Hushed Hybrid: Mit Erlaubnis der direkten Führungskraft unter der Hand mehr im Homeoffice arbeiten, als es die Unternehmensvorgaben erlauben. Für Büroarbeitende ist dieser Trend in Zeiten der vermehrten Rückkehr ins Office attraktiv geworden. Ivan Cossu, CEO von deskbird, erläutert, was dieses Phänomen für Unternehmen bedeutet und wie sie damit umgehen können. HR spielt dabei eine Schlüsselrolle.
Aktuell rufen viele Unternehmen, darunter auch namhafte Konzerne, ihre Mitarbeitenden wieder zurück in die Büros – oft mit starren Regeln. Viele Teams haben sich jedoch an die Vorteile hybriden Arbeitens gewöhnt, weshalb das Management mit solchen Entscheidungen oft auf Unverständnis und dadurch bedingt geringeres Engagement stößt. Während die Geschäftsführung damit kämpft, die Performance hochzuhalten und die Unternehmensidentität zu wahren, sehen viele direkte Führungskräfte jedoch ein ganz anderes Problem: die Gefahr, Talente an flexiblere Unternehmen zu verlieren.
Um eine schnelle Lösung bemüht, genehmigen sie ihren Teammitgliedern daher mehr Homeoffice, als eigentlich vorgeschrieben ist. Die Probleme: schlechte Planbarkeit von Ressourcen wie Büroräumen und Energie sowie Unzufriedenheit durch wahrgenommene Ungleichheit zwischen den Teams. Ist Hushed Hybrid also ein Problem für Unternehmen – oder fehlt nur der richtige Blickwinkel?
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Flexibilität statt starrer Regeln
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Der Trend zu Hushed Hybrid zeigt eindeutig die Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt: Anstelle starrer Vorgaben sind Flexibilität und Individualität gefragt, um mit dem Wunsch nach Homeoffice umgehen zu können oder den Trend direkt umzukehren. Der Fokus sollte dabei auf den Ergebnissen liegen und nicht auf reiner Präsenzzeit. Gleichzeitig muss aber auch eine gewisse Planbarkeit durch klare Richtlinien gegeben sein, damit zum Beispiel Unternehmen ihre Ressourcen effizient planen und Mitarbeitende ihre Hybridarbeit bestmöglich koordinieren können.
Denn sind Hushed Hybrid-bedingt stets weniger Personen im Büro als eigentlich vorgesehen, sind die verfügbaren Flächen schnell zu groß und Teammitglieder arbeiten mitunter ineffizienter zusammen, weil sie sich verpassen. Aber wie findet man heraus, was im eigenen Unternehmen konkret gebraucht wird? Gefragt ist die richtige Mischung aus persönlicher Kommunikation über die Bedürfnisse im Team und einem datenbasierten Ansatz.
Hushed Hybrid trifft HR
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HR ist gefordert, die richtige Mischung aus Flexibilität und Transparenz zu schaffen. Die Personalerinnen / Personaler im Unternehmen sollten in ihrer Vermittlerrolle klare Richtlinien für hybride Arbeit fördern, um dem Wunsch der Arbeitgebenden nach mehr Präsenz nachzukommen. Gleichzeitig müssen sie aber genügend Freiräume bieten, um individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen. Das ist eine Gratwanderung, die nur mit der richtigen Kommunikation gelingen kann.
Durch den Aufbau einer offenen Kommunikationskultur kann HR Mitarbeitende ermutigen, ihre Arbeitspräferenzen offen mitzuteilen, etwa im direkten Feedback oder in anonymen Umfragen. Dadurch verstehen Führungskräfte besser, wie ihre Teams produktiv bleiben, und können dies an das Management weiterleiten. Denn wer sich gehört fühlt, ist auch weniger geneigt, bestehende Regeln zu umgehen.
Schulungen für Leader, etwa zu Kommunikations- und Feedbackkompetenz, können außerdem helfen, Missverständnisse oder ungleiche Erwartungen zu minimieren. Um das Mitarbeiterengagement weiter zu stärken, eignen sich auch Präsenz-Events, die den Mehrwert der Arbeit im Office vergrößern. Auf diese Weise wird die Arbeit vor Ort wieder interessanter, was Hushed Hybrid vorbeugt.
Tech und Transparenz
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Digitale Lösungen bieten eine Unterstützung der HR-Abteilung beim Umgang mit Hushed Hybrid, indem sie die Präferenzen der Mitarbeitenden offenlegen und gleichzeitig dabei helfen, die Einhaltung hybrider Richtlinien zu tracken sowie Abweichungen zu kommunizieren und abzusegnen. Tools für das Workplace Management fördern etwa Transparenz, wenn Teams ihre Arbeitsorte darin eintragen und ihre Woche planen. So fällt die Abstimmung mit den Kolleginnen / Kollegen leichter und alle wissen, wer wann einen Schreibtisch im Büro benötigt. Wichtig dabei: Die Buchungsdaten dürfen nicht zur starren Kontrolle von Hybrid-Regeln genutzt werden, sondern vielmehr dafür, Gespräche über Wünsche und Ideen im Team anzuregen.
Durch die Buchungen und Koordination verbessern die Tools aber nicht nur die Zusammenarbeit im Team. Workplace Managerinnen / Manager erkennen durch die Analyse von Buchungsmustern für Arbeitsplätze und Meetingräume auch, welche Bereiche besonders oder weniger stark genutzt werden. Daraus lassen sich Prognosen ableiten, wann und wo Mitarbeitende arbeiten wollen und wie das Büro idealerweise gestaltet sein sollte. Denn entsprechen die Gegebenheiten vor Ort den tatsächlichen Bedürfnissen im Team, ist der Mehrwert der Büropräsenz deutlich größer.
Dieser Ansatz wirkt Hushed Hybrid auf natürliche Weise entgegen. Unternehmen profitieren ebenfalls, weil sie Leerstände und unnötige Kosten für zum Beispiel Energie vermeiden können. Für Führungskräfte wird weiterhin in den Tools sichtbar, wie Teams organisiert sind, ohne auf ständige Kontrollmechanismen zurückgreifen zu müssen. Zudem signalisieren der offene Umgang mit solchen Tools sowie eine vorwurfsfreie Kommunikation eine vertrauensvolle Haltung und das Interesse daran, die Arbeitsbedingungen zu optimieren.
Hushed Hybrid als Chance für Unternehmen
Der Trend Hushed Hybrid verdeutlicht, dass starre Rückkehrregelungen den Bedürfnissen moderner Arbeitskräfte oft nicht gerecht werden. Flexibilität, Vertrauen und ergebnisorientiertes Arbeiten sind die zentralen Ansätze, um dieser stillen Revolution zu begegnen. Tun Unternehmen dies aktiv, können sie aus dem Trend wertvolle Impulse gewinnen, um ihre Arbeitsmodelle und Unternehmenskultur zu überdenken und die Mitarbeitenden stärker in den Mittelpunkt zu stellen.
Digitale Tools helfen, die Bedürfnisse der Teams datenbasiert zu analysieren und Ressourcen gleichzeitig effizient zu managen. Hushed Hybrid muss also für Unternehmen kein Problem sein, sondern kann auch als Anreiz dienen, eine moderne, zukunftssichere Arbeitskultur zu etablieren, die Engagement und Leistung gleichermaßen fördert.
Ivan Cossu ist Co-Founder und CEO von deskbird, einem Schweizer Technologieunternehmen, das ein userorientiertes Tool für das digitale Arbeitsplatzmanagement entwickelt hat. Ivan ist Experte in Sachen koordinierter Hybrid Work und weiß genau, dass man damit im Unternehmen ideal Kosten sparen und die Produktivität fördern kann.
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