Flex Friday – Paradigmenwechsel in der Arbeitskultur

Eigenverantwortung fördern, Stress abbauen, Wohlbefinden steigern – das sind einige der Ziele des Flex Friday. Carolin Lessoued und Kerstin Bock, Geschäftsführerinnen von Openers, erklären, wie die Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells gelingen kann.

Höher, schneller, weiter – denkt man an unsere aktuelle Arbeitskultur und unser ständiges Streben nach Optimierung und Produktivität, erscheint die Idee von „weniger ist mehr” erst einmal paradox. Für die Berliner Agentur Openers wurde allerdings genau dieser Paradigmenwechsel zur Realität, als das Unternehmen beschloss, den Flex Friday als neues Arbeitsmodell einzuführen.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich – die Idee und das Ziel

Es mag im ersten Moment widersprüchlich klingen, in schnelllebigen Branchen wie der Kommunikations- und Eventbranche weniger Arbeitszeit anzustreben. Doch seien wir mal ehrlich: die Branche könnte einen neuen Anstrich vertragen. So lautete die Kernfrage des Gedankenexperiments zu Anfang: Wie wäre es, wenn Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihre (Frei-)Zeit hätten und wir die bestehende 40-Stunden-Woche offen in Frage stellen und mit unseren wirtschaftlichen, aber auch inviduellen Wünschen abgleichen?

Gerade in Zeiten, in denen in Deutschland ein Pilotprojekt zur Einführung der 4-Tage-Woche getestet wird, braucht es Kompromisse und individuelle Lösungsansätze für Branchen, in denen die Vier-Tage-Woche schlicht und ergreifend nicht umsetzbar ist.

Hier setzt das Modell des Flex Friday an. Es basiert auf der Grundidee, dass Eigenverantwortung und Flexibilität die Produktivität steigern können und sagt der Hustle-Culture und Ellenbogengesellschaft den Kampf an. Mitarbeitende haben am Flex Friday die Freiheit, selbst zu entscheiden, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen und welche schlicht und einfach nicht. Ziel ist es, Eigenverantwortung zu fördern, Stress zu reduzieren, das Wohlbefinden zu steigern und mehr Raum für Freizeit und ganz individuelle Entwicklung zu schaffen.

Offenheit und Engagement der Mitarbeitenden ist essentiell

Holt eure Mitarbeitenden von Anfang an mit ins Boot!

Eine Veränderung der aktuellen Arbeitshaltung bedeutet auch eines: die Komfortzone zu verlassen. Es bietet sich deswegen an, ein neues Arbeitsmodell erst einmal auf Zeit zu testen, um die Stimmung der Mitarbeitenden einzufangen, Feedback einzuholen und das Modell darauf basierend anzupassen.

Während einige Mitarbeitende neuen Ideen und Ansätzen mit Optimismus entgegenblicken, gibt es mit Sicherheit auch ein paar kritische oder auch schlicht verunsicherte Stimmen, die das Konzept erst einmal hinterfragen und auch Bedenken äußern. Dieses Feedback ist unheimlich wichtig, denn die Umsetzung eines solchen neuen Arbeitsmodells funktioniert im Endeffekt nur, wenn alle am selben Strang ziehen.

Intensive, wiederkehrende interne Diskussionsrunden, bei denen das Feedback der Mitarbeitenden die zentrale Rolle spielt, sind essentiell. Auch anonyme Umfragen können helfen, ehrliches Feedback und auch Pain Points zu erfahren.

Führungskräfte können sich bei der Einführung eines neuen Arbeitsmodells zum Beispiel folgende Fragen stellen:

• Sind die Mitarbeitenden von der Grundidee des Modells überzeugt?
• Was funktioniert aktuell gut und was nicht?
• Wo besteht noch Optimierungsbedarf?
• Wie zufrieden ist das Team mit der aktuellen Situation?
• Was kann das Unternehmen besser machen?
• Sind auch die Kunden mit der Performance weiterhin zufrieden?
• Wie sieht unser kleinster gemeinsamer Nenner aus?

Von externen Partnern und neuen Arbeitsabläufen

Eines ist klar: Ein neues Arbeitsmodell einzuführen, aber an der Grundhaltung nichts zu ändern, kann nicht klappen. Hat sich eine neue Arbeitsweise nach einer Testphase erfolgreich etabliert, erfordert sie demnach auch angepasste Arbeitsabläufe.

Tipp 1: Externe Partner früh genug abholen

Arbeitet ein Unternehmen mit externen Partnern, ist es das A und O, auch diese schnellstmöglich und mit genügend Vorlaufzeit zum neuen Vorhaben zu informieren. Hier bietet es sich an, ins persönliche Gespräch zu gehen, damit Fragen und Unklarheiten direkt ausgemerzt werden können. Regelmäßiges Feedback und gegebenenfalls auch Umfragen sind ein wichtiges Tool, damit das Modell nicht nur intern, sondern auch extern erfolgversprechend bleibt.

Tipp 2: Strukturen überdenken: Neue Arbeitsabläufe einführen

Darüber hinaus haben Führungskräfte die Aufgabe, sich die aktuellen Arbeitsabläufe genau anzusehen und zu evaluieren, was verändert werden muss, sodass ein neues Arbeitsmodell funktionieren kann.

Beispielsweise haben wir bei Openers unsere ganze Wochenstruktur noch einmal überdacht. Die wichtigsten Änderungen waren zum Beispiel, dass am Montag die Woche intern in den einzelnen Projektteams geplant und in Erfahrung gebracht wird, ob es zu Kapazitätsproblemen kommen könnte. Am Donnerstag wird noch einmal schriftlich eingecheckt, ob die Wochenziele erreicht wurden, oder ob es noch wichtige Deadlines und To-dos für den Freitag gibt.

Die Auslastungen der einzelnen Mitarbeitenden sollten stets im Blick behalten werden, damit die Arbeit fair auf alle Schultern verteilt werden kann. Dazu sollte jeder Betrieb für sich selbst überlegen, ob auch technische Aufrüstungen oder auch der Einsatz von KI hilfreich bei der Implementierung sein können.

a. Welche Meetings sind wirklich notwendig?

Ein weiterer Tipp, der vermutlich nicht nur für die Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells hilfreich sein kann: Stellt euch stets die Frage: „Hätte dieses Meeting auch eine Email sein können?“. Insgesamt macht es Sinn, die Meetingstruktur zu hinterfragen und gegebenenfalls zu verschlanken, da die Reduzierung von Meetings der Schlüssel zu mehr Produktivität sein kann.

Der Flex Friday ist daher in unserem Betrieb komplett meeting-frei aufgestellt – es finden weder interne, noch externe (online) Treffen statt. Das Team kann natürlich eigenverantwortlich entscheiden, ob es Freitag einen Workshop oder auch ein Brainstorming ansetzen möchte.

b. Kommunikation ist Silber, wichtige Regeln sind Gold

Um dieses individuelle Arbeiten für alle zu gewährleisten, ist es wichtig, die interne Kommunikation am Flex Friday auf ein Minimum zu reduzieren. Das bedeutet, dass nur wichtige Nachrichten in Gruppenchats oder per Privatnachricht versendet werden sollten.

Dies ermöglicht den Mitarbeitenden, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne sich durch Ablenkungen oder “Overperformer” gestresst zu fühlen. So wird im selben Atemzug mehr Zeit für Fokusarbeit – oder auch Unternehmungen privater Natur – geschaffen.

Sollten wichtige Emails oder dringende To-do’s reinflattern, gilt diese Regelung natürlich nicht.

c. Feedback und Erfahrungen der Belegschaft sind Gold wert

Wie bereits erwähnt, ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden Kernziel, welches mit der neuen Arbeitsweise erreicht werden soll. Um diese Zufriedenheit zu erhalten, sind kontinuierliches Feedback und auch die Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeitenden wichtig. Führungspersonen sollten sich also weiterhin mit den Erfahrungen der Belegschaft auseinandersetzen und stets im Diskurs bleiben.

Beispielfragen, die gestellt werden sollten:

• Wie wird der Flex Friday und die gewonnene Zeit genutzt?
• Gibt es aktuell Bauchschmerzen oder läuft es zum größten Teil reibungslos?
• Wie ist die individuelle Wahrnehmung zu Fairness und Workload?
• Wird im jeweiligen Projektteam darüber gesprochen, was verbessert werden kann?

Darüber hinaus muss jedes Unternehmen und speziell die Führungskräfte auch mit sich selbst und ihren Zahlen ins Gericht gehen, denn am Ende zählt neben aller Zufriedenheit und allem Wohlwollen vor allem eines: Können wir unsere Performance und damit unsere Wirtschaftlichkeit erhalten? Wie immer im Leadership gilt es also, soziale Komponenten mit rationalen Komponenten in Einklang zu bringen, denn die Mitarbeitenden sollen ja weiter die volle Bezahlung erhalten.

Erfolgsrezept: Verantwortung und gegenseitiges Vertrauen

Das gegenseitige Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sowie unter den Teammitgliedern ist entscheidend für den Erfolg des Flex Friday-Modells.

Durch Offenheit und die Bereitschaft, sich gegenseitig zu unterstützen und auch Fehler einzugestehen, entsteht eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Denn nur wer Fehler macht, kann im Anschluss auch daraus lernen. Eine offene Fehlerkultur, in der stets über Fails und daraus resultierende Learnings gesprochen wird, hilft dabei, das Vertrauen untereinander zu stärken. Und auch das Verständnis für Eigenverantwortung und kollegiale Verantwortung kann durch klare Kommunikation und Unterstützung seitens der Führungskräfte gestärkt werden.

Flex Friday – Fazit

Neues Arbeiten erfordert neue Denkweisen. Führungskräfte sollten nicht davor zurückscheuen, neue Ansätze auszuprobieren und Risiken einzugehen. Vor allem Führungspersonen jener Betriebe, für die eine strikte Vier-Tage-Woche keine Option ist. New Work bedeutet nämlich nicht nur Home Office und Remote Work: Indem Organisationen in Zukunft eine Kultur der Offenheit und Individualität fördern, können sie Eigenverantwortung und Effizienz im Unternehmen stärken – ohne einen Kompromiss mit dem Wohlbefinden jedes Einzelnen zu machen.

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