Unbegrenzter Urlaubsanspruch: Wie funktioniert das in der Praxis?

Mehr Freiraum, weniger Bürokratie – ein unbegrenzter Urlaubsanspruch hat schon seine Reize. Tobias Langmeyer, CEO der dc AG, schildert seine Erfahrungen und gibt Tipps zu Spielregeln im Unternehmen.

Endlos Urlaubstage nehmen – das klingt wie ein Sommernachtstraum. Liegen jetzt plötzlich alle monatelang am Strand? Verabschieden sich selbst Führungskräfte unangekündigt ins überlange Wochenende? Möglich wäre es. Allerdings gibt es dafür klare Spielregeln.

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Wir sind eine Agentur von 100 Digitalexpertinnen / -experten aus Kulmbach in Oberfranken und verfolgen seit über zwei Jahren einen Holacracy-Ansatz. Das ist eine Organisationsstruktur für agile Unternehmen, die dynamisch handeln. Es geht für uns nicht darum, die Theorie zu 100 Prozent in die Praxis umzusetzen, wir nehmen Holokratie als Grundlage und Ausgangspunkt für unsere Philosophie. Wir haben für uns zwölf Bereiche definiert, die uns als Unternehmen für unsere Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung wichtig sind.

Hier wird in vielen Bereichen von traditionellen Arbeitsstrukturen abgewichen: Wir haben besonders flache Hierarchien, Arbeitszeit und Arbeitsort sind frei wählbar, Führungskräfte werden vom Team (oder Aufsichtsrat) gewählt. Die Gehälter – auch meins – sind transparent, und am Ende des Jahres ist klar, wie der Gewinn verwendet wird. Einige Punkte davon empfinde ich als durchaus mutig. Ungewöhnlich – verglichen mit dem gesamten Arbeitsmarkt – sind sie allemal. Nichts hat jedoch für so viel Aufmerksamkeit und Begeisterung gesorgt wie der unbegrenzte Urlaubsanspruch.

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Kein Urlaubstag verfällt mehr

Ja! Bei uns können sich die Kolleginnen / Kollegen selbst den Urlaub genehmigen, über deren Länge entscheiden und müssen keine Sorge haben, dass am Jahresende Urlaub verfällt. Gerade der letzte Punkt war für uns ein zentraler Grund, den Vertrauensurlaub einzuführen: Wie in jedem Unternehmen ist auch bei uns in einem neuen Jahr der Urlaub verfallen. Man konnte zudem nur fünf übergebliebene Tage mit in das neue Jahr zu nehmen. Bei sechs Tagen Urlaub Ende Dezember wurde also ein Tag gestrichen – viele Beschäftigte waren darüber frustriert und haben ihren Unmut geäußert. Damit und mit „Ich muss noch schnell Urlaub nehmen“, pünktlich Mitte November, ist es jetzt vorbei. Denn ab dem 1. Januar stehen wieder unbegrenzt Urlaubstage zur Verfügung.

Ich hatte vor Jahren von einem Unternehmen aus den USA gehört, das diesen Vertrauensurlaub praktiziert. Nach internen Diskussionen haben wir ihn dann eingeführt. Natürlich gab es Ängste. Vor allem Führungskräfte befürchteten, dass sich daraufhin alle ihre Leute unbegrenzt nach Übersee verabschieden. Doch ich kann jetzt schon sagen: Die Einführung hat sich bewährt.

Sie gibt Mitarbeitenden mehr Freiheit – etwa, wenn sie merken, dass sie einen Kurzurlaub brauchen. Und es spart Bürokratie, weil Urlaubsanträge und Genehmigungen entfallen. Natürlich muss der Urlaub registriert und erfasst werden, aber es gibt mehr Freiraum für spontane Urlaubsplanungen. Außerdem muss man jetzt nicht mehr am Anfang des Jahres alles genau planen, am besten noch unter Berücksichtigung aller Brückentage. Die gibt es jetzt sowieso.

Unbegrenzter Urlaubsanspruch: Die Leitplanken

Doch es versteht sich von selbst, dass wir uns an gewisse Spielregeln halten müssen, denn schließlich sind wir nach wie vor ein gewinnorientiertes Unternehmen, das für seine Kundinnen / Kunden da ist. Daher läuft alles innerhalb eines Rahmens ab:

• Wir haben individuelle Jahresziele, die erreicht werden müssen.
• Transparente Kommunikation: Jeder freie Tag wird ins Unternehmenssystem eingetragen.
• Ab vier Tagen Urlaubsdauer muss für eine Vertretung gesorgt sein.

Auf dieser Basis hat man drei Möglichkeiten, selbstbestimmt Urlaub zu nehmen:

• Halber Tag, etwa für Arzttermine, Geburtstage, die Kinder irgendwohin fahren oder einfach ausschlafen wollen: Die werden einfach in unser System eintragen. Hierfür muss man keinen fragen, sich abstimmen oder für eine Vertretung sorgen.
• Kurzurlaub: Geht bis zu drei Tagen. Hierfür braucht man ebenfalls keine Vertretung. Man muss ihn aber innerhalb seines Teams absprechen, damit keine Aufgaben liegen bleiben.
• Normaler Urlaub, und zwar unbegrenzt: Dies muss man vorab mit seinem Team ausmachen. Für eine Vertretung muss gesorgt sein.

Wohlgemerkt, wir sprechen hier von Urlaub, also einer begrenzten Auszeit, nach der man wieder zurückkommt. Diese Regelung kann also nicht für sogenannte „Leaves“ angewandt werden. Diese sind vergleichbar mit Sabbaticals.  Bei dc werden die zu erreichenden Ziele innerhalb des Unternehmens für den Einzelnen während des „Leaves“ ausgeschaltet. Außerhalb dieser Besonderheit können sich Kollegen so viel Urlaub nehmen, wie sie wollen, wenn die Ziele im Blick behalten werden.

Wird das System ausgenutzt?

Der Arbeitsvertrag enthält sowohl den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen als auch eine Vereinbarung über den unbegrenzten Urlaubsanspruch. Im Falle einer Kündigung wird der Mindesturlaubsanspruch abgegolten. Dieser Passus ist vor allem bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wichtig – wie viele Tage sind zum Zeitpunkt der Kündigung verbraucht, wie viele wären noch übrig? Hierfür werden die 20 Tage zugrunde gelegt.

Wir kontrollieren regelmäßig, wie viele Tage sich die Mitarbeitenden schon genehmigt haben. Denn es gibt Kolleginnen / Kollegen, die besonders engagiert sind und bei denen wir nach einem halben Jahr merken, dass sie erst zwei Urlaubstage genommen haben. Entweder werden sich die Kolleginnen / Kollegen bis zum Ende des Jahres nicht erholt haben – oder sie werden ab Mitte November kollektiv nicht mehr da sein. Deshalb prüfen Teamleads halbjährlich die Statistiken, geben Anregungen oder schicken im Extremfall eine Woche in den Zwangsurlaub.

Die spannende Frage nun für Arbeitgeberinnen / Arbeitgeber: „Wird das System nicht ausgenutzt?“

Das Ganze funktioniert aber nur, weil wir ein Zielsystem haben. Jeder Mitarbeitende kennt sein Jahresziel und weiß so immer, wo er/sie steht. Dadurch werden die Beschäftigten ermutigt, als Unternehmerinnen / Unternehmer zu denken und ihren Urlaub so zu planen, dass er zu ihnen passt.

Jeder soll genug Urlaub haben. Und wer seine Aufgaben gut im Griff hat, kann auch gerne mehr Urlaub nehmen. Unter Berücksichtigung der genannten Ziele und der Frage, ob „ausgenutzt“ wird oder nicht, muss auch darauf hingewiesen werden, dass innerhalb der Teams eine gewisse Verantwortung besteht. Aus dieser Rücksichtnahme heraus haben wir noch nicht erlebt, dass jemand den unbegrenzten Urlaub ausgenutzt hat.

Es läuft so gut, dass ich im Moment keinen Grund sehe, nachzuschärfen. Das Modell kommt sehr gut an – und sorgt natürlich für viel Aufmerksamkeit, auch bei potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern.

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Tobias Langmeyer

Tobias Langmeyer ist Vorstandsvorsitzender und Co-Gründer der Digitalagentur dc AG. Seit mehr als 13 Jahren ist er im Unternehmen bereits tätig, seit Juli 2021 wirkt er zudem als Aufsichtsratsmitglied bei Jako mit. Die dc AG aus Kulmbach entwickelt die E-Commerce-Plattform dynamic commerce und das Content-Management-System dynamic content.

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