Fünf Tipps für smartes Recruiting in Krisenzeiten

Zu viele Unternehmen nutzen ihre Chancen in unsicheren Zeiten nicht optimal, meint Thomas Schaeben, Managing Partner bei Digital Vikings. In diesem Beitrag beleuchtet er, welche typischen Fehler im Recruiting in Krisenzeiten gemacht werden und wie es besser gehen könnte.

Es ist ein bekanntes Phänomen: Wenn das wirtschaftliche Umfeld schwieriger wird, oder sich ein Unternehmen in einer wirtschaftlich schlechten Lage befindet, bremsen viele Unternehmen ihre Recruiting-Aktivitäten stark ab oder stellen sie vorübergehend sogar ganz ein, suchen hektisch nach Einsparmöglichkeiten, streichen offene und kritische Positionen, sagen Kandidatinnen / Kandidaten in laufenden Prozessen ab und stecken den Kopf in den Sand, auf dass der Sturm an ihnen vorüberziehen möge. Dieser Reflex ist aus Management-Perspektive komplett nachvollziehbar, verschenkt aber die Möglichkeiten, die sich für Unternehmen auch in Krisenzeiten ergeben.

Hohe Folgekosten und Einbußen bei der Produktivität

Wenn das Recruiting vom Management zu stark auf kurzfristige Transaktionen ausgelegt ist, rächt sich das – insbesondere dann, wenn es nach der Krise wieder aufwärts geht. Die Kosten für Pausierung und Wiederaufnahmen von Prozessen sowie für nicht rechtzeitig besetzte Stellen im Sinne von Produktivität sind immens und werden von den Unternehmen häufig nicht bedacht.

• Bereits aufgebaute Kontakte zu Kandidatinnen / Kandidaten in laufenden Prozessen gehen zumeist komplett verloren; nach der Krise müssen die Recruiting-Aktivitäten neu aufgesetzt werden – man fängt wieder bei „Null“ an.
• Bei „schlechter“ oder ungenügender Kommunikation in Richtung der Kandidatinnen / Kandidaten entsteht ein hoher Vertrauensverlust, der später nicht wieder gutgemacht werden kann.
• Dienstleister, die in den Recruiting-Prozessen für das Unternehmen tätig waren, müssen trotzdem bezahlt werden. Ein Neustart nach der Krise erzeugt in der Regel hohe Mehrkosten, da auch die Dienstleister wieder neu starten müssen.
• Am schwersten – und häufig nicht bedacht (!) – wiegt der Zeitverlust, der durch den Abbruch oder die Pausierung von Recruiting-Prozessen entsteht.

Oft vergessen Unternehmen, dass ein Recruiting-Prozess in der Regel zwei bis drei Monate dauert. Addiert man Kündigungsfristen von üblicherweise drei Monaten, benötigen Unternehmen bis zu einem halben Jahr (oder mehr bei schwierigen Positionen), um nach der Krise die dringend benötigten Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter „an Bord“ zu holen.

Insbesondere bei kritischen Stellen in digitalen Umfeldern kann dies gravierende negative Folgen haben für wichtige strategische Initiativen im Digital-Bereich. Im schlimmsten Fall verlangsamt dies den Gesamt-Transformationsprozess des Unternehmens.

Unser Plädoyer für „smartes“ Recruiting in Krisenzeiten

Erfolgreich wird Recruiting in Krisenzeiten, wenn es strategisch geplant und langfristig umgesetzt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass der Aufbau von Beziehungen zu Kandidatinnen / Kandidaten und Talenten eine hohe Priorität im Recruiting hat. Wir empfehlen Unternehmen deshalb folgende Vorgehensweisen, die im Übrigen nicht nur in Krisenzeiten angewendet werden sollten, sondern grundsätzlich.

1. Offene und transparente Kommunikation.

Transparente Kommunikation ist zu einer Anforderung an Unternehmen in allen Generationen geworden, nicht nur bei der Gen Z. Gerade in Krisenzeiten kann man deshalb bei Kandidatinnen und Kandidaten mit einer offenen und transparenten Kommunikation über die aktuelle Lage Punkte machen und nur gewinnen. Jeder hat Verständnis dafür, wenn sich eine wirtschaftliche Lage verändert und das Unternehmen Anpassungen vornehmen muss – sei es, dass eine Stelle gestrichen wird oder der Prozess erst mal pausiert wird.

Es gibt nichts Schlimmeres, als diese Themen zu verklausulieren oder gar nicht zu kommunizieren!

Mit einer guten Kommunikation hält man die Türen offen und kann nach der Krise schnell wieder an die Gespräche anknüpfen. Der Kandidat oder die Kandidatin waren grundsätzlich am Unternehmen interessiert, es gibt also eine hohe Chance, dass dies auch nach der Krise noch so ist.

2. Recruiting-Prozesse in der Geschwindigkeit anpassen.

Wir empfehlen, laufende Recruiting-Prozesse nicht komplett zu stoppen, sofern absehbar ist, dass die Rolle nach der Krise mit hoher Wahrscheinlichkeit besetzt werden muss. Insbesondere Kandidatinnen / Kandidaten, die in Active Sourcing-Prozessen gewonnen wurden, sind in der Regel passiv suchend und nicht auf der Flucht. Sie haben sich zurückgemeldet, weil sie das Unternehmen oder die Rolle attraktiv finden, deshalb haben sie in der Regel auch kein Problem damit, wenn der Prozess länger dauert.

Die Kunst hierbei ist, offen zu kommunizieren und den Kontakt über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten. Wir empfehlen hier die Verankerung der Wiedervorlagen in einem ATS oder CRM-System wie Salesforce, Hubspot o.a.

3. Den Dialog und das Gespräch mit Kandidatinnen / Kandidaten auch in Krisenzeiten suchen.

Was häufig außer Acht gelassen wird: In Krisenzeiten ist der Zugang zu Top-Kandidatinnen / -Kandidaten und Talenten deutlich einfacher als in Boom-Zeiten – statt eines „war for talent“ kommt man zurück in Normalität: Mehr Talente sind auf dem Markt, und die Kontaktaufnahme und Ansprache wird einfacher, da man besser durchdringen kann.

Kandidatinnen und Kandidaten suchen in solchen Zeiten stark nach Sicherheit und sind insgesamt offener für Gespräche und auch für einen Wechsel. Dies ist insbesondere eine große Chance für den Mittelstand und größere Unternehmen, sich wieder ins Gespräch zu bringen und qualitativ hochwertige Gespräche mit Kandidatinnen / Kandidaten und Talenten zu führen. Wenn dies geschickt umgesetzt wird, kann man während der Krise hochspannende Kandidatinnen / Kandidaten kennenlernen und seine Talent Pools auf- und ausbauen.

Unser Praxis-Tipp:

Die Kontaktaufnahme und die Gespräche müssen sich nicht zwingend an einer aktuellen Rolle orientieren. Wir stellen bei Kandidatinnen / Kandidaten immer wieder fest, dass durchaus ein Interesse besteht, ein Unternehmen auch ohne sofortigen Wechsel für die Zukunft kennenzulernen. Deshalb: Klare Kommunikation, dass man grundsätzlich am Profil und der Person sowie an einem Kennenlernen interessiert ist. Das ist vergleichbar mit einer Personalmesse – nur eben direkt.

Mit etwas Glück und Tüchtigkeit ist der- oder diejenige nach der Krise noch verfügbar und erinnert sich an die wertschätzende Kommunikation. Diese Kontakte sind hoch wertvoll und führen zu schnellen Besetzungen!

4. Identifizierung von kritischen und strategischen Stellen (im Digitalbereich).

Wir empfehlen Unternehmen, sehr behutsam mit Stellenstreichungen oder Pausierungen im Digitalbereich oder mit Digitalbezug umzugehen. Diese sind häufig strategisch wichtig und insbesondere mittel- bis langfristig entscheidend für den Unternehmenserfolg und die erfolgreiche Umsetzung von Transformationsprozessen. Hier muss zwingend weiter investiert werden, ansonsten setzt man sehr viel aufs Spiel!

Der Markt für die Suche nach digitalen Spezialisten und Führungskräften wird in den kommenden Monaten und Jahren nicht einfacher werden. Die Nachfrage nach diesen Talenten nimmt stetig zu – auch in Krisenzeiten und getrieben von Nachholbedarfen, die es in einigen Industrien und Branchen noch gibt. Zudem sinkt die Wechselwilligkeit von Kandidatinnen / Kandidaten in unsicheren Zeiten recht deutlich. Die Nachfrage konzentriert sich dann auf eine geringere Anzahl von verfügbaren Kandidatinnen / Kandidaten.

Entscheidend ist hier die Kommunikation aller Beteiligten: Management, HR und Fachbereiche müssen sich zwingend Zeit nehmen, diese hoch relevanten Stellen zu identifizieren.

5. Krisenzeiten nutzen für strategische HR-Initiativen.

Krisenzeiten bieten eine hervorragende Möglichkeit für HR-Bereiche, sich endlich mit strategischen Themen zu beschäftigen, die im Tagesgeschäft sonst zu kurz kommen bzw. zumeist gar nicht angegangen und bearbeitet werden, weil einfach die Zeit fehlt. Und es gibt eine Vielzahl an Themen, die immer wieder Dauerbrenner sind:

• An welchen Stellen können und müssen wir unsere Recruiting-Prozesse optimieren?
• Welche Prozesse können wir digitalisieren?
• Hält unsere Außendarstellung auf der eigenen Website und in sozialen Netzwerken den Anforderungen von Kandidatinnen / Kandidaten stand?
• Wie erhöhen wir unseren Score auf Bewertungsportalen wie kununu?
• Haben wir noch Luft nach oben beim Employer Branding?
• Wie können wir noch besser mit unseren Fachbereichen zusammenarbeiten?
• Welche Werte leben wir und wie steht es um unsere Unternehmenskultur?

Falls es in diesen Themen Nachholbedarf gibt: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt!

Recruiting in Krisenzeiten – Fazit

Krisenzeiten erfordern von allen Beteiligten in Recruiting-Prozessen Zeit für die Kommunikation über Prioritäten und strategische Planung der Aktivitäten. Smartes Recruiting kann Chancen wahren und unterstützt alle Beteiligten, gut durch diese Zeit zu kommen, damit nach der Krise wieder optimal durchgestartet werden kann. Bestehende Beziehungen zu Kandidatinnen / Kandidaten und potenziellen zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind ein wertvolles Gut und müssen entsprechend behandelt und betreut werden.

Den HR-Bereichen kommt hierbei eine besondere Verantwortung im Recruiting in Krisenzeiten zu! Sie müssen der interne Business-Partner auf Augenhöhe sein, der diese Prozesse im Sinne des langfristigen Unternehmenserfolges sinnvoll steuert und koordiniert und bei Management und Fachbereichen eine hohe Sensibilität für den Arbeitsmarkt schafft.

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