Was können Unternehmen tun, um für ihre Kräfte die optimalen Rahmenbedingungen für Remote Work zu schaffen? Oliver Krüger von Personio gibt Tipps.
Nach fast zwei Jahren des Ausnahmezustands, zeigt sich mittlerweile ein differenzierteres Bild der Revolution der Arbeitswelt. Während laut einer Studie der Universität Leipzig in den Lockdowns bis zu 45 Prozent der Mitarbeitenden die Möglichkeit hatten, aus dem Homeoffice zu arbeiten, waren es im September nur noch 38 Prozent. Dabei möchte laut mehrerer Umfragen ein großer Teil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die neu gewonnene Flexibilität auch weiterhin in Anspruch nehmen.
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Der Heimarbeitsplatz, ebenso wie das virtuelle Arbeiten an sich, sind gekommen um zu bleiben.Wollen Unternehmen in der neuen Arbeitswelt langfristig erfolgreich sein, sollten sie sich eingehend mit den Herausforderungen ihrer Mitarbeitenden beim virtuellen Arbeiten auseinandersetzen. Insbesondere, da laut einer Personio-Studie fast ein Drittel der Arbeitnehmenden angeben, im Homeoffice unproduktiver zu sein. Die Ergebnisse unserer Umfrage unter 500 Personalentscheiderinnen / -entscheider und 2.000 Mitarbeitenden gibt Aufschluss darüber, an welchen drei Pain Points Verantwortliche dabei als Erstes ansetzen sollten.
Produktivitätskiller Nr. 1: Die leidende psychische und physische Gesundheit
Schon früh im Verlauf der Pandemie zeigte sich, dass nicht alle Homeoffices gleich sind und nicht alle Mitarbeitenden gleich gut mit der Situation zurechtkommen. Unsere Studienergebnisse zeigen: Nur knapp jede/r Zweite findet, dass ihr Arbeitgeber sie gut unterstützt hat in Bezug auf ihre psychische und physische Gesundheit. Das ist fatal, denn eine schlechte psychische Verfassung ist der meistgenannte Grund für eine sinkende Produktivität im Homeoffice.
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Was können Unternehmen dagegen tun?
Der erste Schritt sollte sein, Gesundheit zur Chefsache zu erklären. Die Unternehmensführung muss mit gutem Vorbild vorangehen, nur so kann eine neue Einstellung zu dem Thema im gesamten Unternehmen nachhaltig durchdringen. Zu den konkreten Maßnahmen zählen die Schaffung von Angeboten zur Selbsthilfe und dem Zugang zu professioneller Betreuung, zum Beispiel durch Apps wie Nilo.Health, Selfapy oder Therapychat. Jenseits des klassischen Betriebssports, der aktuell immer noch Einschränkungen unterliegen kann, können Yoga, Tai Chi, und andere Bewegungslehren, auch virtuell, gute Ergänzungen sein.
Gleichzeitig ist eine Sensibilisierung für das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz zum Beispiel durch Schulungen für das gesamte Unternehmen elementar. Nur so kann bei allen ein Bewusstsein geschaffen und sichergestellt werden, dass Gesundheit stets mitgedacht wird. Noch effektiver kann das Schaffen einer aus Mitarbeitenden bestehenden Arbeitsgruppe oder eines Komitees für Gesundheit sein, das Feedback aus der Belegschaft sammelt und an die Geschäftsführung weitergibt.
Produktivitätskiller Nr. 2: Sinkende Motivation und Moral
Aus den Augen, aus dem Sinn: Verstärktes virtuelles Arbeiten kann zu einer geringen Sichtbarkeit einzelner Mitarbeitender und dem Schwinden des Zusammengehörigkeitsgefühls in der Belegschaft beitragen. Begleitet wird das häufig von Gefühlen der Gleichgültigkeit, Resignation und Frust. Diese Emotionen wirken sich nicht nur negativ auf die Produktivität aus, sondern können schlimmstenfalls zur Kündigung des oder der betroffenen Mitarbeiters / Mitarbeiterin führen.
Was können Unternehmen dagegen tun?
Eng verbunden mit dem Thema der psychischen beziehungsweise mentalen Gesundheit, geht es bei den Themen Motivation und Moral vor allem um Sinnhaftigkeit, Selbstwirksamkeit und die Unternehmenskultur. Mitarbeitende können im Homeoffice durch mangelnden Austausch und Feedback das Gefühl verlieren, als Teil eines Ganzen auf ein sinnstiftendes Ziel hinzuarbeiten. Deshalb sollten Austauschformate für spezifische Anlässe, beispielsweise explizit zur Kollaboration ausgebaut werden.
Team-Events ermöglichen verteilt (sprich daheim, im Büro oder anderen Standorten) arbeitenden Teams virtuell oder vor Ort zusammenzukommen und die informellen Zusammenkünfte im Büro zu ersetzen. Unternehmen, die in Zukunft einen hybriden Ansatz haben, müssen darauf achten, dass alle Mitarbeitenden – sowohl jene im Büro als auch jene Zuhause – an allen Meetings teilnehmen können und dass die Kolleg:innen, welche sich remote einwählen, ebenso Gehör finden.
Produktivitätskiller Nr. 3: Tool-Chaos
Die Zunahme von virtueller Arbeit reduziert auch den direkten Austausch zwischen Personalerinnen / Personalern und Belegschaft. Die Lösung: digitale Tools, doch können diese, wenn nicht richtig eingesetzt, auch zu einem Mehr an Chaos führen. KMUs setzen schon heute durchschnittlich mehr als 40 Tools ein, von denen viele Personaldaten verarbeiten oder bei Personalprozessen zum Einsatz kommen. Dieses Tool-Chaos kann zu Zeitverschwendung, Verzögerungen und ungenutzten Potenzialen führen – wie dem Abspringen einer vielversprechenden Bewerberin, weil das Ausstellen eines Arbeitsvertrags zu lange dauert oder einem Datenleck bei sensiblen Informationen, weil sich das Widerrufen von Software-Zugängen beim Offboarding zu lange hinzieht. Dass die Vielzahl an digitalen Tools sich negativ auf die Produktivität auswirkt, zeigt auch unsere Studie.
Was können Unternehmen dagegen tun?
Jenseits von organisatorischen Maßnahmen erfordert das Problem eine technische Lösung. Glücklicherweise ermöglichen zeitgemäße Software-Angebote die Automatisierung von Personalprozessen über verschiedene Tools und Teams hinweg. People Workflow Automation heißt hier das Zauberwort. Wie das aussieht, zeigt folgendes Beispiel:
Ein neuer Kollege wird eingestellt, doch zunächst benötigt die Personalabteilung mehrere Unterschriften für den Arbeitsvertrag. Geschieht dies nicht zeitnah, kann es passieren, dass der Mitarbeitende ein anderes Angebot annimmt und dem Unternehmen somit ein guter Kandidat abhanden kommt. People Workflow Automation automatisiert diese Art von HR-Prozesse mit nur einem Trigger über Teams und Tools hinweg. HR-Teams müssen Unterschriften nicht mehr länger hinterherlaufen, sondern Arbeitsverträge können schnellstmöglich ausgestellt und ein etwaiger Verlust von Talenten für das Unternehmen vermieden werden.
Fazit
Unternehmen müssen sich daran gewöhnen, dass sie mehr denn je gefragt sind, gesunde, sinnstiftende und technologisch zeitgemäße, ortsunabhängige Arbeitsplätze zu schaffen. Das wird sich in mehrfacher Hinsicht positiv auswirken – egal ob beim wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens, der Zufriedenheit der eigenen Belegschaft oder einer starken Arbeitgebermarke.
Oliver Krüger ist People Partner Lead bei Personio, der ganzheitlichen HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Der Software-Anbieter hat es sich zum Ziel gesetzt, Personalprozesse schneller, übersichtlicher und effizienter zu gestalten. Zu diesem Zweck entwickelt Personio eine all-in-one Softwarelösung für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung.
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