Automatisierung, Wissensaustausch, Engagement – drei Mantras, die unsere Arbeitswelt prägen

Diese Mantras bieten Unternehmen einen Fahrplan, um ihre Ansätze für die Zusammenarbeit von Projektteams und die Bearbeitung von Aufgaben zu verändern. Ein Plädoyer von Tim Schwietal, Regional Vice President bei Slack, sich gerade in Zeiten des Fachkräftemangels neuen Technologien zu öffnen.

Nichts ist so beständig wie der Wandel. Vom gesamtwirtschaftlichen Druck bis hin zum Aufkommen von generativer Künstlicher Intelligenz (KI) tritt dieser heutzutage am Arbeitsplatz in vielen Formen auf. Unternehmen müssen in dieser neuen Realität also stets mit dem Unerwarteten rechnen. Zwar können Führungskräfte die globalen Gegebenheiten, mit denen sie sich konfrontiert sehen, nicht ändern, aber sie können das Heft des Handelns in die Hand nehmen und ihr Unternehmen aktiv dabei unterstützen, Technologien intelligenter zu nutzen. So bauen sie die Widerstands- und Anpassungsfähigkeit auf, auf die sie angewiesen sind, wenn sie weiterhin erfolgreich sein wollen.

Unternehmen sind daher gut beraten, sich auf einen produktiveren und angenehmeren Arbeitsansatz zu fokussieren und Bedingungen zu schaffen, unter denen Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer zufrieden sind und die beste Arbeit abliefern können. Der Schlüssel zum Erfolg sind dabei die folgenden drei Mantras: Automatisierung, Wissensaustausch und Engagement.

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Engagement der Belegschaft fördern

Studien zeigen, dass Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer dann am produktivsten sind, wenn sie die für sie richtigen Arbeitsbedingungen – Arbeitsort, Arbeitszeit oder Arbeitsprozesse – vorfinden. Um das zu gewährleisten, sind Unternehmen auf Lösungen angewiesen, die die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfüllen und es ihnen ermöglichen, sich auch asynchron zu engagieren und zu vernetzen. Denn genau so wie makroökonomische Bedingungen ändern sich diese ebenfalls stetig.

Warum als Führungskraft nicht einmal in kurzen Videos denken? So können Teamleader beispielsweise zu Beginn der Woche einen kurzen Videoclip aufnehmen und mit dem Team teilen. Darin kann eine Überblick über aktuelle Ereignisse gegeben werden, über Prioritäten und Engpässe informiert werden und Erfolge hervorgehoben werden. Die eigenen Teammitglieder sind dann in der Lage, sich in ihrem eigenen Tempo auf den neuesten Stand zu bringen und kommen zudem in den Genuß eines dynamischeren Formats.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel: Ein hybrides Team ist angewiesen, eine neue Idee zu entwickeln. Vergessen Sie schriftliche Updates über unhandliche E-Mail-Threads oder blockierte Zeit im Kalender – mit den richtigen Tools können unkompliziert und mit nur wenigen Klicks Telefon- oder Videokonferenzen gestartet werden.

Bei dieser neuen Art des Engagements steht vor allem die Wahl des richtigen Ansatzes in der jeweiligen Situation im Fokus. Das kann ein asynchroner Clip sein, ein spontanes virtuelles Gespräch oder automatisch generierte Updates und Zusammenfassungen.

Die Grundlage für kontinuierlichen Wissensaustausch schaffen

Wissen ist eine wichtige Ressource, doch allzu oft liegt es jedoch isoliert in einzelnen Posteingängen, in veralteten Kalkulationstabellen oder physisch auf dem Schreibtisch gestapelt. Silos entstehen, welche schließlich die Zusammenarbeit verlangsamen. Zum Aufbau produktiver und agiler Teams, sind Unternehmen gut beraten, die Art und Weise, wie innerhalb der Firma Wissen ausgetauscht wird, zu überdenken.

Die Grundlage für agilen und effizienten Wissensaustausch sind Technologien und Tools, die die Kommunikation der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter aus unübersichtlichen Posteingängen und statischen Dokumenten in eine gemeinsame Basis verlagern. Der große Vorteil: Wird die Kommunikation in Channeln organisiert, beispielsweise für verschiedene Projekte, Teams oder Themen, hat jeder auf die dort geteilten Dateien und Ideen Zugriff. So ist jede(r) Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Lage, unkompliziert nach genau den Informationen zu suchen, die situativ benötigt werden.

Projektteams mit Automatisierung stärken

Die rasanten Fortschritte in den Bereichen Automatisierung und KI haben einen tiefgreifenden Einfluss auf die Wirtschaft. So zeigt die „State of Work 2023“ Studie von Slack in Zusammenarbeit mit Qualtrics, dass Unternehmen durch den Einsatz von Automatisierungen jedes Jahr pro Mitarbeiterin / Mitarbeiter bis zu einem Arbeitsmonat an Zeit einsparen können. Eine enorme Menge an Ressourcen, die Mitarbeitende in hochwertige Arbeit investieren können. Unternehmen sollten sich nicht vor diesen Technologien verschließen – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Vielmehr sollten sie sich auf die Vorteile konzentrieren, die sich mit Hilfe von KI freisetzen lassen.

Für einen leichteren Einstieg in die Thematik empfiehlt es sich, Lösungen zu wählen, die vorgefertigte KI-Integrationen und Automatisierungen anbieten. Durch die Verwendung dieser Tools wird die Technologie zu einem nahtlosen Teil der Employee Experience und nicht zu einem komplizierten Zusatz. Das erleichtert es den Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmern, sich daran zu gewöhnen und in die Nutzung einzufinden. Ein einfaches Anwendungsbeispiel ist die Integration generativer KI-Tools wie ChatGPT, die Funktionen wie die Zusammenfassung von Gesprächen oder Schreibhilfen bieten.

Neue Entwicklungen im Bereich Low- und No-Code-Automatisierungen ermöglichen es allen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern zudem, repetitive Aufgaben unkompliziert zu automatisieren. Arbeitnehmerinnen / Arbeitnehmer sind so auch ohne technisches Hintergrundwissen in der Lage, Prozesse zu beschleunigen. Das kann beispielsweise die Einreichung von Urlaubsanträgen oder Spesenabrechnungen umfassen, aber auch das Onboarding von Teammitgliedern. Die Automatisierung sortiert diese dann in verschiedene Kategorien und teilt sie mit dem zuständigen Team, so dass die Vertriebsmitarbeiter(-innen) relevante Fragen schnell identifizieren und beantworten können.

Die Zukunft der Arbeit: effizient, adaptiv, stabil

Das Umsetzen der Leitsätze darf nicht als Erfolgsgarantie verstanden werden. Jedoch bieten diese Mantras Unternehmen einen Fahrplan, um ihre Ansätze für die Zusammenarbeit von Projektteams und die Bearbeitung von Aufgaben zu verändern. Auf diese Weise sind sie in der Lage, Effizienz, Anpassungsfähigkeit und letztlich Resilienz zu entwickeln. Unternehmen, die über diese Qualitäten verfügen, sind dafür gerüstet, sich schnell auf äußere Bedingungen einzustellen und in unserer sich ständig verändernden Welt weiter zu wachsen und zu gedeihen – getreu dem Motto “Hilfe zur Selbsthilfe”.

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Tim Schwietal

Tim Schwietal ist seit August 2021 als Regional Vice President für Tim Schwietal ist seit August 2021 als Regional Vice President für Slack tätig und verantwortet das operative Geschäft für die Industrien Retail, Konsumgüter und Financial Services sowie die Regionen Süd- und Mitteldeutschland. Zuvor war er bei der salesforce.com Germany GmbH in verschiedenen Vertriebspositionen tätig.

tätig und verantwortet das operative Geschäft für die Industrien Retail, Konsumgüter und Financial Services sowie die Regionen Süd- und Mitteldeutschland. Zuvor war er bei der salesforce.com Germany GmbH in verschiedenen Vertriebspositionen tätig.

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