Was sind heutige Herausforderungen einer internen Kommunikationsstrategie? Welchen Beitrag leisten bestimmte Kommunikationskanäle wie eine Mitarbeiter-App? David Aalbers, Business Development Manager und Head of d.velop dialogue bei der d.velop AG, klärt genau diese Fragen und zeigt, wie Sie Ihre interne Kommunikation auf ein neues Level bringen.
Die Komplexität der internen Kommunikation (IK) in Unternehmen ist in den letzten Jahren gestiegen. Entstandene Remote-Work-Modelle und weitreichende digitale Kommunikationsmöglichkeiten führen zu der Schwierigkeit, alle Mitarbeiter:innen zielgerichtet und gleichermaßen zu erreichen. Auch operative Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Arbeitsplatz müssen berücksichtigt werden, sodass es mit einem einfachen Tool am Firmen-PC nicht getan ist. Doch was genau sind die Herausforderungen, denen IK- und HR-Verantwortliche heute gegenüberstehen, um die gesamte Belegschaft zu erreichen und ein übergreifendes Wir-Gefühl zu schaffen? Und gibt es das eine Kommunikationstool, das all diese Probleme löst?
Operative Mitarbeiter:innen und ihre zentrale Rolle für die IK
Die heute sehr gefragten Remote-Arbeitsmodelle kommen für Arbeitnehmer:innen in Frage, die vorwiegend am PC arbeiten können. Es gestaltet sich nicht besonders schwierig, diese Mitarbeiter:innen auch im Home-Office in die IK einzuschließen – vorausgesetzt, sie besitzen einen Firmen-Laptop und Veranstaltungen finden parallel remote statt.
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Was ist jedoch mit den sogenannten operativen Mitarbeiter:innen, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben? Obwohl digitale Kommunikationsmöglichkeiten immer weitreichender werden, bringen die besten Tools nichts, wenn sie für etwa 80 Prozent der weltweiten Arbeitnehmer:innen, die ohne PC oder Laptop arbeiten, nicht zugänglich sind. (Emergence, 2020)
Die Folgen einer ungleichen Zugänglichkeit von Informationen im Unternehmen
Wenn Unternehmen ihre operativen Mitarbeiter:innen bei ihrer IK-Strategie stiefmütterlich behandeln, führt dies nicht nur zu fehlendem Hintergrundwissen, um Anweisungen und Unternehmensentscheidungen in Gänze zu verstehen. Durch die vernachlässigte Kommunikation kann es auch zu einer Art Spaltung im Unternehmen kommen und zu Spannungen führen. Dieser Gefahr der „Zweiklassengesellschaft“, sollte frühzeitig mit geeigneten Maßnahmen entgegengewirkt werden.
Denn werden Mitarbeiter:innen nicht aktiv ins Unternehmensgeschehen involviert und ständig vor vollendete Tatsachen gestellt, kann es passieren, dass sie sich auch emotional von ihrem Arbeitgeber distanzieren. Frust und Unverständnis können die Folge sein. Auch ein fehlender Feedback-Kanal der Belegschaft lässt Arbeitgeber unter Umständen ein negatives Stimmungsbild zu spät erkennen.
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Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten sich IK- und HR-Verantwortliche darum bemühen, ein Wir-Gefühl zu schaffen, damit sich ihre Mitarbeiter:innen nach wie vor wohlfühlen und nicht mangels Kommunikaton abwandern. Unternehmensweite, transparente Kommunikation ist von großer Bedeutung und sollte somit auch für operative Mitarbeitende unkompliziert möglich sein.
Status quo der genutzen internen Kommunikationstools
Ein Blick auf eine Auswahl genutzter Kanäle, über die Unternehmen intern kommunizieren, gibt Aufschluss über die Vielfalt der Kommunikationstools.
Interne Kommunikationsinstrumente: Analog
Schwarzes Brett
Poster und Flyer
Faxgerät
Briefe
Mitarbeitendenmagazin / Mitarbeitendenzeitung
Flurfunk und Telefon
Dem Trendmonitor Hybride IK 2023 zufolge kommen noch bei 53,3% der befragten Kommunikationsexpert:innen Printmedien in Form von Postern oder Aushängen im Unternehmen zum Einsatz. Bei 30,4% sind es noch Flyer oder Themenbroschüren. Diese Möglichkeiten benötigen nicht nur Zeit, um die Information auf Papier zu bringen und an die entsprechenden Stellen zu verteilen. Zudem werden Ressourcen wie Papier und Personal für den Druck und die Verteilung benötigt.
Eine weitere Hürde dieser Instrumente stellt wiederum die schnelle Erreichbarkeit für im Home-Office arbeitende Kolleg:innen dar. Diese arbeiten zwar meist am PC, werden von gedruckten Medien jedoch erst zeitversetzt erreicht. Auch in puncto Sicherheit sollten sensible (betriebsinterne) Informationen bestenfalls nicht einfach im Unternehmen ausgehängt oder per Hauspost verteilt werden. Es gilt, diese Informationen vor unbefugten Dritten bestmöglich zu schützen.
Doch kann man analoge Tools einfach durch digitale ersetzen und somit die Effizienz und Sicherheit der Informationsverbreitung steigern? 61,7% der befragten Kommunikationsexpert:innen geben an, dass digitale Plattformen und IK-Kanäle in ihren Unternehmen überwiegend gut angenommen werden (Trendmonitor Hybride IK 2023). Schauen wir uns auch hier ein paar Möglichkeiten an:
Interne Kommunikation Instrumente: Digital
E-Mail
Intranet
Unternehmens-Wiki
Videokonferenz
Online-Chat
Mitarbeiter-App
Und wieder ein Haken: Nicht alle dieser Kanäle sind für die ganze Belegschaft anwendbar. Vermutlich wäre die Akzeptanz der digitalen Kanäle höher als 61,7%, wenn auch operative Mitarbeiter:innen uneingeschränkt davon profitieren würden.
Um die genannten Kommunikationslücken der sowohl analogen als auch digitalen Kanäle zu schließen und eine effektive Kommunikationsstrategie umzusetzen, bedarf es einer Lösung, die die Vorzüge digitaler Kanäle nutzt und gleichzeitig die Bedürfnisse aller Mitarbeiter:innen im Blick behält. Diese Lösung muss somit mobil anwendbar sein und einen effizienten, schnellen und unkomplizierten Informationsaustausch ermöglichen. Schaut man sich die aufgelisteten digitalen Kanäle an, werden einige davon meist am PC genutzt. Eine Mitarbeiter-App hingegen ist eine Lösung, die die Vorteile der Digitalisierung ausschöpft und gleichzeitig eine breite Zugänglichkeit gewährleistet. Denn zwei Drittel der Weltbevölkerung besitzen ein Handy und sind somit mobil erreichbar (Digital 2022 Global Overview Report).
Das gesuchte Puzzle-Teil der internen Kommunikationsstrategie: Eine Mitarbeiter-App
Twenty20/@justingovender_
Für eine ganzheitliche IK-Strategie ist ein mobiles Tool erforderlich, das alle mit allen verbindet. Mit einer Mitarbeiter-App am Smartphone können Informationen über ein Social Intranet in Echtzeit übermittelt werden, ohne dass es zu Verzögerungen wie bei gedruckten Medien kommt. Mitarbeiter:innen können von überall darauf zugreifen, sei es etwa im Büro, im Home-Office, auf der Baustelle oder unterwegs. Dies gewährleistet eine zeitnahe und effiziente Kommunikation.
Durch die Schaffung dieses transparenten Informationsflusses wird auch das Engagement der Mitarbeiter:innen gefördert und sie können auf Inhalte in Form von Kommentaren und Reaktionsmöglichkeiten reagieren. Innerhalb der Mitarbeiter-App kann ein Berechtigungskonzept dafür sorgen, dass bestimmte Personen entweder an die gesamte Belegschaft oder einzelne Abteilungen, Standorte oder Teams kommunizieren können. Gerade wenn Informationen nur für einen bestimmten Personenkreis relevant sind, unterstützt dies die zielgerichtete Kommunikation.
Auch kommt das Thema (Daten-) Sicherheit bei der Nutzung einer solchen App nicht zu kurz. Denn eine Mitarbeiter-App wie d.velop connect erstellt kein User-Tracking und das Smartphone wird nicht ausgelesen. Auch auf persönliche Daten wie das Handy-Kontaktbuch oder private Dokumente hat die Mitarbeiter-App keinen Zugriff. Eine DSGVO-konforme Nutzung auf dem privaten Gerät ist somit möglich. Zudem werden die (betriebsinternen) Inhalte innerhalb der App durch eine verschlüsselte Verbindung und ein Authentifizierungsverfahren vor unbefugten Dritten geschützt.
Weitere Informationen rund um die Herausforderungen einer ganzheitlichen IK-Strategie und spannende Insights über eine Mitarbeiter-App und deren Funktionen erhalten Sie in unserem Webinar.
Doch zurück zur Eingangsfrage: Gibt es das eine Kommunikationstool, das alle Probleme löst?
Fazit: Eine Mitarbeiter-App macht Ihre IK-Strategie komplett
Die Antwort aus meiner Sicht: Ein Kommunikationstool, wie etwa eine Mitarbeiter-App, wird nicht alle anderen Tools ablösen können. Vielmehr sollte sie als fehlendes Puzzle-Teil für eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie im Unternehmen ergänzt werden. Sie schlägt aufgrund ihrer mobilen Anwendungsmöglichkeit die notwendige Kommunikationsbrücke und ermöglicht somit der gesamten Belegschaft einen Zugang zu transparenter und effizienter Kommunikation.
David Aalbers ist Head of Product Sales bei d.velop. Als Fan mobiler Apps ist er gemeinsam mit seinem Team ständig auf der Suche nach neuen Trends und arbeitet an Möglichkeiten, HR-Prozesse zu digitalisieren und voranzutreiben.
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