Nicht jeder KPI ist für jedes Unternehmen gleich wichtig. Michael Witt, Geschäftsführer von Lebenswelt Recruiting, bewertet die Kennzahlen nach ihrer Relevanz. Und er ordnet die KPIs den entsprechenden Verantwortlichen im Unternehmen zu. Die intelligente Nutzung der richtigen Kennzahlen steht im Vordergrund. Drei KPIs haben sich als besonders aussagekräftig erwiesen.
In der komplexen Welt des Recruitings gibt es eine schier endlose Anzahl von Kennzahlen, die Recruitern und Personalverantwortlichen den Puls des Einstellungsprozesses messen sollen. Von Bewerbereingängen über Kosten pro Hire bis hin zur Zeit bis zur Besetzung – die Liste potenzieller KPIs ist lang. Doch nicht jeder Wert ist für jedes Unternehmen gleich relevant. Im Gegenteil: Eine zu breite Streuung der Aufmerksamkeit auf zu viele Metriken kann sogar kontraproduktiv sein und die Optimierung der Recruiting-Strategie erschweren.
Die generelle KPI-Auswahl ist der erste Schlüssel
Dabei ist die gezielte Auswahl der richtigen Kennzahlen der erste Schlüssel für ein effektives Recruiting. Grundsätzlich haben sich drei KPIs als besonders wirkungsvoll herauskristallisiert:
Anzahl qualifizierter Bewerbungen pro Stellenanzeige
Qualität der unterschiedlichen Candidate-Sourcing-Kanäle
Verhältnis von Bewerbungen zu tatsächlichen Einstellungen
Twenty20/@vegasworld
Die Bewerbungsquote pro Ausschreibung misst die Attraktivität des Unternehmens und der Stelleninserate für Kandidaten. Eine hohe Anzahl signalisiert erfolgreiche Arbeitgeberwerbung – Grundvoraussetzung für einen qualitativ hochwertigen Talentpool. Ausschlaggebend ist die Qualität der Bewerber, da zu viele unpassende Bewerbungen zu Ineffizienzen im Auswahlprozess führen.
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Hier kommt die Betrachtung der Sourcing-Kanalqualität ins Spiel. Nicht alle Rekrutierungsquellen sind gleichermaßen ertragreich und geeignet für jede Zielgruppe. Durch die kontinuierliche Analyse, welche Kanäle die meisten passgenauen Kandidaten liefern, lassen sich Budgets gezielter einsetzen. Von Jobportalen über Firmenwebsites bis hin zu Empfehlungen – jeder Kandidatenweg hat Stärken und Schwächen, die es zu monitoren gilt.
Der dritte kritische KPI ist der Verhältniswert eingegangener Bewerbungen zu finalen Einstellungen. Eine hohe Zahl deutet auf Ineffizienzen im Auswahlprozess oder Diskrepanzen zwischen Ausschreibung und Kandidatenprofilen hin. Denn je mehr Gespräche nötig sind, um die richtigen Personen zu finden, desto mehr Zeit und Ressourcen werden gebunden. Die stetige Optimierung dieses KPIs ist der Schlüssel zu einem schlanken Hiring-Ablauf.
Diese Kenngrößen erlauben tiefe Einblicke in die Performance der Stellenausschreibungen, der Kandidatenansprache und des Auswahlprozesses selbst. Schwachstellen lassen sich so frühzeitig erkennen und gezielt angehen – sei es durch präzisere Ausschreibungen, Adjustierungen der Sourcing-Strategie oder Anpassungen im Auswahlverfahren.
Verteilung der KPI-Verantwortlichkeiten ist entscheidend
Doch die richtige Auswahl ist nur ein Teil der Lösung. Im zweiten Schritt müssen die KPIs gezielt den richtigen Teams und Verantwortlichen zugeordnet werden, wie auch die Grafik „Kennzahlen – wer braucht was?“ verdeutlicht:
Wichtige KPIs im Recruiting und ihre Verantwortlichkeiten:
Ergebniskennzahlen wie Cost per Hire, Total Hires etc. sind essenziell für den Head of Marketing-Team, um den Gesamterfolg zu bewerten.
Steuerungskennzahlen wie Time to Post, Open Rate Job Ads etc. helfen dem Head of Marketing- und Recruiting-Team bei der Feinsteuerung.
Störungskennzahlen wie Bounce Rates, Offer Acceptance Raten etc. unterstützen die Analyse von Prozessineffizienzen.
Inputkennzahlen wie Klickraten, Impressions etc. zeigen dem Head of Recruiting-Team die nötigen Inputs zur Zielerreichung auf.
Diese gezielte Verteilung relevanter Kennzahlen an die entsprechenden Funktionen schafft Klarheit und erlaubt präzises Gegensteuern auf verschiedenen Ebenen. So lassen sich gezielte Optimierungen fahren – von präziseren Ausschreibungen über Sourcing-Strategien bis hin zu Anpassungen im Auswahlprozess.
KPIs als Basis für intelligente Recruiting-Steuerung
Envato/leungchopan
Die zukunftsweisende Recruiting-Organisation erkennt: Nicht die pauschale Anhäufung von Daten ist der Schlüssel, sondern die intelligente Nutzung der richtigen Kennzahlen. Indem die ausschlaggebenden Metriken identifiziert und zielgruppengerecht verteilt werden, lassen sich Prozesse gezielt ausrichten und Maßnahmen effektiv priorisieren.
Denn nur wer seine KPIs klug auf die jeweiligen Herausforderungen und Funktionen abstimmt, kann den stetig wachsenden Informationsüberfluss im Recruiting bewältigen. Durch den Mut, den Blick auf das Wesentliche zu verengen und KPIs gezielt als Hebel zur Optimierung einzusetzen, lässt sich die Performance des Personalmarketings auf ein neues Level heben.
Organisationsstruktur als zweiter Schlüsselfaktor
Der entscheidende zweite Faktor ist dann eine effektive Organisationsstruktur der Recruiting-Abteilung selbst. Denn Studien* zeigen: Rund 60 Prozent des Erfolgs hängen von durchdachten Prozessen, klaren Verantwortlichkeiten und der kontinuierlichen Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter ab. Nur mit dieser stabilen Basis lässt sich jede noch so smarte KPI-Strategie in die Praxis umsetzen.
Höchstleistungen im Recruiting erfordern daher beides: Die datengetriebene Priorisierung der entscheidenden Kennzahlen UND ihre Integration in eine leistungsstarke Organisationsstruktur. Beides sind die Motoren für den nachhaltigen Erfolg im Wettbewerb um die besten Talente.
Michael Witt ist Berater für Recruiting-Strategie und Organisationsentwicklung. Seit 2018 selbstständig, begleitet er Unternehmen bei Veränderungsprojekten im Bereich Recruiting und Personalmarketing. Mit über 20 Jahren Erfahrung, darunter 13 Jahre in konzeptionellen und strategischen Rollen sowie über 7 Jahre in leitenden Funktionen, bringt er umfassendes Wissen in die Beratung ein. Er ist Initiator und Veranstalter von Events wie der HR-TecNight und dem Recruiter Slam.
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