Breakout Weeks erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, gerade im IT-Sektor. Worauf sollten Unternehmen achten? Dustin Müller, Director People and Culture bei Turbine Kreuzberg, erläutert die einzelnen Schritte bei der Planung und Umsetzung.
Einfach mal raus aus der täglichen Arbeitsroutine und gemeinsam neue Dinge ausprobieren: Doch wie geht man so eine Breakout Week an? Und worauf sollten Unternehmen achten? Hier erfahren Sie mehr.
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Ob Coding gegen häusliche Gewalt, besseres Onboarding oder Umweltschutz: Für Herzensprojekte, die über das reine Tagesgeschäft hinausgehen, bleibt im Arbeitsalltag vieler Menschen häufig zu wenig Zeit. Doch mehr und mehr Unternehmen schaffen den Raum, um solche Projekte in die Tat umzusetzen. Eine Möglichkeit dazu, die sich wachsender Beliebtheit erfreut, sind Breakout Weeks. Dabei kommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine Woche zusammen, bilden kleinere Teams um eigene Projektideen, setzen ihre Ideen in die Tat um und präsentieren am Ende ihre Ergebnisse.
In den vergangenen Jahren ist die Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die remote arbeiten, rasant gestiegen. Trotz all den Vorteilen von Remote Work: Die Möglichkeiten für den unmittelbaren Austausch von Mensch zu Mensch haben deutlich abgenommen. Diesem Trend wirken Breakout Weeks entgegen. Menschen lernen sich teamübergreifend besser kennen, brechen aus den Konventionen des Arbeitsalltags aus und ihre Kreativität sowie das lösungsorientierte Denken wird gefördert.
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Breakout Weeks sind kein Zeitvertreib
Eine ganze Woche lang das reguläre Tagesgeschäft hinten anstellen, ist eine relevante Entscheidung für Entscheiderinnen / Entscheider. Schließlich bedeutet das nicht zuletzt einen ordentlichen Invest. Was sind also die Benefits? Gerade in Zeiten von Remote Work liegen die Vorteile in den Bereichen Teambuilding und einer verbesserten Team-Kommunikation: Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Projekten kommen zusammen, beschäftigen sich gemeinsam mit neuen Herausforderungen, lernen Neues und verstehen sich besser.
Hinzu kommt eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen. Zudem können die Angestellten neue Skills erlernen und Technologien erproben: So hat Turbine Kreuzberg zahlreiche Software-Projekte angestoßen, früh Kompetenzen bei neu aufkommenden Technologien aufgebaut und konnte in verschiedenen Bereichen zum Early Adopter werden.
Wie sorge ich für Kreativität im Team?
Im Vorfeld einer Breakout Week ist es wichtig, die Kreativität im Team anzuregen. Ziel ist es, dass Kolleginnen und Kollegen eigene Projektideen initiieren und gemeinsam vorantreiben. Es ist daher empfehlenswert, früh und kontinuierlich mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über mögliche Projektthemen zu sprechen. Circa sechs Wochen vorher empfiehlt es sich, die anstehende Breakout Week immer wieder anzusprechen, ob in Einzelgesprächen, in unternehmensweiten Meetings oder in der Pause an der Kaffeemaschine. So können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich frühzeitig Gedanken machen und sich untereinander austauschen. In der Praxis zeigt sich häufig: Ein Teil des Teams hat direkt ein Projekt im Kopf, ein anderer Teil braucht eine Weile, um eigene Ideen zu entwickeln.
Vor allem am Anfang ist es hilfreich, einen klaren Rahmen zu stecken und erste Projektideen zur Inspiration zu liefern. Letztlich gilt jedoch die Vorgabe “anything goes”, sprich jegliche Vorschläge zuzulassen – solange sie auch zur Unternehmenskultur passen. Nicht das einzelne Projektergebnis ist das Ziel, sondern der Weg dorthin. Was etwa als einfache Zeichengruppe beginnt, mündet nicht selten in der Auseinandersetzung mit digitaler Kunst und den Möglichkeiten von generativer künstlicher Intelligenz.
Ab wann geht es in die konkrete Planung?
Wie lange vorher Unternehmen mit der konkreten Planung einer Breakout Week beginnen sollten, ist individuell verschieden und hängt unter anderem von den zeitlichen Kapazitäten und der Anzahl an Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter im Unternehmen ab.
Turbine Kreuzberg geht, bei einer Größe von rund 140 Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern, drei Monate vor der Breakout Week in die konkrete Planung. Die Reiseplanung, etwa Reservierungen in Unterkünften oder Visa-Anträge für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerhalb der EU, muss meist jedoch deutlich früher passieren. Je größer und verteilter das Team ist, desto früher empfiehlt es sich, anzufangen.
Zudem ist es wichtig, dedizierte Personen für die Planung der Breakout Week festzulegen und diesen auch die notwendigen zeitlichen Kapazitäten freizuräumen. Zu einem solchen Kernteam können weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzugezogen werden, um einzelne Aufgaben zu übernehmen.
Wie viel Rahmenprogramm darf es sein?
Zumeist gehört zu einer Breakout Week noch ein Rahmenprogramm aus gemeinsamen Aktivitäten, ob essen gehen, ein Besuch eines Kletterparks oder gemeinsames Bootfahren. Wichtig ist hier, abzuwägen, welche Aktivitäten wirklich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Mehrwert bieten und beispielsweise zum Teambuilding beitragen. Gleichzeitig sollte genug Raum für die eigentliche Projektarbeit bleiben und nicht alles „totorganisiert“ werden.
So klären sich viele kleine Fragen, wie Raumplanung und Anreise mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu einer Aktivität, auch von selbst. Hier hat sich Selbstorganisation bewährt: Beispielsweise übernehmen Team-Captains die Durchführung von Aktivitäten, die sie selbst vorgeschlagen haben, und werden dabei lediglich vom Organisationsteam unterstützt. Letztlich ist eine verteilte Organisation schon an sich eine gute Teambuilding-Maßnahme.
Remote, hybrid oder in Präsenz?
Bei Turbine Kreuzberg arbeitet eine Vielzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter problemlos remote zusammen, über Landesgrenzen hinweg. Auch die Breakout Weeks wurden entsprechend hybrid angeboten, um allen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern eine Teilnahme zu ermöglichen. Doch hier zeigen sich die Grenzen von Remote Work: Breakout lebt vom direkten persönlichen Austausch. Die Teams hatten es leichter, zueinander zu finden und bekamen einen besseren Überblick über alle Projekte. Auch die morgendlichen Status-Präsentationen der einzelnen Teams liefen besser. Unternehmen sollten daher vorab entscheiden und klar kommunizieren, in welchem Format sie die Breakout Week durchführen wollen.
KPI: Wann ist die Breakout Week ein Erfolg?
Die Frage, wann eine Breakout Week erfolgreich war, ist nicht leicht zu beantworten. Denn Teambuilding und Bonding sind nicht direkt messbar. Neben dem direkten Feedback der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter können allerdings KPI gesetzt werden wie: Wie viele Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter haben teilgenommen? Oder: Wie viele Projekte können weiterverfolgt werden? Doch die Begeisterung des Teams, das Gemeinschaftsgefühl und der Zusammenhalt bleiben der größte Vorteil der intensiven Projektarbeit – und sind die wichtigsten, wenn auch nicht qualitativ messbaren, Indikatoren.
Breakout Week: Freiräume, die sich lohnen
Eine ganze Woche nicht “normal” arbeiten? Sicherlich gibt es einige Führungskräfte, die sich mit diesem Gedanken nicht sofort anfreunden können. Doch die Benefits einer Breakout Week sprechen für sich: Besseres Team- und Zusammengehörigkeitsgefühl, effektivere Zusammenarbeit sowie das (frühe) Ausprobieren neuer Tools und Technologien sind große Vorteile. Wichtig ist vor allem, die Teams gedanklich früh genug auf die Breakout Week einzustimmen, die Kreativität im Hinblick auf die Projektarbeit anzuregen – und eine gute Balance zwischen Organisation und Freiraum zu finden.
Dustin Müller ist Director People & Culture bei Turbine Kreuzberg. Er ist hauptverantwortlich dafür, die passenden Personen in die Organisation zu bringen, sie zu entwickeln und ihre Zufriedenheit zu sichern. Der Erfolg seiner Arbeit zeigt sich nicht nur im Wachstum bei Turbine Kreuzberg (allein im letzten Jahr ist das Unternehmen um über 50 Prozent gewachsen), sondern auch an der durchschnittlichen Verweildauer der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter: Mit rund fünfeinhalb Jahren ist diese bei Turbine Kreuzberg vergleichsweise lang für die Branche.
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