Hier gehen Mitarbeitende wieder gern ins Office

Das Büro der Zukunft ist nicht statisch, es ist dynamisch und beweglich. Räume passen sich Bedürfnissen an. Julian Jost, CEO von Spacebase, gibt 6 Tipps, wie Sie das Office wieder attraktiv machen können.

Die vergangenen zweieinhalb Jahre Pandemie waren eine Zäsur für die Arbeitswelt. New Work rückt seitdem noch mehr in den Fokus und die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten – anfangs ein Muss, später in vielen Fällen optional und von zahlreichen Mitarbeitenden dankend angenommen – ist vielerorts zum Standard geworden. Und es hat durchaus seine Vorteile, die eigenen vier Wände für das Berufsleben nicht mehr verlassen zu müssen, zum Beispiel Zeitersparnis und Flexibilität sowie natürlich ein geringeres Infektionsrisiko. Es ist unübersehbar: Die Bedürfnisse hinsichtlich der Räumlichkeiten, in denen Beschäftigte arbeiten, haben sich verändert. Und: Mehr denn je wünschen sich Mitarbeitende flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten.

Gleichwohl hat die Arbeit von zu Hause aus auch Tücken. Die Erfahrung unterschiedlicher Firmen nach über zwei Jahren Homeoffice zeigt, dass innovatives Arbeiten im Team vielerorts abnimmt und Mitarbeitende häufig zu Einzelkämpfer/-innen vor dem eigenen Laptop werden. Beides ist wenig förderlich für den Unternehmenserfolg und kann Beschäftigte gar krank machen. Manch ein Unternehmen sieht die Lösung in der Rückkehr zum „Davor” – in einer Office-Pflicht. Doch es gibt durchaus originellere Wege, seine Angestellten zurück ins Büro zu holen und dies auf eine Art und Weise, mit der sie sich wohlfühlen und entsprechend Entscheidungsspielraum bestehen bleibt.

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Der Raum der Wünsche

Das Büro der Zukunft ist nicht statisch, es ist dynamisch und beweglich. Viele werden jetzt denken, Immobilien sind das unbeweglichste Objekt von allen. Ja, Immobilien als solche sind statisch, Arbeitsräume und -strukturen sind es jedoch nicht. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass wir aufhören müssen, Räume als unbeweglich, und sie stattdessen als wandelbare Orte betrachten müssen, die sich Bedürfnissen anpassen, wie beispielsweise in Harry Potters “Raum der Wünsche”.

Dieser versteht, was eine Person in einem konkreten Moment braucht und stellt eine entsprechende Umgebung parat. Ähnlich funktioniert es auch in der heutigen Arbeitswelt. Für Arbeitgeberinnen / Arbeitgeber ist es zunächst wichtig, zu verstehen, welche Arbeitsformen, die einzelnen Teams und Mitarbeitende bevorzugen. Gibt es besonders viele Fokuszeiten innerhalb der Teams, arbeiten sie viel gemeinsam und gibt es einen regelmäßigen Austausch untereinander, oder haben sie viele Kundentermine?

All diese Formen des Arbeitens stellen unterschiedliche Anforderungen an einen Raum und erfordern unterschiedliche Orte, an denen Mitarbeitende produktiv und ihren Bedürfnissen entsprechend arbeiten können. „Produktiv“ bezieht sich in diesem Zusammenhang auf den Ort, an dem die an diesem Tag vorhandene Form der Arbeit am besten funktioniert. Da es den Raum der Wünsche in dieser Form leider nicht gibt, müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, eine Balance zwischen verfügbaren Orten herzustellen und diese miteinander in Einklang zu bringen.

Sei es der eigene Firmensitz (Headquarter), das Homeoffice der Mitarbeitenden oder externe Treffpunkte wie Offsite Locations, Coworking Spaces oder das Café um die Ecke. Jeder Ort hat Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen. Ihre Kombination bildet jedoch eine produktive und moderne Arbeitsumgebung und die Basis einer flexiblen Workspace-Strategie.

Mit der Erkenntnis, dass Workspaces flexibel sind, stellt sich dennoch die Frage, wie man die Mitarbeitende gewinnt, ins “Office” zu kommen.

Mit diesen 6 Tipps machen Sie das Office wieder attraktiv

1. Begegnungsräume schaffen.

Pflanzen, Pendelleuchten, Helligkeit: Büroräume sind längst mehr als Computer, Tisch und Stuhl. Unternehmen tun gut daran, sie so zu gestalten, dass sich die Angestellten dort wohlfühlen. Rückzugsorte für Pausen gehören ebenso dazu wie wohnliche Elemente, die zum Verweilen und beispielsweise zum lockeren Brainstorming einladen. Daneben sollte es genauso auch minimalistisch eingerichtete Räume geben, in denen Mitarbeitende ruhig und konzentriert arbeiten und auch einmal die Tür schließen können. Immer alles unter der Prämisse: Arbeitsweisen sind dynamisch und flexibel und genau diesen Anforderungen müssen auch die neuen Begegnungsräume entsprechen.

2. Sensorische Anforderungen berücksichtigen.

Menschen sind hörende, sehende und fühlende Individuen im dreidimensionalen Raum. Alles um die Mitarbeitenden herum beeinflusst ihre Arbeitsweise, ihr Denken und ihr Fühlen. Bei der Gestaltung des Office sollte dies unbedingt berücksichtigt werden. Sitzt ein Mitarbeitender beispielsweise mit dem Rücken zur Tür, befindet er sich automatisch in Lauerstellung und wird sich schlechter konzentrieren können.

3. Werden Sie Gastgeberin / Gastgeber.

Mitarbeitende möchten „nach Hause” kommen. Ihnen ist daran gelegen, sich in ihrer Arbeitsumgebung wohl zu fühlen und gleichzeitig produktiv und effizient arbeiten zu können. Laden Sie die Angestellten ein, ihre Arbeit im Büro zu erledigen und kommunizieren Sie Vor- und Nachteile Ihrer Räume.

4. Der Zeitpunkt ist ausschlaggebend.

Es gibt in jeder Firma Zeitspannen, in denen es sinnvoll ist, vor Ort beisammen zu sein, zum Beispiel dann, wenn die Sales Performance und damit der Workload besonders hoch sind. Bestimmen Sie diese Zeiten anhand von Daten und Erfahrungswerten und planen Sie Office-Zeiten um diese Timings herum. Das lädt Mitarbeitende dazu ein, präsent vor Ort zu sein.

5. Gemeinsame Events und Aktivitäten planen.

Wenn Sie die wichtigen, firmeninternen Zeitspannen definiert haben, bieten Sie Ihren Angestellten innerhalb dieser zeitlichen Rahmen Events wie ein gemeinsame Mittagessen an. Bei diesen Get-Together-Zeiten sollte es möglich sein, auch remote teilzunehmen – von zu Hause oder von einem Coworking Space aus. Die Mitarbeitenden haben so eine individuelle Wahl, gleichzeitig lockt sie ein schönes Angebot wieder ins Büro.

6. Verbessern Sie sich stetig.

Die entwickelten Ansätze sollten nie in Stein gemeißelt sein. Holen Sie sich regelmäßig das Feedback der Belegschaft ein und verbessern das Angebot: Das Gros wünscht sich eher ein gemeinsames Walk&Talk als ein Mittagessen? Dann stellen Sie um. Neue Mitarbeitende bevorzugen ein hybrides Onboarding? Dann beschäftigen Sie sich mit der Implementierung von E-Learning-Tools.

Natürlich führt diese neue Flexibilität in der Arbeitswelt zunächst zu mehr Komplexität. Die Fragen nach dem Wo, Wie und Wann wir arbeiten, hat heute weit größere Dimensionen als viele annehmen. Trotzdem oder gerade deshalb können wir es mit entsprechenden freiwilligen Angeboten und Anreizen schaffen, Mitarbeitende zurück ins Büro zu holen, ohne die Keule der Büropflicht zu schwingen und Angestellte damit zu bevormunden.

Und dies sollte letztlich im Vordergrund stehen, denn Entscheidungen, die auf Freiwilligkeit basieren, sind Entscheidungen, die ein Mensch vertreten kann und mit denen er sich wohlfühlt. Mitarbeitende, die sich gut fühlen, sind am Ende zufriedener, gesünder und produktiver. Mit entsprechenden Arbeitsorten, die den neuen Anforderungen und Wünschen der Belegschaft entsprechen, ist ein wesentlicher Grundstein für eine „Rückkehr ins Büro” gelegt.

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Julian Jost

Julian Jost ist Co-Founder und CEO des 2015 in Berlin gegründeten E-Commerce- und Sharing-Economy-Unternehmen Spacebase für die Buchung von Arbeits- und Meetingräumen. Als Geschäftsführer verantwortet Jost die strategische Unternehmensentwicklung und Ausrichtung des Unternehmens. Foto: © Spacebase

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