HR als Kommunikatoren, als Berater? Andrea Montua, Expertin für Interne Kommunikation, gibt Empfehlungen, wie HR diese Herausforderung meistern kann.
Ein vertrauensvolles Miteinander und verlässliche Absprachen sind wünschenswerte Faktoren für eine tragfähige Beziehung zwischen HR und Interner Kommunikation. Ein guter Schulterschluss zwischen den Bereichen sorgt für transparente Kommunikation und fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden ins Unternehmen. Von Kommunikatoren in Personal- und Kommunikationsabteilungen wird künftig allerdings nicht weniger als die aktive Entwicklung der (eigenen) Organisation verlangt. Hierzu benötigt werden völlig neue Skill-Sets, die für so Manchen einen großen Schritt aus der Komfortzone bedeuten können.
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Changeprozesse gehören mittlerweile zum Alltag und sind ständige Begleiter von Organisationen geworden. In den Change begleitenden Bereichen wie HR und Interner Kommunikation ist das besonders deutlich zu spüren. Kaum eine Rolle hat sich in den vergangenen Jahren so gewandelt, wie die der innerbetrieblichen Kommunikatoren. Ging es noch vor Jahren lediglich darum, die Belegschaft möglichst umfassend, aber unterhaltsam, mit einer Mitarbeiterzeitschrift oder einem Newsletter zu informieren, sind heute Skill-Sets bei den Beteiligten gefragt, die mit dem ursprünglichen Job von einst nur noch wenig zu tun haben.
„Verantwortliche in Kommunikations- und Personalabteilungen benötigen jetzt mehr denn je ein Skill-Set, das sie auch zur Beratung und Organisationsentwicklung befähigt.“
Andrea Montua
Vom Kommunikator zum Organisationsentwickler
Das Marktforschungsunternehmen Gallup stellt bei lediglich 15 Prozent der im Rahmen des Gallup Engagement Index befragten Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber fest. Alle anderen fühlten sich mäßig bis gar nicht verbunden.
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Mit solchen Werten ist es schwierig, in der VUCA-Welt zu bestehen. Steht dann noch ein Change ins Haus, kann aus einer komplexen Situation schnell eine komplizierte werden, wenn Mitarbeitende dem Change vielleicht sogar mit Widerstand begegnen.
Für die Teams aus Interner Kommunikation und HR bedeutet dieser Mix aus alten und neuen Herausforderungen eine umfassende Veränderung des Tätigkeitsfelds. Aufgaben werden strategischer und haben einen direkten und messbaren Einfluss auf Geschäftsprozesse. Nicht weniger als die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen steht in direktem Zusammenhang mit ihrer Arbeit.
Themen wie die Digitale Transformation und die Corona-Pandemie sorgen für zusätzliche Beschleunigung. Informationen müssen transparent und auf die Zielgruppen zugeschnitten und verlässlich vermittelt werden. Der Dialog ist nicht mehr eingleisig, wie einst über die Mitarbeiterzeitschrift, sondern bidirektional, via Social-Intranet-Apps und er muss konstant evaluiert und angepasst werden. All das führt dazu, dass Mitarbeiter heute gänzlich andere Skills brauchen als noch vor einigen Jahren.
Die Erfolgsfaktoren guter Kommunikation nach innen
Eine leistungsfähige Interne Kommunikation basiert auf vier Säulen:
1. Strategie
Kommunikateure müssen die Geschäftsführung als Treiber neuer Strategien positionieren und das Führungsteam als kommunikatives Vorbild aufstellen. Benötigt wird ein kluger Mix aus Top-down und Bottom-up Kommunikation, die sich an der Unternehmenskultur orientiert und auf Partizipation mit allen Stakeholdern setzt.
2. Kultur
Die Unternehmenskultur sollte analysiert und im besten Falle weiterentwickelt werden. Maßnahmen und Instrumente müssen auf die kulturellen Veränderungen hin angepasst werden.
3. Tools & Maßnahmen
Die Tools sollten zielgruppenpassend ausgewählt und eingesetzt werden. Über diese sollten alle Stakeholder, Förderer und Skeptiker sich gleichermaßen angesprochen und abgeholt fühlen. Alle Maßnahmen und Tools werden kontinuierlich evaluiert und angepasst.
4. Kreation
Hier gilt es, aufmerksamkeitsstarke Ideen und emotionale Implementierung von Inhalten und Themen umzusetzen und dabei die Zielgruppe fest im Blick zu behalten.
Alle Kollegen, die in diesen Segmenten arbeiten, benötigen grundlegende Fähigkeiten in all diesen Feldern. Eine strategische und zukunftsgerichtete Personalplanung kann dabei helfen, die vorhandenen Mitarbeitenden schon im Vorfeld fort- oder auszubilden und bei neuen Kollegen ein passendes Skill-Set zu berücksichtigen.
Die neuen Rollen haben es in sich
Um diese Säulen erfolgreich zu errichten und zu stützen, braucht es unterschiedliche Charaktere und Macher, etwa Schreiber und Technikversteher, Visionäre und Sinnstifter, Seismografen und Coaches.
Die Kommunikatoren in HR und der Internen Kommunikation sind, wenn sie gut aufgestellt sind, das Navigationssystem des Unternehmens in einem unübersichtlichen Alltag. Besonders, wenn Änderungen ins Haus stehen und für Verunsicherung sorgen. Sie haben Vorbildcharakter. Sie müssen praktizieren, was sie predigen und die Geschäftsleitung darin unterstützen, das ebenfalls zu tun.
Dazu müssen die Kommunikatoren als Sparringspartner und Berater auf Augenhöhe, für Führungskräfte und die Geschäftsleitung agieren können. Stellen Sie dafür die Weichen. Achten Sie aktiv auf größtmögliche Resilienz. Die Anforderungen aus den Teams und vonseiten der Geschäftsleitung kann besonders in geschäftlich schwierigen Zeiten eine Herausforderung sein.
Unsere Empfehlungen an HR
Es gibt leider keine Blaupause für den personellen und organisatorischen Aufbau Ihrer Kommunikations- und OE-Funktionen. Unsere Empfehlung: Legen Sie Ihr Hauptaugenmerk auf Rollenanpassung, denn Seismograf, Sparringspartner oder Umsetzer zu sein, erfordert Resilienz und ein „Growth Mindset“.
Liefern Sie relevante Informationen
Informieren Sie umfassend und verlässlich. Im besten Falle vermitteln Sie nur jene Inhalte, die für Ihre Mitarbeitenden mit Hinblick auf regionale oder thematische Bedürfnisse auch wirklich wichtig sind. Zudem müssen Kanäle müssen ausgewählt und betrieben werden.
Gehen Sie ins Gespräch
Mitarbeitende fühlen sich eher mitgenommen, wenn sie in Prozesse eingebunden werden und ihre Meinung Gehör findet. Immerhin weiß niemand so gut, wie, wann und auf welche Art Informationen am besten konsumiert werden können. Austauschformate und Kommunikationsinstrumente fördern dabei den Dialog und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Wechseln Sie die Perspektive
Für die Auswahl der optimalen Messages, Events oder Kanäle ist es wichtig, die Welt aus der Sicht der Mitarbeitenden zu sehen.
Unterstützen Sie Veränderungswillen
Veränderungen werden häufig als Bedrohung wahrgenommen, Mitarbeitende werden zu Skeptikern oder gar zu Widersachern eines Change-Projekts. Vertrauen in die Führungskräfte und die übermittelten Informationen kann hier viel zur Befriedung von Change-Prozessen beitragen.
Motivieren Sie
Eine gut strukturierte, lebendige und empathische Dialogkultur im Unternehmen ist wichtig und motiviert die Kollegen, engagiert, mit Freude und selbstverantwortlich zu arbeiten.
Fördern Sie das Teilen von Wissen
Erarbeitetes Wissen muss für alle zugänglich gemacht werden und Ihre Teams erwarten zu Recht Wertschätzung für Geleistetes. Beide Ziele können Sie mit dem Aufbau Ihrer Internen Kommunikation erreichen.
Coachen Sie Ihre Führungskräfte
Mehr denn je wollen und müssen Führungskräfte bei der Kommunikation unterstützt werden. Uns, die wir dieses Thema in der Verantwortung haben, kommt an dieser Stelle eine wichtige Funktion zu: Wir analysiert die Bedürfnisse des Führungsteams und unterstützen es im Alltag mit passenden Formaten oder Hilfsmitteln.
Der Change hat Einzug in unseren Alltag gehalten und er wird uns so schnell nicht verlassen. Eine gute Auswahl und Befähigung der Verantwortlichen im Bereich der Organisationsentwicklung kann viel dazu beitragen, Veränderungsprozesse konstruktiv und widerstandsarm im Unternehmen zu organisieren.
Andrea Montua ist Inhaberin von MontuaPartner Communications, einer Agentur für Interne Kommunikation & Change aus Hamburg. Seit 2004 begleitet sie gemeinsam mit ihrem Team mittelständische Unternehmen und Konzerne beim Aufbau und der Optimierung Interner Kommunikationsstrukturen und setzt Maßnahmen als verlängerte Werkbank um. Andrea Montua ist studierte Diplom-Kauffrau, Führungskräfte-Coach und seit mehr als 20 Jahren überzeugte Kommunikatorin. Foto: Tom Pingel, Hamburg
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