Generative KI erfolgreich einführen: Wie Sie eine Willkommenskultur schaffen

Generative KI kann ihr volles Potenzial nur entfalten, wenn neben der Technologie auch die Menschen, Strukturen und die Unternehmenskultur mit einbezogen werden. Um sicherzustellen, dass GenAI-Tools von der Belegschaft angenommen werden, müssen Unternehmen frühzeitig die richtigen Veränderungen anstoßen. William Cobbah, Head of Data & Intelligence bei NTT DATA DACH, erklärt, wie Sie generative KI erfolgreich einführen und eine Willkommenskultur für ChatGPT & Co. schaffen können.

Generative KI wird immer leistungsstärker und vielseitiger. Sie kann unter anderem fachliche Fragen beantworten, wichtige Informationen recherchieren, Besprechungen zusammenfassen und Präsentationen, E-Mails und Code erstellen oder verbessern – und das deutlich schneller als der Mensch und mit beeindruckender Qualität.

Wenig überraschend also, dass 96 Prozent der Führungskräfte laut dem Global GenAI Report von NTT DATA die Einschätzung teilen, GenAI werde erhebliche positive Auswirkungen auf die Produktivität haben. 91 Prozent wollen ihre entsprechenden Investitionen ausweiten, 61 Prozent sogar erheblich. Allerdings dürfen die Investitionen nicht allein in Technologien fließen, sondern müssen auch für interne Veränderungen genutzt werden, da der Erfolg von GenAI-Initiativen ganz entscheidend von den Menschen, Strukturen und der Unternehmenskultur abhängt.

Das fängt schon damit an, dass disruptive Veränderungen oft mit Sorgen und Ängsten einhergehen, etwa um den eigenen Arbeitsplatz oder den Verlust von Ansehen und Kontrolle. Bei einer transformativen Technologie wie GenAI, die die gewohnten Prozesse und Tätigkeiten stark verändert, kann es daher leicht passieren, dass Mitarbeiter den neuen Tools skeptisch gegenüberstehen oder sie sogar ablehnen.

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Um das zu verhindern, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Einführung von generativer KI von Anfang an in die Pläne zu deren Einsatz einbeziehen und offen zu den Zielen und Auswirkungen kommunizieren. Es geht darum, ein Grundverständnis dafür zu schaffen, dass die Veränderungen notwendig sind und die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter davon profitieren. Beispielsweise weil ihnen die neuen Tools viele monotone und zeitraubende Arbeiten abnehmen und dadurch Freiräume für anspruchsvollere, sinnstiftendere Aufgaben entstehen.

Leuchtturmprojekte wecken Begeisterung

Idealerweise gelingt es Unternehmen nicht nur, Sorgen und Ängste abzubauen, sondern auch Neugier und Begeisterung für die neue Technologie zu wecken. Bei der Einführung von generativer KI helfen Leuchtturmprojekte, die sich schnell umsetzen lassen und einen großen Nutzen im Arbeitsalltag bringen. Sie vermitteln den Mehrwert von GenAI anschaulich und sorgen für Erfolgserlebnisse und Erfahrungswerte, die später die Durchführung größerer, komplexerer Projekte erleichtern oder solcher, die Grundlagen schaffen und deren Ergebnisse für Anwender nicht so leicht ersichtlich sind.

Gute Einstiegsprojekte sind etwa Chatbots für Kundeninteraktionen oder die Generierung von Verkaufs- oder Marketinginhalten. Auch Tools, die relevante Informationen aus einer Kundenkonversation ziehen und in Systeme wie ein CRM einpflegen, und Chatbots, die internes Wissen ohne langes Suchen zugänglich machen, sind ein guter Startpunkt.

Um solche sinnvollen Einsatzgebiete für GenAI zu finden und eine stets gut gefüllte Pipeline mit Anwendungsfällen aufzubauen, ist eine enge Einbindung der Fachbereiche in die Planungs- und Entwicklungsprozesse notwendig. Optimal sind gemischte Teams mit Experteninnen / Experten aus Business-Bereichen, IT und Entwicklung, die agil zusammenarbeiten und die neuen GenAI-Tools basierend auf User Stories konzipieren, sodass sie echte Business-Probleme lösen und genau zu den Anforderungen der Fachbereiche passen. Ein iteratives Vorgehen sorgt dafür, dass Entwickler frühzeitig und regelmäßig Feedback erhalten und die Tools kontinuierlich verbessern können.

Die enge Einbindung der Fachbereiche erhöht auch die Akzeptanz von GenAI-Tools. Denn der wichtigste Grund, warum neue GenAI-Lösungen nicht angenommen werden, ist laut dem Report von NTT DATA, dass sie nicht den Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter entsprechen und diesen keinen Mehrwert bieten.

Integration von KI im Unternehmen: Neue Rollen entstehen

Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Technik braucht es Vermittler, die die Sprache beider Seiten sprechen und ihre Arbeitswesen verstehen. Sie übersetzen beispielsweise fachliche Anforderungen für Entwickler und erklären Business-Anwendern, wie die Tools funktionieren und zu ihren Ergebnissen kommen.

Gut für diese neue Rolle bei der Integration von Generativer KI eignen sich Power-User, die die Abläufe in ihrem Fachbereich und die dort eingesetzten Anwendungen dank ihres technischen Grundverständnisses gut kennen – in der Regel sind es diejenigen, die schon in der Vergangenheit für ihre Kolleginnen und Kollegen die erste Anlaufstelle bei Fragen waren. Mit entsprechenden Trainings sollten sie gefördert und für die Vermittleraufgaben befähigt werden, um etwa mit Entwicklern auf Augenhöhe diskutieren zu können.

Darüber hinaus gibt es noch verschiedene weitere Rollen, die für den Erfolg von GenAI-Projekten wichtig sind. Außer KI-Spezialisten und Data Scientists sind das unter anderem und je nach angewandter Datenstrategie Data Owner und Data Stewarts, die sich um die Pflege von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg kümmern, von der Erfassung bis zur Löschung.

Sie stellen sicher, dass die Daten eine hohe Qualität haben und optimal von KI-Lösungen genutzt werden können. Noch gibt es diese neuen datenorientierten Rollen nur in sehr wenigen Unternehmen – selbst in solchen, die sich bereits intensiver mit KI und GenAI beschäftigen, sind sie bislang eher selten anzutreffen.

Communitys fördern den Austausch

Neben den in die Projekte involvierten Spezialisten benötigen auch die normalen Anwender, die die GenAI-Tools künftig nutzen sollen, neue Fähigkeiten. Zwei Drittel der Führungskräfte geben an, dass den Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern diese Fähigkeiten noch fehlen – rund die Hälfte plant daher Schulungen, um das zu ändern. In diesen lassen sich vor allem Grundlagen gut vermitteln, aber auch die internen Richtlinien zum Umgang mit GenAI.

Das Problem: 72 Prozent der Unternehmen haben keine diesbezüglichen Vorgaben und laufen Gefahr, dass es zu unbeabsichtigten Datenschutzverletzungen kommt. Unternehmen sollten dies technisch zum Beispiel durch die Bereitstellung eigener GenAI-Dienste verhindern und ihren Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern klare Richtlinien an die Hand geben, welche Dienste und Anwendungen sie nutzen und welche Daten sie dort eingeben dürfen. Diese Richtlinien sollten von den Unternehmen zudem durch weitere technische Unterstützung durchgesetzt werden.

Einige Fähigkeiten – vor allem das Prompting – lassen sich allerdings am besten in der Praxis erlernen, also durch Learning by Doing. Dabei durchlaufen die Mitarbeiter in der Regel eine steile Lernkurve und erkennen schnell, dass sie die KI zunächst mit Informationen füttern und ihre Anfragen anschließend immer weiter verfeinern müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.

Communitys, in denen sich die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter über ihre Erfahrungen bei der Einführung von generativer KI austauschen können, liefern bei Fragen und Problemen schnelle Hilfestellung und erfahrungsgemäß auch Ansätze, die eingesetzten Tools weiter zu verbessern. Der Aufbau und die Pflege dieser Communitys ist neben der offenen Kommunikation, der Definition neuer Rollen und der agilen, bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sicher die wichtigste Maßnahme, um intern eine Willkommenskultur für GenAI zu schaffen.

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William Cobbah

Dr. William Cobbah ist Head of Data & Intelligence bei NTT DATA DACH. Als Experte für Datenstrategie und KI setzt er seit mehr als zwei Jahrzehnten transformative Projekte für Kunden um. Sein Fokus liegt auf der strategischen Entwicklung von Datenplattformen, AI-Use-Cases und der Integration moderner Technologien wie GenAI in Geschäftsanwendungen sowie der Gestaltung moderner Arbeitswelten. Foto: NTT DATA DACH

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