In drei Schritten zur Speak-up Kultur

Wie Arbeitgebende in drei Schritten Vertrauen aufbauen und eine gesunde Speak-up Kultur etablieren, erläutert Marvin Homburg von Evermood.

Die Unternehmenskultur beeinflusst nicht nur die allgemeine Arbeitsatmosphäre, sondern auch die Motivation und Produktivität von Beschäftigten. Für Personalverantwortliche hat sie daher eine große Bedeutung. Ein hier bewährtes Modell ist die Speak-up Kultur, die viele Vorteile mit sich bringt und das Arbeitsleben der Beschäftigten nachhaltig verbessert. In diesem Beitrag geht es um die Vorteile und Eigenschaften einer Speak-up Kultur und darum, wie Arbeitgebende in drei Schritten Vertrauen aufbauen und eine gesunde Speak-up Kultur im Unternehmen etablieren.

Speak-up Kultur und ihre Vorteile

Der Begriff Speak-up Kultur bezeichnet eine Umgebung, in der Mitarbeitende auch sensible Themen offen und ohne Angst vor negativen Konsequenzen kommunizieren können. Zwar kann es für Führungskräfte erst einmal unbequem erscheinen, wenn Angestellte sagen, was sie wirklich denken. Doch niemand kennt die Abläufe in einzelnen Geschäftsbereichen so gut, spricht mit so vielen Kunden und erkennt Schwachstellen früher als die Menschen, die tagtäglich operative Arbeit leisten. Hinzu kommt, dass schwelende interpersonelle Konflikte oder nicht geahndetes Fehlverhalten dramatische Folgen für die Betroffenen haben können, wie zum Beispiel physische und psychische Beschwerden.

In einer Speak-Up Kultur beugen Unternehmen aber nicht nur den genannten Risiken vor, sondern profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht: Gerade kritisches Feedback von Angestellten ist besonders wertvoll für die Weiterentwicklung in allen Geschäftsbereichen. Zudem fördert eine positive Arbeitsumgebung sowohl die Motivation als auch die Produktivität der Mitarbeitenden, was Unternehmen grundsätzlich erfolgreicher macht.

Doch nicht nur Unternehmen kommt eine funktionierende Speak-up Kultur zugute. Denn Beschäftigte fühlen sich in einer solchen Umgebung wertgeschätzt und sicher. Zudem werden Anliegen von Mitarbeitenden nicht einfach totgeschwiegen, sondern offen kommuniziert und diskutiert. Auch die psychische Gesundheit wird im Rahmen einer solchen Unternehmenskultur gefördert, da das Thema zum Beispiel durch Kommunikationskampagnen offen und konstruktiv behandelt wird. In einer etablierten und gesunden Speak-up Kultur identifizieren sich zudem Mitarbeitende stärker mit ihrem Job und bleiben länger im Unternehmen.

Zeichen für eine Speak-up Kultur

Woran aber erkennen Führungskräfte, ob im Unternehmen eine Speak-up Kultur herrscht? Einige Verhaltensweisen von Mitarbeitenden bieten gute Anhaltspunkte dafür, dass bereits viel Vertrauen besteht:

• Mitarbeitende präsentieren in Meetings risikoreiche oder noch nicht getestete Ideen.
• Wenn ein Projekt scheitert, findet eine offene Diskussion über die Gründe statt und das Team reflektiert gemeinsam die Learnings.
• Teammitglieder widersprechen ihren Führungskräften und kritisieren sie konstruktiv.
• Mitarbeitende opfern freiwillig Zeit und Ressourcen, um einem Teammitglied zu helfen.
• Es finden sich Freiwillige für Aufgaben, auch wenn diese Personen sich auf dem Gebiet nicht auskennen oder die Aufgabe zum ersten Mal übernehmen.
• In schwierigen Situationen oder unter Stress wird es allgemein akzeptiert, Emotionen zu zeigen und insbesondere Schwäche zuzugeben.
• Mitarbeitende trauen sich, auch Bedenken zu schwierigen Themen wie Vorurteilen, Diskriminierung oder Mobbing anzusprechen.

Psychological Safety als Voraussetzung

Bevor Mitarbeitende das Gefühl haben, am Arbeitsplatz immer ehrlich sein zu können, müssen sie erst einmal Vertrauen aufbauen. Dieses Gefühl wird unter dem Begriff psychological safety zusammengefasst und bezeichnet eine vollkommen angstfreie Umgebung.

Google hat untersucht, welche Faktoren Teams erfolgreich machen und herausgefunden, dass psychological safety der mit Abstand wichtigste Faktor für erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Es mag einfach klingen, in einem vertrauten Team Risiken einzugehen. Denke jedoch beispielsweise an dein letztes Meeting: Hattest du wirklich das Gefühl, dass du ohne Scham fragen kannst, was eigentlich das Ziel des gemeinsamen Projektes ist? Oder hast du dich dafür entschieden, lieber keine Fragen zu stellen, die dich als inkompetent erscheinen lassen könnten? Leider entscheiden wir uns häufiger für diese Selbstschutzstrategie, auch wenn sie erwiesenermaßen die Zusammenarbeit erschwert.

Psychological safety bringt viele Vorteile mit sich: Je sicherer sich die Mitglieder eines Teams fühlen, desto eher gestehen sie Fehler ein. Sie kooperieren häufiger und übernehmen mehr Verantwortung sowie neue Rollen. Aber auch außerhalb des Teamkontexts profitiert das Unternehmen – denn Mitarbeitende kündigen seltener, nehmen bereitwilliger Ideen und Innovationen an, bringen durchschnittlich mehr Gewinn ein und werden von ihren Führungskräften doppelt so häufig als effektiv bewertet.

Eine Speak-up Kultur ist abhängig von Normen und Erwartungshaltungen

Für gewöhnlich sind Mitarbeitende eher verschlossen. Studien zeigen zum Beispiel, dass mehr als die Hälfte aller Betroffenen schweigen, wenn sie am Arbeitsplatz Benachteiligung erfahren. Wieso werden so viele Fälle nicht gemeldet? Prinzipiell gibt es zwei Dimensionen, die darauf einwirken, ob Menschen das Risiko eingehen, über kritische Themen zu sprechen – die Persönlichkeitsausprägung des Individuums und situative Umgebungseinflüsse. Introvertierte oder schüchterne Personen bringen von Natur aus weniger Bereitschaft mit, Probleme anzusprechen. Parallel dazu kann die Angst vor Sanktionen oder “sozialen Kosten” auch auf extrovertierte Personen viel Druck ausüben.

Studien belegen jedoch, dass starke Normen und Erwartungshaltungen den Einfluss der Persönlichkeitsausprägung außer Kraft setzen können: Wenn Mitarbeitende für ihre Aussagen negative Konsequenzen fürchten, trauen sich auch extrovertierte Menschen mit einer hohen Risikobereitschaft nicht mehr, Missstände zu benennen.

Andererseits zeigt sich auch, dass sich Teammitglieder generell häufiger äußern, wenn sie das Gefühl haben, dies werde von ihnen erwartet. Sobald im Unternehmen klar kommuniziert wird, dass eine Speak-up Kultur gewünscht ist, melden sich alle Persönlichkeitstypen häufiger zu Wort. Die Dimension der situativen Umgebungseinflüsse ist demnach bei Weitem bedeutender als die Persönlichkeitsausprägung der einzelnen Mitarbeitenden.

Das APE-Modell: Speak-up Kultur erfolgreich etablieren

Es ist keine leichte Aufgabe, eine Kultur zu schaffen, in der Mitarbeitende sagen, was sie wirklich denken. Aber für Unternehmen liegt darin die Chance, mit zufriedeneren und gesünderen Angestellten mehr Erfolge zu erzielen.

Das APE-Modell hilft in drei Schritten, eine Speak-up Kultur im Unternehmen zu schaffen.

Schritt 1: Awareness schaffen

Der grundlegende Schritt beginnt mit einer klaren Kommunikation der Unternehmenswerte: Erklärt ein Unternehmen zum Beispiel auf dem Papier die Gleichstellung der Geschlechter, Religionen, Generationen und kulturellen Hintergründe aller Mitarbeitenden zum Ziel, so muss die Förderung dieser Diversität auch als fester Bestandteil der Unternehmenskultur immer wieder kommuniziert werden.

Das bedeutet auch, Werte und einen Code of Conduct schriftlich festzuhalten, um bei allen Mitarbeitenden ein Bewusstsein für diese Grundsätze zu schaffen. Beispielsweise können neue Mitarbeitende darum gebeten werden, bei Vertragsbeginn den vereinbarten Code of Conduct zu lesen und sich mit einer Unterschrift dazu zu bekennen.

Dieser Schritt beinhaltet auch eine Null-Toleranz Politik bei Verstößen gegen den Code of Conduct, damit die Unternehmenswerte mit der Zeit nicht verwässern, sondern gelebt werden. Auch die Prozesse im Umgang mit kritischem Feedback oder der Meldung von Fehlverhalten, müssen transparent an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. Im Idealfall können Betroffene, aber auch Beobachtende von problematischem Verhalten dieses sofort als unangemessen einordnen und wissen, was zu tun ist.

Denkbar sind auch interne Kampagnen, die für mehr Respekt im Umgang miteinander werben. Die Wahrscheinlichkeit, dass Konflikte früher angesprochen und Missstände schneller aufgedeckt werden, steigt durch Awareness im Unternehmen beträchtlich. Hier ist es insbesondere wichtig, Mitarbeitende für das Thema Speak-up Kultur zu sensibilisieren und den Mehrwert hervorzuheben.

Schritt 2: Prozesse etablieren

Im zweiten Schritt des APE-Modells müssen Unternehmen Kompetenz und Prozesse im Umgang mit Meldungen von Mitarbeitenden entwickeln. Es ist nicht immer einfach, im Ernstfall die richtigen Worte zu finden und die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Deswegen sollten Führungskräfte in Schulungen auf diese Situationen vorbereitet werden, zum Beispiel indem sie in Rollenspielen ein vertrauliches Gespräch nachempfinden.

Außerdem sollten im Vorfeld klare Abläufe vereinbart werden: Welche Managementebene wird bei welchen Vorfällen eingebunden? Gibt es ausreichenden Zugang zu psychologischer Hilfe? Wer fungiert bei Bedarf als Mediator*in? Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass kritisches Feedback niemals einfach im Sande verläuft – das wäre ein fatales Zeichen für alle Mitarbeitenden und beschädigt das Vertrauensverhältnis nachhaltig. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden, denen Unternehmen unbedingt nachkommen sollten.

Schritt 3: Engagement fördern

Anschließend können Unternehmen auf den beiden Stufen Awareness und Prozesse aufbauen und endlich die Früchte ihrer harten Arbeit ernten. Mitarbeitende vertrauen nun darauf, dass ihr Anliegen ernst genommen und fair gehandhabt wird. Sie spüren die psychological safety im Unternehmen und wissen, dass ihre Anregungen erwünscht sind und sie bei Fehlverhalten nicht schweigen oder wegschauen sollten. Diese Umgebung bietet ideale Voraussetzungen für mehr Engagement und eine echte Speak-up Kultur.

Was nun noch fehlt sind Angebote, mit denen sich Mitarbeitende so niederschwellig wie möglich mitteilen können. Um auf die unterschiedlichen Vorlieben der diversen Persönlichkeitstypen einzugehen, bedarf es dabei verschiedener Kommunikationskanäle. Während extrovertierte Menschen von sich aus eine Bereitschaft mitbringen, auch unangenehme Themen anzusprechen, zögern viele introvertierte Mitarbeitende bei diesem Schritt. Zur Unterstützung können Unternehmen verschiedene Strukturen schaffen, um das Engagement im letzten Schritt des APE-Modells zu fördern:

• Regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft lassen das Vertrauen langsam wachsen und fördern einen ungezwungenen Austausch. In solchen one-on-ones, beispielsweise im Zwei-Wochen-Takt, darf gern auf eine Agenda verzichtet werden und fachliche Themen sollten nur am Rande zur Sprache kommen. Häufig öffnen sich Mitarbeitende in solchen Gesprächen noch einmal ganz anders und geben letztendlich sehr ehrliches Feedback.
• Manchmal fällt es schwer, Probleme im Team mit der direkten Führungskraft anzusprechen. Daher kann es helfen, unterschiedliche betriebliche Anlaufstellen als Kontaktperson anzubieten. In großen Unternehmen kann das beispielsweise der Betriebsrat sein, in kleineren eine Ansprechperson in HR. Idealerweise gibt es eine von den Mitarbeitenden gewählte Vertrauensperson.
• Alle Kommunikationswege, mit denen das Risiko von negativen Konsequenzen und Repressalien für die meldende Person minimiert werden können, erweisen sich als großer Hebel auf dem Weg zu mehr Mitarbeiterengagement. Anonyme schriftliche Kommunikationskanäle erleichtern Mitarbeitenden den ersten Schritt. Hier kann auch eine direkte anonyme Kommunikation mit einer Kontaktperson in Frage kommen. So besteht nach einer Meldung auch weiterhin die Möglichkeit, Hilfe und Rat zu erhalten und das Anliegen wenn möglich aufzuklären.
• Generell gilt: Jede/-r Mitarbeitende ist anders. Unternehmen sollten daher möglichst viele verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen. Ob per Telefon oder E-Mail, persönlich oder anonym – jeder Hinweis und jedes Feedback ist besser als die bisherige “Blackbox”. Nur so können sich Unternehmen kontinuierlich verbessern.

Für Unternehmen liegt in einer Speak-up Kultur die Chance, mit zufriedeneren und gesünderen Angestellten mehr Erfolge zu erzielen. Die Arbeitgeberattraktivität wird gestärkt, die Innovationskraft wächst und Imageschäden sowie finanzielle Risiken können vermieden werden. Wer dem APE-Modell Schritt für Schritt folgt, wird sukzessive Verbesserungen in der eigenen Kultur bemerken – und mit Mitarbeitenden belohnt, die gerne ins Büro kommen.

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