Strukturierte Meetings verbessern die Kommunikationsfähigkeit, Zusammenarbeit und Produktivität von Teams. Kajetan von Armansperg, Co-CEO von Leapsome, gibt Tipps, wie Sie Ihre Meetingkultur verändern und ein effizientes Meeting-Management fördern können.
Eine effiziente Kommunikationskultur ist eine der Grundsäulen für wirtschaftlichen Erfolg. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die Organisationsziele verstehen und darauf hinarbeiten. Meetings nehmen hier als aktives Austauschformat eine wichtige Rolle ein. Doch laut einer Umfrage der Personalentwicklungs-Plattform Leapsome empfinden nur 12 Prozent der befragten HR-Fachkräfte und Arbeitnehmenden die Mehrheit ihrer Meetings als sinnvoll investierte Zeit. Auch eine Studie des Messaging-Dienstes Slack macht deutlich: Zu viele Meetings und eine Überzahl von E-Mails beeinträchtigen jede dritte befragte Person in ihrem Arbeitsalltag.
Um diesen weit verbreiteten Problemen entgegenzuwirken und Meetings zu einem effektiveren und produktiveren Kommunikationsinstrument zu machen, ist es wichtig, die Meetingkultur und -praxis im Unternehmen zu verbessern. In diesem Artikel finden sich detaillierte Tipps, die Unternehmen dabei berücksichtigen können.
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Struktur schaffen: Aufbereitung einer Agenda
Twenty20/@andreeas
Das entscheidende Werkzeug für erfolgreiche Meetings ist eine zielführende Agenda mit klar definierten Meetingzielen. Dazu ist es wichtig, im Vorfeld Fokusthemen festzulegen und einen konkreten Ablauf zu strukturieren. Auch die Frage, welche Teilnehmenden wie zum Meeting beitragen können, sollte vorab geklärt werden. Diese Überlegungen verhindern, dass wertvolle Arbeitszeit von Mitarbeitenden in für sie unnötigen Meetings gebunden wird. Zudem sollte bei jedem Meeting genügend Zeit für Rückfragen und Feedback eingeplant werden. Nur so können sie ihrer Rolle als zentrales Austauschformat gerecht werden und Raum für gemeinsame Diskussionen, Ideenaustausch und kreative Lösungsansätze schaffen.
Idealerweise lassen Organisierende den Teilnehmenden bereits vor dem Meeting die Agenda zukommen, damit diese sich vorbereiten können. Aus der Agenda muss vor allem das Ziel des Meetings deutlich werden. Geht es darum, neue Ideen zu entwickeln oder ein konkretes Problem zu besprechen? Welche Dokumente sollten die Teilnehmenden im Vorfeld sichten? Je gewissenhafter ein Meeting vorbereitet wird, desto produktiver wird es verlaufen.
Verschiedene Meetingformate und deren Bedeutung
Twenty20/@belladonnasola
Für jedes Anliegen gibt es passende Besprechungsformate. Allgemein bieten Meetings den Vorteil der persönlichen Interaktion. Egal ob in Persona oder digital – sie sind der Schlüssel zu effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch je komplexer die Fokusthemen, desto größer ist das Risiko der inhaltlichen Verzettelung. Zudem kann es in großen Gruppen schnell passieren, dass einige Personen mehr sprechen, während andere nicht zu Wort kommen, die einen wichtigen Beitrag leisten könnten. Eine Moderation ist daher stets ratsam.
In der Regel haben Meetings mit einer hohen Teilnehmendenzahl – wie sogenannte Townhall-Meetings oder All-hands – Informationscharakter. Doch je kleiner die Gruppe, desto mehr Kollaboration und Interaktion ist möglich. Bei komplexen Sachverhalten und konkreten Problemstellungen sollte die Anzahl der Meeting-Teilnehmenden daher so klein wie möglich gehalten werden.
Neben projektbezogenen Meetings sollten Unternehmen auch für den persönlichen Austausch spezielle Besprechungsformate etablieren. Regelmäßige Feedback-Sessions und 1:1-Check-ins bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, Probleme offen anzusprechen und auch private Anliegen zu klären. Die dadurch entstehende Transparenz und Offenheit erleichtert die Kommunikation und verhindert Missverständnisse im Arbeitsalltag.
Effektivität von Meetings mithilfe von Software-Lösungen steigern
Der Einsatz von Software spielt im Meeting-Management eine immer wichtigere Rolle – denn darauf abgestimmte Tools bieten die Möglichkeit, Besprechungen zeitsparend vor- und nachzubereiten. Fortlaufend aktualisierbare Agenden, welche vor jedem Meeting automatisch via E-Mail, Slack oder Teams an alle Teilnehmenden verschickt werden, erleichtern die administrative Arbeit. Vernetzte Plattformen ermöglichen es zudem, Echtzeit-Feedback direkt in Gesprächspunkte umzuwandeln und den Fortschritt projektbezogener OKRs während des Meetings abzugleichen, was das allgemeine Projektmanagement erleichtert. Insgesamt machen diese und andere Software-Funktionen Meetings effizienter, unterstützen die Zusammenarbeit im Team und erhöhen infolgedessen die Effizienz. Tatsächlich geben bei einer Umfrage 62 Prozent der Unternehmen an, dass gute Meetings zu einer erhöhten Produktivität führen.
Die Bedeutung von effizientem Meeting-Management
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Wenn strukturierte Meetings zum Standard werden, verbessern sich die Kommunikationsfähigkeit, Zusammenarbeit und Produktivität von Teams. Das macht effizientes Meeting-Management zu einem unverzichtbaren Bestandteil aller erfolgreichen Unternehmen. Zudem ist Kommunikation in einer Zeit, in der eine gute Work-Life-Balance und bedürfnisorientiertes Personalmanagement für die Mitarbeiterbindung unerlässlich sind, der wichtigste Schlüssel, um Talente zu halten. Und Kommunikation bedeutet auch offene Wertschätzung – Wertschätzung, die Unternehmen zeigen können, indem sie die Arbeitszeit ihrer Belegschaft respektieren und jedes Meeting so gestalten, dass alle Teilnehmenden davon profitieren können.
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