Unternehmenskrisen: Digitaler Darwinismus als Lösungsmodell

Welche Entscheidungen sollten Unternehmen zur Abwehr von Krisen wie Covid-19 einplanen? Eine Rundumschau von Carolin Werth, Nils Urbanek und Markus Dahm.

Für Unternehmen, Organisationen oder Selbstständige kann sich der falsche Umgang mit Krisensituationen schnell zu einer Existenzbedrohung entwickeln. Im folgenden Beitrag geben Carolin Werth, Nils Urbanek und Markus Dahm Tipps, wie in Unternehmen auch in Krisensituationen – wie in Zeiten der Corona-Pandemie – mithilfe der richtigen Maßnahmen durch die Geschäftsleitung Risiken bestmöglich abgewendet und zu Chancen umgewandelt werden können.

Betriebswirtschaftliche Handlungsempfehlungen

Rücklagen, Rücklagen, Rücklagen: Es empfiehlt sich für Unternehmen finanzielle Rücklagen zu bilden, um sich vor unvorhersehbaren Ereignissen und krisenhaften Situationen möglichst abzusichern. Schon klar, dies ist für kleinere Unternehmen und bestimmte Branchen deutlich schwieriger als für andere. Ganz besonders für diejenigen, die sich bereits vor Entstehung einer Unternehmenskrise in einer schwierigen finanziellen Situation befinden (vgl. Galeria Karstadt Kaufhof). Doch auch hier zeigt sich, wer Rücklagen bildet, fällt bei einem Umsatzeinbruch nicht sofort in die Existenzbedrohung und kann vorerst weiterhin die Fixkosten stemmen.

Im Zuge der Globalisierung haben sich komplexe Logistiknetze in vielen Unternehmen verankert, welche in Krisen schwer ersetzbar sein können. Diese sind vor allem dort aufzufinden, wo Dienstleistungen und Produkte in verschiedenen Verbindungen und Prozessen erstellt und einen möglicherweise internationalen Transportweg einschlagen. Hier gilt es aus den Erfahrungen der COVID-19 Pandemie die Chance zu nutzen und Lieferketten und Liefernetzwerke neu zu bewerten.

Müssen alle Waren zwangsläufig aus verschiedenen Ländern kommen? Gibt es vielleicht auch regionale Anbieter mit kürzeren Lieferwegen? Welche Maßnahmen können im Supply-Chain-Management ergriffen werden, um im Falle einer Krise weiterhin agieren zu können und gleichzeitig dem Wettbewerb auf den globalen Märkten und den hohen Kundenerwartungen jederzeit gerecht zu werden? Eine weitere Möglichkeit ist es, Lagerbestände auszuweiten (hier aber die Lagerkosten im Auge behalten) und die Ware von verschiedenen Lieferquellen zu beziehen, um Lieferengpässe zu vermeiden.

Transparenz schaffen

Wichtig ist, dass Transparenz geschaffen wird und während Krisenzeiten die Unternehmensdaten jederzeit aktuell abrufbar sind. Diese Daten sollten in Echtzeit als Dashboards der Unternehmensleitung zur Verfügung gestellt werden. Auf die Einhaltung ausgerufener Ziele sollte nicht gedrängt werden, wenn die Umstände es nicht zulassen. Die unternehmensinternen Kennzahlen sollten somit unter Berücksichtigung der Krise nicht starr, sondern flexibel neu bewertet werden können.

Digitalisierung in Krisensituationen

Der Einsatz von Informationstechnologien und Digitalisierung können Unternehmen extrem agil und anpassungsfähig machen. Durch eine gut ausgebaute digitale Infrastruktur steigt die Möglichkeit, flexibel auf Krisensituationen zu reagieren und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch ortsungebunden weiterhin einsetzen zu können. Unternehmen, die eine digitale Infrastruktur aufweisen und so ihr Humankapital zu jederzeit und von überall einsetzen können, können auch bei einer angeordneten betrieblichen Zwangspause der Unternehmenstätigkeit den unternehmerischen Worst Case vermeiden und gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Bevölkerung schützen.

Kontinuierliche Analyse der Prozessabläufe

Durch digitale Prozesse kann eine effektive Arbeit im Homeoffice und ein betrieblicher Infektionsschutz ermöglicht werden. Doch was gibt es hier zu beachten? Wann könnte ein Prozess durch das Homeoffice beeinträchtigt sein? Inwieweit kann die Arbeit ins Homeoffice verschoben werden und welche Posten sollten zwangsläufig im Unternehmen besetzt sein?

Die Prozessabläufe sollten dabei kontinuierlich analysiert, bewertet und optimiert werden. Hier muss bereits vor einer möglichen Krise definiert sein, welche Abteilungen wie von welchen Standorten flexibel weiterarbeiten können. Dabei können digitale und ortsungebundene Arbeitsplätze bei Krisen (wie der Coronakrise, einem Großbrand oder Ähnliches) einen entscheidenden Aspekt im Fortbestand der Unternehmung haben.

IT-gestützte Workflows

Nach der Prozessoptimierung sollten die einzelnen Workflows in Prozessbeschreibungen abgebildet sein, um in IT-gestützte Workflows umgesetzt zu werden. Dabei gilt es die digitalen Prozesse regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Ein Performance Management könnte dabei die Prozesse in einer detaillierte Prozessanalyse abbilden, aus der die Maßnahmen für die Verbesserung der Arbeitsprozesse abgeleitet werden.

Neben der Digitalisierung der Prozesse ist die Modernisierung und Transformation der IT-Infrastruktur eines Unternehmens empfehlenswert, falls diese in der gegenwärtigen Krise Schwachstellen aufgezeigt hat. Ist das Internet schnell genug? Wie sieht es mit der verfügbaren Serverkapazität aus? Diese Relevanz besteht nicht nur für das mobile Arbeiten von crossfunktionalen und dezentralen Teams (im Homeoffice), sondern auch für die digitale Kommunikation mit allen Stakeholdern.

Produkte und Dienstleistungen anpassen

Zusätzlich empfiehlt es sich, dass Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen sowie ihre Geschäftszeiten und Serviceangebot anpassen und neben stationären Plattformen auch über digitale Wege anbieten und vertreiben. So können Unternehmen flexibler auf die Nachfrage reagieren und beispielsweise Live-Events und Geschenkgutscheine auch online anbieten, um auch weiterhin geschäftsfähig zu bleiben und Umsätze zu erzielen.

Unternehmen, die es schaffen, zu jederzeit agil und flexibel auf Krisensituationen zu reagieren und sich diesen anzupassen, werden langfristig erfolgreich sein. Der Einsatz und der Ausbau von Informationstechnologien sowie die digitale Transformation in Unternehmen sind dabei von hoher Relevanz. Geschäftsführungen, die ihre Unternehmen nach dem digitalen Darwinismus ausrichten (“survival of the fittest” mithilfe von Digitalisierung), werden zusammen mit ihrem Team jede Krise meistern.

Kommunikation ist bedeutender denn je

Ein weiteres Handlungsfeld für das strategische Management von Unternehmen ist die Führung und das Management in Unternehmen in Zeiten von Krisen. Dabei ist es elementar, dass Unternehmen zum Schutze ihrer Beschäftigten, ihrer Kunden und dem Aufrechterhalten des Geschäftsbetriebes unverzüglich reagieren und dauerhaft informieren müssen.

Die Durchführung von Hygienemaßnahmen sowie die Verlagerung der Arbeit in das Homeoffice sind dabei zwei mögliche Sofortmaßnahmen. Krisenpläne für verschiedene Szenarien können einen bestmöglichen Produktionsablauf entlang der unternehmerischen Wertschöpfungskette ermöglichen.

Die Kommunikation gegenüber relevanten Share- und Stakeholdern ist in Zeiten von Krisen bedeutender denn je. So sollten Unternehmen über unterschiedliche Kommunikationswege wie Telefon, E-Mails, Websites und Social Media proaktiv, regelmäßig und empathisch im Austausch zu ihren Mitarbeitern, Kunden und Anteilseignern sein. Dabei sollte die Art der Kommunikation auf die Situation abgestimmt und der Inhalt sorgfältig aufbereitet sein, sodass Veränderungen im Unternehmen zum Schutze der Beschäftigten und Kunden transparent und offen kommuniziert werden und Unternehmen sich dabei auf seriöse Quellen – im Falle der Coronakrise – wie dem Bundesgesundheitsministerium, dem Robert-Koch-Institut (RKI) oder der Weltgesundheitsorganisation (WHO) berufen.

Unternehmenskrisenstab einrichten

Innerhalb des Unternehmens empfiehlt es sich einen Krisenstab einzurichten, der auch als Anlaufstelle für die Mitarbeiter fungiert. Dieser kann über das Intranet des Unternehmens eine Plattform erhalten. Den Kunden und Lieferanten des Unternehmens sollte ebenfalls eine Kontaktadresse für Fragen zu Bestellungen oder anderen Hilfestellungen aufgezeigt werden. Ebenso ein Bereich von häufig gestellten Fragen (FAQ) und regelmäßige Updates auf der Homepage veröffentlicht werden.

Bei der Digitalisierung von Prozessen, dem Arbeiten im Homeoffice, einer veränderten Kommunikation und der Fortführung des Geschäftsbetriebes in einer Krise muss das Management und die Führung in einem Unternehmen eine relevante Rolle einnehmen.

Führen aus dem Homeoffice

Das Führen aus einem Homeoffice bringt die Chance für Unternehmen, ein Digital Leadership zu entwickeln. Unternehmen, die traditionelle Werte fortführen und offen für Agilität, Flexibilität, einem modernen Arbeiten mit veränderten Zeitmodellen und dezentralen Arbeitsplätzen sowie modernen Führungsformen sind, werden nachhaltig, vielfältig und wettbewerbsfähig sein. Diese Erkenntnis müssen sich im Mindset des Managements von der Unternehmensleitung auf die Führungskräfte übertragen, damit ein Digital Leadership im Unternehmen etabliert werden kann.

Dabei muss zwangsläufig auch die Unternehmenskultur angepasst und auf die sogenannte VUCA-Welt ausgerichtet werden. Das bedeutet, dass Unternehmen auf die Schnelllebigkeit (volatility), Unsicherheiten (uncertainty), Komplexität (complexity) und Mehrdeutigkeit (ambiguity) reagieren muss, um in Krisen wie bei der COVID-19 Pandemie, jedoch auch durch die zunehmenden Herausforderungen einer digitalisierten Konsumenten- und Arbeitswelt, langfristig bestehen und ihr Geschäftsmodell erfolgreich ausführen können.