Low-Code ermöglicht es HR, ohne Programmierkenntnisse Geschäftsprozesse und Workflows digital abzubilden. Axel Ensinger, Co-CEO der JobRouter AG, beschreibt hier drei Anwendungsbeispiele.
Wiederkehrende Routineaufgaben wie die Verwaltung von Arbeitsverträgen oder das Bewerbungsmanagement binden in HR-Abteilungen wichtige Kapazitäten. Prozessautomatisierung kann Abhilfe schaffen, doch die Digitalisierung steht auch im Personalwesen meistens noch am Anfang: Laut der IDG-Studie „Digitalisierung im Personalwesen“ aus dem Jahr 2021 sehen rund ein Drittel der Befragten die eigene HR-Abteilung als eher schwach, schwach oder gar nicht digitalisiert. Die Gründe sind zahlreich: fehlende IT-Expertise und finanzielle Ressourcen, Bedenken in der Belegschaft sowie die Priorisierung von Digitalisierungsprojekten in anderen Abteilungen.
Low-Code-Digitalisierungsplattformen, die gleichermaßen Prozessautomatisierung, Daten- und Dokumentenmanagement verbinden, setzen genau hier an: Sie beziehen Mitarbeitende aus Fachabteilungen aktiv in die digitale Transformation mit ein und ermöglichen eine konsequente Ende-zu-Ende-Digitalisierung beliebiger Abläufe in Unternehmen. Durch die daraus resultierenden Zeitersparnisse entstehen in den Personalabteilungen freie Ressourcen, die für wichtige Aufgaben wie Recruiting, Mitarbeiterbindung und Talentförderung zur Verfügung stehen.
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Was ist Low-Code?
Low-Code ist eine visuelle, modellbasierte Methode für die Software-Entwicklung und Prozessautomatisierung. Das Besondere daran: Auch Anwendende ohne Programmierkenntnisse können mittels grafischer Benutzeroberfläche eigenständig Geschäftsprozesse und Workflows digital abbilden und umsetzen. Das entlastet nicht nur die IT-Ressourcen, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da diese ihre eigenen Prozessabläufe selbst automatisieren können.
Beispiel 1: Mitarbeiter-Onboarding
Transparenz und Informationsqualität spielen für ein erfolgreiches Onboarding eine entscheidende Rolle. Die begehrten Fachkräfte erwarten genau das: einen modernen und direkt verfügbaren Arbeitsplatz inklusive Arbeitsgeräte, einen schnellen und problemlosen Zugang zu IT-Systemen sowie die digitale Bereitstellung relevanter Informationen. Low-Code-Digitalisierungsplattformen nehmen Personalern dabei zeitraubende Aufgaben ab. Das kann wie folgt aussehen:
Schritt 1 – Datenerfassung: Relevante personenbezogene Daten eines neuen Mitarbeitenden erfasst die HR-Abteilung zentralisiert in der Software. Vorgefertigte Dokumente, Informationen sowie zu unterschreibende Unterlagen schicken sie mit wenigen Klicks aus der Plattform heraus per Mail an den neuen Mitarbeitenden.
Schritt 2 – Aufgabenverteilung: Anschließend benachrichtigen die Personaler über die Plattform innerhalb von Sekunden Vorgesetzte, Kollegen und Mentoren über den neuen Mitarbeitenden und teilen Aufgaben zu: von der Vorbereitung des Arbeitsplatzes über die Beschaffung von Handy, Laptop, Kreditkarte und eines Begrüßungsgeschenkes bis hin zur Einrichtung von Zugängen zum IT-Netzwerk.
Schritt 3 – Protokollierung: Ein automatisch erstelltes Onboarding-Protokoll dokumentiert, wer welche Informationen und Aufgaben im Zuge des Onboardings erhalten hat. Alle Dokumente archiviert die Software revisionssicher.
Beispiel 2: Digitale Personalakte
Bewerbungsunterlagen, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge und persönliche Daten – eine digitale Personalakte erhält alle relevanten Informationen über einen Mitarbeitenden. Über Digitalisierungsplattformen lassen sich diese gesetzeskonform ablegen und personalstrategische Maßnahmen ableiten. Damit sparen Unternehmen nicht nur Papier, sondern auch viel Zeit. So lassen sich unter anderem Tätigkeitsberichte automatisiert auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüfen, Rechnungsformulare mit den bereits erfassten Tätigkeitsnachweisen zusammenfassen und für den elektronischen oder postalischen Versand vorbereiten.
Mit der digitalen Personalakte erhalten Unternehmen zudem einen umfassenden Überblick über (Personal-)Daten. Diese Informationen eröffnen in der HR neue Möglichkeiten, um Mitarbeitende beispielsweise zielgerichtet weiterzubilden oder das Management bei strategischen Personalentscheidungen zu unterstützen.
Beispiel 3: Bewerbungsmanagement
Bis heute erhalten Personalabteilungen viele Bewerbungen per E-Mail, die sie an die verschiedenen Stellen intern weiterleiten – entweder per Mail oder auf Papier ausgedruckt. Das manuelle Handling kostet nicht nur Zeit, sondern verhindert auch eine übersichtliche und transparente Entscheidung. Eine individuelle und flexible Automatisierung aller oder einzelner Abläufe im Bewerbungsmanagement wird durch Low-Code-Digitalisierungsplattformen möglich. Ein Beispiel:
Schritt 1 – Bewerbungseingang: Mails, die über ein Bewerbungsportal eingehen, lassen sich zentralisiert sammeln. Alle berechtigten Mitarbeitenden haben Zugang und können die Unterlagen der Interessenten sichten. Mit wenigen Klicks leiten sie passende Bewerbungsunterlagen ohne Medienbruch an die entsprechende Abteilung beziehungsweise die zuständige Sachbearbeitung weiter.
Schritt 2 – Vorauswahl: Über die Plattform geben die Verantwortlichen Rückmeldung, ob eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch oder eine Absage versendet werden soll. Ihre Antwort können sie mit persönlichen Notizen ergänzen – beispielsweise, warum ein Kandidat nicht auf die Stelle passt oder ab wann Bewerbungsgespräche stattfinden können.
Schritt 3 – Bewerberkommunikation: Im letzten Schritt stehen der HR-Abteilung vorgefertigte Anschreiben zur Verfügung, die sie beliebig personalisieren oder anpassen kann. Mit wenigen Klicks sendet sie diese über die Plattform an den Bewerbenden zurück.
All-in-one statt Insellösungen
Für eine effiziente und lückenlose Prozessautomatisierung sollten HR-Abteilungen bei der Auswahl der Digitalisierungsplattform darauf achten, dass unterschiedliche Technologien und Prozesse miteinander verknüpfbar sind und nicht als Insellösungen abgebildet werden. Die Plattform sollte zudem uneingeschränkt in jede Systemlandschaft integrierbar sein. Dann ist das Personalwesen in der Lage, sich flexibel neuen und zukünftigen (digitalen) Anforderungen zu stellen und transformative Prozesse im Unternehmen anzustoßen.
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