Mit digitalen Tools die Unternehmenskultur stärken

Wie Unternehmen mithilfe von digitalen Tools das Miteinander stärker in den Fokus rücken können, erläutert Ute Hildebrandt, Managing Director of Continental Europe bei Hotwire.

Ob gesetzliche Pflicht oder nicht – viele Unternehmen haben sich mit dem Homeoffice arrangiert oder begrüßen es sogar. Eines dürfen sie aber nicht übersehen: Potenziell negative Folgen für die Unternehmenskultur. Denn wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht mehr im Büro sehen, spontane Gespräche und gemeinsame Aktivitäten wegfallen, kann das Betriebsklima schnell in den Keller sacken. 

Wie viel Zeit verbringt man während der Arbeit tatsächlich damit, zu arbeiten? An besonders intensiven Tagen mit knappen Deadlines oder wichtigen Terminen ist es sicherlich die volle Zeit. An anderen Tagen legen wir dagegen zwischendurch öfter mal Pausen ein, holen eine Tasse Kaffee und unterhalten uns mit den Kolleginnen und Kollegen.

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Solche regelmäßigen Kurzpausen wirken sich bekanntermaßen positiv auf die Gesundheit und Produktivität aus, sie haben aber noch eine weitere Funktion: Sie fördern das Gemeinschaftsgefühl unter den Angestellten – ob sie sich dabei über eine besonders knifflige Aufgabe oder ihren letzten Urlaub austauschen, ist erst einmal egal.

Wenn jedoch ein Großteil der oder sogar alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alleine Zuhause arbeiten, entfallen diese spontanen Gespräche oft. Und das gilt genauso für andere Aspekte, die ebenfalls wichtig für die Unternehmenskultur sind: Angefangen bei kurzem Feedback von der Chefin zu geleisteter Arbeit über die Möglichkeit, nebenbei Kolleginnen und Kollegen zuzuhören und von ihnen zu lernen, bis hin zu gemeinsamen Teamabenden.

Unternehmenskultur bedarf heute bewusster Anstrengung

So manche Chefinnen / Chefs oder Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter mögen darin keinen Nachteil sehen – oder sehen sogar überwiegend Vorteile in der Arbeit im Homeoffice. Unternehmen sollten trotzdem nicht den Fehler machen und ihre Kultur aufgrund der veränderten Umstände vernachlässigen – im Gegenteil: Es ist wichtiger denn je, sich bewusst zu machen, was die eigene Unternehmenskultur ausmacht und diese noch stärker zu fördern. Denn laut einer Studie von Hotwire ist eine schlechte Firmenkultur für fast jeden zweiten Befragten (45 Prozent) ein Grund, den Job zu wechseln.

Wie aber können Unternehmen in Zeiten von hybrid und remote Arbeit ihre Kultur nicht nur anpassen, sondern auch stärken? Die Antwort: Mithilfe von Technologie. Mehr als zwei Drittel der Studienteilnehmerinnen / -Teilnehmer (68 Prozent) glauben an einen positiven Einfluss digitaler Tools auf die Unternehmenskultur. Wichtig dabei ist, Technologie nicht nur um ihrer selbst willen einzuführen, sondern stets ein konkretes Ziel zu verfolgen. Damit das gelingt, sollten Führungskräfte einige Punkte beachten:

• Bedürfnisse kennen

Was wollen und, vor allem, was brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um ihre Arbeit gut zu erledigen? Das lässt sich nicht pauschal sagen, sondern kommt immer auf ihre spezifischen Aufgaben und Arbeitsweisen an – müssen die Teams beispielsweise viele Informationen in Echtzeit miteinander teilen? Oder arbeiten sie individuell an Komponenten eines Projekts, die später zusammenpassen müssen? Mit den richtigen Lösungen können Unternehmen Reibungen minimieren und Prozesse effizienter gestalten, sodass die Zusammenarbeit einfacher und insgesamt besser gelingt. Und wie findet man diese richtigen Lösungen? Indem man seine Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter einfach mal dazu befragt und sie aktiv einbindet.

• Nicht übertreiben

Die immer größer werdende Auswahl an digitalen Tools bietet Unternehmen mittlerweile nahezu jede Funktion, die sie sich wünschen können. Gleichzeitig gilt es aber abzuwägen: Ist tatsächlich eine neue Lösung notwendig oder verfügt eine bereits implementierte über ein gewünschtes (oder ähnliches) Feature? Zu viele Tools – für mehr oder minder die gleiche Aufgabe – führen nur zu unnötiger Komplexität und Verwirrung zwischen den Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter. Ob für Videokonferenzen, Projektmanagement oder Chatten – in der Regel ist eine einzige Anwendung vollkommen ausreichend. Gut die Hälfte der Befragten (54 Prozent) spricht sich in der Studie dafür aus, die Anzahl der digitalen Tools auf das Nötigste zu beschränken.

• Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter bei neuen Lösungen unterstützen

Apropos neue Tools: Vielleicht wünschen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter sich nur eine neue Lösung, weil sie gar nicht wissen, was die vorhandene Software alles kann? Das wäre kein Wunder: 46 Prozent der Befragten bemängeln, dass sie bei der Einführung neuer Anwendungen keine ausreichende Einweisung erhalten. Gerade, wenn Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter nicht schnell mal eben ihren Sitznachbarn fragen oder sich hilfreiche Kniffe abgucken können, ist es entscheidend, ihnen eine umfassende Einführung in die wichtigsten Tools sowie Tipps und Tricks anzubieten.

• Rituale schaffen & pflegen

Anleihen aus der agilen Welt wie Dailies oder Retros sind mittlerweile in der neuen remote und hybrid Welt weit verbreitet. Sie sind ein Beispiel für kulturstiftenden Rituale, die durch Technologie und Tools befördert werden. Warum nicht auch virtuelle Lunch & Learn Sessions einplanen, die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter in ihrer Entwicklung unterstützen und dabei Kultur fördern? Wichtig dabei ist darauf zu achten, dass die Formate so gleichberechtigt wie möglich funktionieren. Gerade hybride Formate und Rituale können zur Stolperfalle werden, da beispielsweise die zugeschalteten Personen weniger mitbekommen und so ein Zweiklassen-Erlebnis entsteht. Sich dessen bewusst zu sein und in der Planung mitzudenken, ist wichtig.

• Vertrauen als Grundlage der Arbeit

Bei aller Begeisterung für digitale Tools müssen Unternehmen aber auch darauf achten, dass sie die richtige Basis für diese legen. Diese Basis ist Vertrauen – und das gilt für alle Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter, ob sie remote, hybrid oder im Büro arbeiten. Andernfalls bekommt die Belegschaft schnell das Gefühl, dass sie mithilfe von Tools kontrolliert und überwacht werden soll, was ihrer Motivation wenig zuträglich ist. Stattdessen sollten Managerinnen / Manager klare, transparente Ziele setzen. Wie diese erreicht werden, ist zuerst die Verantwortung der Teammitglieder.

Gleichzeitig sollten sie ihrem Team das Gefühl vermitteln, dass es jederzeit um Hilfe und Unterstützung bitten kann (und diese erhält), ohne dafür „bestraft“ zu werden. Ein Team sollte im Idealfall ein „Safe Space“ sein, in dem offen kommuniziert, kritisiert und Tool-agnostisch gemeinsam um die beste Lösung gerungen wird.

Fazit

Wenn Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter sich immer weniger oder gar nicht mehr persönlich begegnen, müssen Unternehmen ihre Kultur an die neuen Begebenheiten anpassen. Das bedeutet vor allem, die Grundlage zu schaffen, damit die Angestellten einerseits gut miteinander arbeiten, andererseits den Kontakt zueinander halten können. Digitale Tools sind dafür ein wichtiges Hilfsmittel, solange sie richtig eingesetzt werden. Das heißt: Sie orientieren sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter, überfordern diese nicht und dienen nicht ihrer Kontrolle. Tools entfalten ihre volle Wirkung nur, wenn sie auf Basis gegenseitigen Vertrauens eingesetzt werden. Erst dann haben die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter die Freiheiten, die sie brauchen, um ihre beste Arbeit zu leisten.

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Ute Hildebrandt

Ute Hildebrandt ist Managing Director of Continental Europe und Geschäftsführerin von Hotwire Deutschland. Seit Jahrzehnten steuert sie integrierte Kommunikationsprogramme für eine Vielzahl von Kunden und verfügt über fundierte Erfahrung in digitaler, integrierter Unternehmens- und Markenkommunikation.

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