalb der Software. Auf diese Weise hilft es Personalern dabei, die relevantesten Kennzahlen und Trends von Firmen und Betrieben zu überwachen.

4. Reportings und Datenexporte

Ob als Grundlage für Besprechungen in der eigenen Personalabteilung oder als Datenmaterial für Präsentationen vor der Geschäftsleitung: Digitale HR-Analytics-Lösungen bieten in der Regel die Möglichkeit für Datenexporte. So auch HRworks. Wichtige Informationen sind damit auch außerhalb unserer Software für Sie verfügbar. So nutzen Entscheidungsträger sie als Diskussionsgrundlage. Die Daten werden zur perfekten Basis, um Entscheidungen sowohl für den Personalbereich als auch für das gesamte Unternehmen zu treffen. Damit trägt HR strategisch zum Unternehmenserfolg bei.

Digital vs. analog

Obwohl datenbasierte Personalarbeit auch ohne digitale Tools machbar wäre, sind digitale Lösungen gegenüber der analogen Vorgehensweise klar im Vorteil:

• Größere Effizienz: Anstatt mühsam alle Informationen von Hand zusammenzusuchen, liegen in einer Software alle Daten bereits vor. Und anstatt sie anschließend zeitaufwendig mit Stift und Papier oder Excel auszuwerten, genügen in einem HR-Analytics-Tool wenige Mausklicks, um aktuelle Kennzahlen zu erhalten, Diagramme zu erstellen und Daten zu exportieren.
• Höhere Transparenz: Gleich in zweierlei Hinsicht sorgt datenbasierte Personalarbeit für Transparenz. Einerseits erhalten HR-Mitarbeiterinnen und HR-Mitarbeiter einen umfassenden und durch Kennzahlen nachvollziehbaren Überblick über ihren eigenen Arbeitsbereich. Andererseits haben Personaler dank Datenexporten und Reportings auch die Möglichkeit, ihre Arbeit anderen Abteilungen und gegenüber dem Geschäftsführer zu erklären.
• Hohe Datenqualität: Da HR-Analytics sämtliche KPIs automatisch berechnet, gibt es keine Flüchtigkeitsfehler ‒ zum Beispiel, weil eine Zahl falsch in eine Excel-Tabelle übertragen wurde.

Mit HR-Analytics wird HR strategisch

Digitale Datenarbeit mit HRworks macht Personalarbeit effizienter, transparenter und schlicht besser. Denn erst durch die Einführung von HR-Analytics erhalten Personalabteilungen die Mittel, um vorausschauende sowie zukunftsorientierte Personalarbeit zu betreiben. Anstatt rein auf Intuition zu setzen, entscheiden HR-Managerinnen und HR-Manager nun auf Basis von Fakten.

Dadurch entwickelt sich HR immer mehr zum Partner der Geschäftsleitung. Schließlich unterstützen die Zahlen die Unternehmensführung aktiv dabei, wichtige Handlungsfelder zu erkennen und die richtigen Entscheidungen rechtzeitig zu treffen. Dank HR-Analytics nimmt HR im Unternehmen erst den Platz ein, den sie auch einnehmen sollte.

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