Personalarbeit 2030 – Willkommen in der Silver Society

Silver Society: Welche Herausforderungen birgt der Generationenwechsel – und was kann HR tun? Tarek El-Dabbagh, CHRO bei Infoniqa, nennt zehn Maßnahmen und beschreibt das Vorgehen. 

Die Silver Society steht vor der Türe. Und das nicht nur im metaphorischen Sinne. Das Problem: Die besagte Türe ist der Ausgang aus dem Erwerbsleben. Am Eingang stehen zu wenige Arbeitnehmer, um die sich dafür der gesamte Arbeitsmarkt zankt. Und am Ausgang tummelt sich gleichzeitig eine immer größer werdende Menschenmenge, die in den nächsten Jahren in die Rente verschwindet. Im Gepäck: Berge an Erfahrungswerten und Know-how, das den Unternehmen verlorengeht.

Und zwischen Eingang und Ausgang? Zunehmend gähnende Leere, die die Wirtschaft Milliarden kostet und ganz konkret für Personalengpässe sowie ausfallende Aufträge sorgt.

Silver Society: 2,9 Millionen Fachkräfte gehen in Rente

Auf der ganzen Welt wird die Bevölkerung immer älter. Forscher gehen davon aus, dass in Europa im Jahr 2030 bereits mehr als die Hälfte der Menschen über 50 Jahre alt sein wird, während zeitgleich in Asien mehr als die Hälfte der Bevölkerung aus Über-60-Jährigen besteht. Einen der Spitzenreiterplätze der überalternden Länder nimmt Deutschland ein – direkt nach Japan, Italien und der Schweiz.

Laut einer Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft werden bis zum Jahr 2025 rund 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Arbeitsmarkt fehlen. Wie kommt‘s? Die Babyboomer-Generation, die bekanntermaßen den besonders geburtenstarken Jahrgängen der 50er und 60er Jahre des vergangenen Jahrhunderts entstammt, zieht sich vom Arbeitsmarkt zurück.

Prognostiziert wird eine Lücke bis zum Jahr 2031 von rund 3,6 Millionen fehlenden Fachkräften. Die vermutlich wichtigste Erkenntnis: „Die Arbeitskräftelücke im Jahr 2025 könnte um rund 1,3 Millionen Personen kleiner ausfallen, wenn Arbeitszeitpotenziale besser genutzt (…) würden.“ Die Lösung: Arbeitgeber müssen kreativer werden, stärker um ihre Mitarbeiter kämpfen und sie intensiver binden als bisher. Sonst wird der Personalmangel unsere Wirtschaft und konkret jeden Arbeitgeber treffen wie ein Vorschlaghammer.

Es fehlt an Vorbildern, Diversität und Manpower

Der zu abrupte Generationenwechsel birgt gleich mehrere Gefahren. Immerhin verschwinden in der sich verabschiedenden Boomer-Masse jede Menge wichtige Schlüsselpersonen aus der Arbeitswelt, die den jüngeren Generationen bislang als Mentor, Berater und Vorbild beiseite standen.

Es wird also an Rollenvorbildern fehlen, an denen sich die nachfolgenden Generationen X, Y und Z orientieren können. Gehen außerdem auf einen Schlag zu viele Personen einer bestimmten Altersgruppe in den Ruhestand, sinkt die Diversität im Unternehmen. Laut Diversity-Studien setzen sich die erfolgreichsten Teams aus unterschiedlichen Kulturen, Altersklassen und Persönlichkeiten zusammen.
Mit den pensionierten Fachkräften fehlt es zuletzt schlicht an Manpower: Nur ein Bruchteil der wegfallenden Stellen wird nachbesetzt werden können – denn es gibt schlichtweg nicht genug junge Arbeitnehmer, die die Lücken füllen können.

Für Personalprofis bedeutet der Wandel in der Altersstruktur sich völlig konträr gegenüberstehende Herausforderungen: Während sich der Fachkräftemangel zuspitzt und die Erwartungen von jungen Bewerbern beständig zunehmen, fallen mit einem Schlag immer mehr Wissensträger weg, die die mit viel Aufwand gewonnenen Young Potentials einarbeiten und sie von ihrem Erfahrungsschatz profitieren lassen könnten.

Der Trend geht zum Unruhestand

Durch den Megatrend Silver Society ergeben sich drei große Baustellen für Human Resources:

• Bestehende Erfahrungsträger halten
• Eine Arbeitgebermarke schaffen, die für junge wie alte High Potentials attraktiv ist
• Wissen im Unternehmen managen und zentral zugänglich machen

Erfahrene Silver Worker – auf deren Wunsch hin – so lange wie möglich im Unternehmen zu halten, legte eine Forsa-Studie bereits im Jahr 2012 nahe. Dieser zufolge hätte mehr als die Hälfte (54 Prozent) der deutschen Rentner gerne länger im Beruf gearbeitet. Tendenz: weiter steigend.

Folgerichtig beobachtet das Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung in der Altersgruppe der 55- bis 70-Jährigen einen Trend zum Unruhestand. Immer mehr Menschen arbeiten noch nach dem eigentlichen Renteneintritt weiter.

Wenn Personaler es schaffen, ihre Silver Worker über das Rentenalter hinaus zu beschäftigen, ließe sich die bevorstehende Fachkräftelücke abmildern. Auch langjährige Erfahrungswerte blieben länger erhalten und es fände kein kompletter Generationenwechsel statt, sobald die Babyboomer den Betrieb verlassen. Diesen Faktor abzuschwächen könnte zahlreiche Arbeitgeber davor bewahren, gehörig in Schieflage zu geraten.

Zehn Maßnahmen, um bestehende Erfahrungsträger halten

Bedenkt man, dass ältere High Potentials häufig Führungs- und Leitungspositionen bekleiden, müsste bald an vielen Orten auf einen Schlag die komplette Führungsriege ersetzt werden:

Laut des KfW-Mittelstandspanels wird die Spitze des Generationenwechsels in den Jahren 2023 bis 2027 erreicht werden: In diesem Zeitraum werden sich knapp elf Prozent der Unternehmensinhaber beziehungsweise Selbstständigen aus dem Geschäftsleben zurückziehen.

Die Frage ist: Wie schaffe ich ein derart attraktives Arbeitsumfeld, aus dem die Rentner und Pensionäre von morgen gar nicht erst ausscheiden wollen?

Mit diesen Angeboten könnten es Arbeitgeber ihren Silver Potentials schmackhaft machen, den Renteneintritt ein paar Jahre nach hinten zu verschieben:

1. Flexiblere Übergänge in den Ruhestand
2. Möglichst einfache Rückkehr aus dem Ruhestand in ein Teilzeitmodell
3. Flexiblere Arbeitsmodelle für ältere Mitarbeitende – von Teilzeit bis Jobsharing
4. Lebensarbeitszeitkonten, Überstundenkonten
5. Eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
6. Zusätzliche Urlaubstage
7. Attraktive, altersgerechte Weiterbildungsmöglichkeiten
8. Gesundheitsmaßnahmen
9. Sabbatical- und Pflegezeit-Angebote
10. Die positive Wahrnehmung von älteren Mitarbeitern aktiv fördern

Eine Arbeitgebermarke, die für junge wie alte High Potentials attraktiv ist

Ein wichtiger Aspekt für ältere Mitarbeiter ist Wertschätzung: Wer permanent das Gefühl hat, dass er nur noch als „altes Eisen“ wahrgenommen wird, sitzt irgendwann nur noch seine Zeit ab und strebt den frühestmöglichen Rentenzeitpunkt an.

Oft sind es offensichtliche, aber nicht selbstverständliche Punkte, die dafür sorgen, dass sich junge wie alte Generationen wohl und wahrgenommen fühlen. Um diese im Employer Branding zu berücksichtigen, braucht es die Expertise und das Engagement von Personalprofis:

• Wertschätzung und Respekt in den Werten verankern
• Führungskräfte zum Umdenken anregen, Vorurteile abbauen, Werte vorleben
• Wording der internen Kommunikation überprüfen
• Bedürfnisse der älteren Kollegen analysieren und darauf eingehen
• Daraus resultierende Maßnahmen und Benefits in der Außenkommunikation nutzen
• HR-Bildwelt anpassen: Ist sie „hip“ oder entspricht sie der Realität von morgen?
• Benefits entwickeln, die den Anforderungen der Best Ager entsprechen
• Proaktiv altersdiverse Teams zusammenstellen und für den Mehrwert sensibilisieren

Wissen im Unternehmen managen und zentral zugänglich machen

Bei der Übergabe von ganzen Arbeitsbereichen der Baby Boomer zu den nachfolgenden Generationen kann sich das Wissensmanagement als eine der größten Herausforderungen herauskristallisieren.

Viele Punkte lassen sich digital regeln, zum Beispiel indem man aus dem Wissen einzelner Personen Massentrainings entwickelt und so das Know-how mit wenig Aufwand vielen Personen zugänglich macht. Welche Fragen sich Personalabteilungen dabei stellen müssen: Wie viel Vorplanung braucht eine solche Kenntnis-Konservierung? Und wie viele Zeitressourcen dürfen diese Maßnahmen kosten?

HR-Abteilungen tun gut daran, frühzeitig den individuellen Bedarf zu klären. Welche Rolle sollen beispielsweise eLearning und Micro-Learning künftig spielen? Schließlich ist mit dem Faktor „Wissenstransfer“ nicht nur Aufwand für die Fachabteilung verbunden, sondern auch Software-Projekte benötigen etwas Vorlaufzeit.

So wuppen Sie die Silver Society digital

Haben Sie eine Führungskraft, die in 3 Jahren in den Ruhestand geht? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, mit der Nachfolgeplanung zu beginnen!

Wer keine händische Sisyphusarbeit leisten will, greift auf Software zurück, die das Kompetenz- und Talentmanagement unterstützt. Ein solches Tool bietet einen Überblick über alle internen Qualifikationen, Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Einschränkungen.

So lässt sich der optimale Einsatz aller Mitarbeiter gezielt abgleichen und steuern: Welche Personen im Unternehmen verfügen über die für eine bestimmte Position notwendigen Kompetenzen in welcher Ausprägung? Mit wenigen Klicks sind diese Daten miteinander verglichen und eine „Besten-Liste“ inklusive notwendiger Weiterbildungsbedarfe zusammengestellt.

Empfehlenswert ist es, in regelmäßigen Abständen nach Personen mit hohem Austrittsrisiko zu selektieren und nach Synergien zu suchen. Habe ich Best Ager, die demnächst das Unternehmen verlassen, und junge High Potentials, die Perspektiven brauchen? Dann kann man beide Seiten zusammenbringen: Die einen erhalten einen einzuarbeitenden Nachfolger, die anderen eine spannende Karriereaussicht.
Zudem helfen automatisierte Erinnerungsfunktionen dabei, frühzeitig mit der Nachfolgeplanung zu beginnen und so die Fluktuation zu verringern. Falls es intern keine geeignete Nachfolge gibt, wird zumindest rechtzeitig mit dem Recruiting begonnen.

Learning-Tools sichern die Wissensvermittlung

Das unternehmensinterne Wissen wird in Zukunft einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren sein. Daher ist es elementar, Know-how im Unternehmen zu konservieren und zugänglich zu machen.

Personaler können dabei auf verschiedene Tools zurückgreifen:

• Mit einer Bildungs- oder Seminarmanagement-Software lassen sich Präsenzseminare managen und ein hauseigener Bildungskatalog aufbauen
• Mit eLearning-Software lassen sich eigene digitale Kurse erstellen, professionelle Kurse ausspielen und die Erfolge beziehungsweise Abschlüsse der Teilnehmer direkt nachverfolgen
• Ist ein Personalmanagement-System an die Lernsysteme angebunden, können die erworbenen Zertifikate direkt in der digitalen Personalakte hinterlegt und noch schneller selektiert werden

Gerade die Wissensvermittlung an die „Next Generation“ kann mit Videomaterialien perfekt unterstützt werden. Einzelpersonen können solches Videomaterial zur Erfahrungsübernahme nutzen. Gleichzeitig kann man daraus eigene eLearning-Kurse entwickeln und auf einer zentralen Lernplattform zur Verfügung stellen.

Mit einem modernen Personalmanagement-Tool lassen sich auch administrative Prozesse, die eine altersdiverse Belegschaft mit sich bringen, wie Renteneintritte, Ausfallplanung oder Arbeitszeitmodelle aufeinander abgestimmt managen. Und da alle relevanten Daten automatisch an das Payroll-System übertragen werden, wird auch die Lohnbuchhaltung erleichtert.
Daher sollten sich Unternehmen frühzeitig um einen Plan kümmern und die Unterstützung durch entsprechende HR-Tools berücksichtigen.

Fazit: To Dos für eine goldene Arbeitswelt von morgen

Die Silver Society ist längst da. Daher ist es an den Personalprofis, Wege zu finden, um Personal- und Wissenslücken zu schließen oder zumindest funktionale Provisorien zu entwickeln.

1. Schritt: Prüfen Sie das Altersgefüge in Ihrem Betrieb. Wer geht in den nächsten fünf bis zehn Jahren in Rente und welche Stellen sind Schlüsselpositionen?
2. Schritt: Erstellen Sie aus diesen Erkenntnissen einen Masterplan. Verstärken Sie das Recruiting und/oder die Bindung bestehender Mitarbeiter? Wie machen Sie es angehenden Pensionären attraktiv, länger zu arbeiten?
3. Schritt: Kümmern Sie sich um die Tools, die Sie benötigen, um für diese Herausforderungen gewappnet zu sein.
4. Schritt: Sorgen Sie für eine Kultur der Akzeptanz, Toleranz und gegenseitigen Wertschätzung. Sonst sind in den nächsten 10 Jahren interne Probleme vorprogrammiert.
5. Schritt: Setzen Sie Maßnahmen um, die die Mitarbeiterbindung erhöhen. Je lieber Mitarbeiter über das Rentenalter hinaus in Ihrem Unternehmen tätig sind, umso geringer sind alle vorgenannten Probleme.

Treffen Sie Vorkehrungen. Nehmen Sie sich die Zeit, sich intensiv mit Ihren Anforderungen auseinanderzusetzen und entwickeln Sie daraus entsprechende Strategien. Die Arbeitswelt ist im Wandel, heute mehr denn je.

Ein ausführliches Whitepaper zur Silver Society finden Sie hier.

Lesen Sie auch die folgenden Beiträge:

• Quereinsteiger als Führungskräfte. Ein Wagnis?
• Der große Qualifikationswandel hat begonnen
• 6 Strategien, wie Unternehmen zukünftig arbeiten wollen