Digitale HR-Hacks: Effiziente Dokumentenprozesse entlang des Mitarbeiterlebenszyklus

Wie gelingt es Personalabteilungen, alle Dokumente über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg zu digitalisieren und somit wieder mehr Zeit für die heute wichtigen HR-Themen zu schaffen? David Aalbers, Head of Product Sales bei d.velop, zeigt bestehende Herausforderungen bei Dokumentenprozessen auf und gibt Lösungsansätze an die Hand.

HR steht heute im Zwiespalt: Einerseits besteht ein Großteil der HR-Arbeit heute noch aus bürokratisch aufwendigen, administrativen Aufgaben. Andererseits zeigen Prognosen, dass das People Management bis 2030 eine immer wichtigere Rolle einnimmt (PWC Studie: Trend-Barometer: People Management 2030).

„Bis zum Jahr 2030 werden fast alle Funktionen des People Management signifikant weiter an Bedeutung gewinnen. Dabei stehen vor allem das Recruiting, die Mitarbeitendenqualifizierung sowie das Transformations- und Change Management im Fokus eines zukunftsorientierten People Management.“

Till R. Lohmann, Partner und Leiter des Bereichs People & Organisation Consulting bei PwC Deutschland

Um allen Belangen am heutigen Arbeitsmarkt gerecht zu werden, sollten sich Personalabteilungen digitale Tools zu Nutze machen, um wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen in ihrer Rolle zu schaffen. Gerade Dokumentenprozesse nehmen häufig viel Zeit der Personalabteilung in Anspruch. Betrachtet man den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, so fallen eine Reihe an HR-Dokumenten pro Mitarbeitenden an.

Was sind HR-Dokumente und welche gibt es während des Mitarbeiterlebenszyklus?

HR-Dokumente sind sämtliche Unterlagen, die Angaben zum Mitarbeitenden und dem Arbeitsverhältnis enthalten und in der Personalakte abgelegt sind. Von der Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden – während des gesamten Arbeitsverhältnisses erfassen, bearbeiten, archivieren und verwalten Personalverantwortliche zahlreiche Dokumente, wie folgende Darstellung beispielhaft zeigt.

 

Herausforderungen im HR-Alltag meistern: Papierkram, fehleranfällige Prozesse, manuelle Verwaltung

1. Sperrige Unterschriftsprozesse

Verträge und andere, rechtlich bindende Dokumente müssen regelmäßig seitens des Arbeitgebers und des entsprechenden Mitarbeitenden unterschrieben werden. Bis das Dokument bei beiden Parteien angekommen und unterschrieben ist, vergehen häufig mehrere Tage. Der Klassiker: Ein Vertrag wird digital erstellt, ausgedruckt zum Unterschreiben, eingescannt und per Mail verschickt und auf der anderen Seite erneut ausgedruckt, um die zweite Unterschrift zu leisten. Papier-, Druck, und Versandkosten sind hier neben Medienbrüchen negative Folgen. Ganz zu schweigen von den rechtlichen Risiken, die ein solch sperriger Prozess mit sich bringt.

Eine digitale Unterschrift schafft Sicherheit und Effizienz

Die Lösung liegt in einer digitalen Unterschrift, die der europäischen eIDAS-Verordnung entspricht. Damit reduziert sich nicht nur die Prozesszeit von mehreren Tagen auf wenige Sekunden, was HR wertvolle Zeit schenkt. Auch wird hiermit die Identität des Absenders bestätigt und sichergestellt, dass das Dokument seit der Signierung nicht verändert wurde. Umständliche, unsichere Unterschriftsmethoden gehören somit der Vergangenheit an.

2. Postalische und unsichere Zustellmethoden der HR-Dokumente

Wer regelmäßig auf klassische, postalische Weise bspw. Lohn- und Gehaltsabrechnungen verschickt, kennt den manuellen Aufwand, der dahintersteckt, nur zu gut. Die Dokumente müssen erstellt, gedruckt, sortiert, kuvertiert und anschließend versendet oder per Hauspost verteilt werden. Beim Mitarbeitenden angekommen, werden diese meist abgeheftet oder zur Archivierung eingescannt.

Medienbrüche, die auf diese Weise entstehen, ziehen nicht nur die Gefahr der Informationsverfälschung und Sicherheitslücken mit sich, sondern sind zudem ineffizient und heute gut zu umgehen. Wird beim Zustellprozess schon auf eine digitale Lösung wie den E-Mail-Versand zurückgegriffen, entstehen zwar weniger Medienbrüche, allerdings gehen erneut Sicherheitsrisiken einher.

Was an dieser Stelle fehlt, ist ein digitales Tool, das HR-Dokumente rechtssicher und unter Berücksichtigung der DSGVO in ein digitales Postfach der Mitarbeitenden zustellen kann.

HR-Dokumente digital und rechtssicher zustellen

Mit der postbox von d.velop gelingt ein ganzheitlich digitaler Zustellprozess von HR-Dokumenten und analoge Übermittlungsmethoden können sinnvoll abgelöst werden. Einmal digital erstellte Dokumente können per Klick an die entsprechenden Mitarbeitenden zugestellt werden. Als Bestätigung erhält die Personalverwaltung einen Zustellnachweis, sodass sie ihrer Zustellpflicht von HR-Dokumenten wie Entgeltabrechnungen nachweisbar nachkommt.

Dieser Zustelldienst kann, im Fall von Entgeltabrechnungen, an bestehende Systeme angebunden werden, sodass die Erstellung weiterhin im gewohnten HR-System wie bspw. SAP, SAGE oder DATEV erfolgen kann. Auf diese Weise fallen einige Prozessschritte in der Personalabteilung weg, was zum einen eine Zeitersparnis mit sich bringt und zum anderen die Fehleranfälligkeit des Prozesses reduziert.

 

3. Potenzial für die Digitalisierung der internen Kommunikation

Neben der Signierung und Zustellung von Dokumenten gibt es im HR-Bereich immer wieder Mitteilungen, die kurzfristig zur Belegschaft gelangen müssen. Zu Kommunikationszwecken wird hier häufig noch auf altbekannte Papier-Infoschreiben gesetzt, die entweder ans Schwarze Brett gehangen oder per Hauspost verteilt werden.

52,6 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass noch Poster bzw. Aushänge zum Einsatz kommen (Trendmonitor Hybride IK 2024). Wird bereits digital per E-Mail kommuniziert, besteht die Herausforderung, auch diejenigen Kolleginnen / Kollegen ohne Zugang zu digitalen Kanälen zu erreichen. Auch zeitversetzte, unsichere Kommunikation ist die Folge.

Laut Trendmonitor liegt in knapp 20 Prozent der Unternehmen der Anteil an Mitarbeitenden mit Zugang zu digitalen Kanälen bei unter 70 Prozent. Es muss für HR demnach eine effizientere, sichere Lösung geben, mit der die gesamte Belegschaft gleichermaßen Zugang zu Informationen erhält.

Digitale, mobile Kommunikation, die alle an Bord holt

Um alle gleichermaßen erreichen zu können, braucht es einen Kommunikationskanal auf einem mobilen Gerät, wie dem Smartphone, das ohnehin fast jede(r) ständig bei sich trägt. Besonders eignet sich hierfür eine Mitarbeiter-App, bei der papierbasierte, ineffiziente Infoschreiben durch Posts in einem Social Intranet ersetzt werden. Sowohl personenbezogene Daten als auch betriebsinterne Informationen können hierbei durch entsprechende Sicherheitsaspekte geschützt werden. Ein echter Mehrwert für die Kommunikation von personalrelevanten Themen.

Fazit: Digitale HR-Hacks ebnen den Weg für modernes People Management

Digitale HR-Hacks ermöglichen es Personalabteilungen, zeitintensive und fehleranfällige Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten. Die Digitalisierung von Unterschriften, Zustellmethoden und interner Kommunikation spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Sicherheitsrisiken.

Mit digitalen Tools können administrative Aufgaben automatisiert werden, wodurch sich HR-Teams verstärkt auf strategisch wichtige Themen wie Recruiting und Mitarbeiterentwicklung konzentrieren können. So gelingt es, den steigenden Anforderungen an modernes People Management gerecht zu werden und das Potenzial der digitalen Transformation voll auszuschöpfen.

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