Ein Remote-Probearbeitstag bedarf einer umsichtigen Organisation und Umsetzung. Kristian Kretschmann, rexx systems, erklärt, was dabei zu beachten ist.
Inzwischen sind Personalbeschaffung und Probearbeiten auch digital etabliert und bieten Arbeitgebern und Bewerbern zahlreiche Chancen. Allerdings bringt der Remote-Probetag auch Herausforderungen mit sich, die es im Vorfeld abzufangen gilt.
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Die Pandemie hat viele Prozesse im Berufsalltag verändert und insbesondere die Digitalisierung weiter vorangetrieben. Im Zuge der Corona-Schutzverordnungen haben zahlreiche Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice ermöglicht. Und auch das Recruiting ist in vielen HR-Abteilungen digital umgestellt worden. So sind durch die verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice Bewerbersuche, Vorstellungsgespräche, aber auch Probearbeitstage inzwischen als virtuelle Variante etabliert, um ein sicheres Kennenlernen aus der Distanz zu garantieren. Insbesondere das Remote-Probearbeiten bietet Arbeitgebern und Bewerbern neue Chancen, bedarf aber einer umsichtigen Organisation und Umsetzung.
Für welche Berufe eignet sich der Remote-Probearbeitstag?
Das Probearbeiten ist ein wesentlicher Bestandteil des Recruiting-Prozesses und ermöglicht es Arbeitgebern und Bewerbern, sich näher kennenzulernen. Indem Kandidaten realitätsnahe Aufgaben übernehmen, können Arbeitgeber prüfen, ob diese sich für die ausgeschriebene Stelle eignen oder nicht. Der Bewerber gewinnt in diesem Zusammenhang einen ersten Eindruck vom Arbeitsumfeld und der Arbeitsatmosphäre und erhält die Gelegenheit, seine Qualifikationen unter Beweis zu stellen.
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Immer häufiger finden das Probearbeiten nicht vor Ort am Firmensitz, sondern virtuell statt. Allerdings ist der Remote-Probetag nicht ohne weiteres für alle Branchen und Berufe geeignet. Prinzipiell gilt, dass alle Aufgaben, die im Homeoffice erledigt werden können, ebenfalls an einem virtuellen Probetag umgesetzt werden können. Damit bietet sich das Probearbeiten von zu Hause für alle Branchen an, die ohnehin bereits sehr digital arbeiten, wie etwa Social Media, Marketing, Online-Journalismus, Programmierung oder Web- und Mediendesign.
Für Berufe, bei denen die Arbeit zum Teil digital abläuft, ist ebenfalls ein Remote-Probetag denkbar, wie zum Beispiel in der Buchhaltung oder im E-Commerce. In handwerklichen Berufen ist das digitale Probearbeiten eher schwieriger umzusetzen, wenn auch nicht unmöglich. In diesen Branchen kann das digitale Probearbeiten dafür genutzt werden, dass Bewerber das Unternehmen und die Mitarbeiter näher kennenlernen und ihr theoretisches Wissen demonstrieren.
Relevanz und Vorteile des digitalen Recruitings
Unternehmen, die Bewerbern einen digitalen Probetag anbieten, können durchaus davon profitieren. So brauchen sie sich zum Beispiel bei der Bewerbersuche nicht nur auf den Firmenstandort und die Region beschränken, sondern können potenzielle Mitarbeiter flexibel und ohne großen Aufwand deutschlandweit oder international rekrutieren. In Zeiten des Fachkräftemangels ergeben sich daraus neue Chancen, geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
Zudem steigern Unternehmen mit dem Angebot eines Remote-Probearbeitstages ihre Attraktivität als Arbeitgeber, was sich schließlich positiv auf das Employer Branding auswirkt. Denn gerade junge Nachwuchsfachkräfte legen großen Wert auf Flexibilität, Unabhängigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Sie fühlen sich von Unternehmen, die das bieten, besonders angesprochen.
Bewerber hingegen sparen Zeit und Kosten für die Anreise und können das Probearbeiten in vertrauter Umgebung am heimischen Arbeitsplatz absolvieren. Damit Arbeitgeber und Kandidaten tatsächlich von einem virtuellen Probearbeiten profitieren, gilt es, dieses sorgfältig zu planen und umzusetzen.
Remote-Probearbeitstag sorgfältig vorbereiten: Das ist zu beachten
Grundvoraussetzung für ein störungsfreies Kennenlernen am Remote-Probetag ist die Ausstattung mit der richtigen Technik auf Arbeitgeber- und Bewerberseite. Die wichtigsten Werkzeuge sind ein funktionierender Computer oder Laptop und eine gute Kamera. Eine stabile Internetverbindung garantiert, dass ruckelnde Videobilder, Tonstörungen oder Verbindungsfehler im Vorhinein ausgeschlossen sind. Neben der Hardware sind Kommunikationstools für Chat, Audio- oder Videokonferenzen erforderlich, wie zum Beispiel MS Teams, Skype oder Zoom. Arbeitgeber können den Kandidaten zudem weitere Tools zur Verfügung stellen, die für die Zusammenarbeit eine sichere Datenübertragung und gegebenenfalls den Zugang zum internen System via VPN-Verbindung gestatten. Ist für die Nutzung der Software vorab eine Installation notwendig, sollten Arbeitgeber die Bewerber vor dem Probetag darüber informieren.
Neben den technischen Voraussetzungen zählt eine klare Kommunikation via Mail zu den Vorkehrungen auf Arbeitgeberseite. Bewerber erhalten idealerweise ein paar Tage vor dem Probetag wichtige Daten, Termine und Informationen zum Ablauf. Die Vorbereitung der Aufgaben trifft der Arbeitgeber ebenfalls im Vorhinein. Um die Leistungen des Bewerbers vergleichen und bewerten zu können, sollte das Ergebnis der Aufgaben bereits vorab feststehen. Im besten Fall sind diese so gewählt, dass der Bewerber mit der Bearbeitung seine Fachkenntnisse und Kompetenzen beweisen kann.
Ablauf eines Remote-Probearbeitstages
Der Remote-Probetag beginnt in der Regel mit einem Begrüßungsgespräch in ruhiger Atmosphäre, das einem Vorstellungsgespräch ähnelt und dem gegenseitigen Kennenlernen dient. Der Arbeitgeber erläutert am Ende nicht nur den Ablauf des Probearbeitens und klärt Rückfragen, sondern lässt dem Bewerber auch die zu erledigenden Aufgaben zukommen. Um eine durchgehende Kommunikation zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden, erhält der Bewerber einen festen Ansprechpartner, an den er sich während des digitalen Probearbeitstages bei Fragen und Unklarheiten wenden kann. Gerade durch die Distanz können Arbeitgeber den Kandidaten so Stabilität vermitteln. Für die Beurteilung des Bewerbers können zudem weitere Kollegen aus den Fachbereichen oder der HR-Abteilung hinzugezogen werden.
Nachdem Ablauf und Ansprechpartner geklärt sind, bearbeitet der Bewerber die Aufgaben, absolviert einen virtuellen Firmenrundgang, nimmt an Meetings teil oder schaut künftigen Kollegen bei einem aktuellen Projekt virtuell über die Schulter. Der Remote-Probetag endet mit einer Nachbesprechung, in der der Bewerber Feedback erhält und über das weitere Verfahren im Recruiting-Prozess und den Zeitpunkt der endgültigen Entscheidung informiert wird.
Fazit
Nicht nur für Unternehmen, auch für Bewerber eignet sich der digitale Probearbeitstag, um ohne großen logistischen Aufwand zu schauen, ob Bewerber und Arbeitgeber harmonieren. Bewerber haben die Chance, das Unternehmen und die Arbeitskultur im vertrauten Umfeld kennenzulernen. Ist auch die zukünftige Arbeit flexibel im Homeoffice möglich, ergeben sich Chancen für ein nationales oder sogar internationales Recruiting, mit dem neue Mitarbeiter angesichts des Fachkräftemangels standortunabhängig gefunden werden können.
Kristian Kretschmann ist HR Specialist und Marketing Manager bei rexx systems. Sehr populär ist der hauseigene Corporate Podcast „Rexxperts“, bei dem Kristian Kretschmann als Host fungiert und mit wechselnden Gesprächspartnern zu den Themen Talent Management, Recruiting und Human Resources spricht.
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