Was kann im Jahr 2024 guten Gewissens digitalisiert werden – und was nicht? Ein umfassender Überblick von Nikolai Skatchkov, CEO von Circula, zum Thema „Digitize HR“. Und drei Tipps, wie Sie bei der Digitalisierung von HR-Prozessen vorgehen können.
Es ist egal, welchen Bereich des Personalwesens wir betrachten: Vom Recruiting über die Lohnbuchhaltung bis zum Offboarding scheidender Mitarbeitender gibt es für den gesamten Lifecycle von Arbeitskräften digitale Lösungen. Doch in der Bürokratie-Nation Deutschland ist die Lage zu Gesetzen und Pflichten von Unternehmen oft unübersichtlich. Digitize HR: Was kann 2024 guten Gewissens digitalisiert werden – und was nicht?
Recruitingprozesse und Arbeitsverträge
In Bezug auf die Gültigkeit digitaler Unterschriften führt häufig das Nachweisgesetz zur Verwirrung. Digitale Unterschriften sind in Deutschland rechtsgültig. Allerdings müssen aktuell im Sinne des Nachweisgesetzes zentrale Regelungen eines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber spätestens bei Arbeitsantritt schriftlich ausgehändigt und per Hand unterschrieben werden. Eine Vereinfachung hin zu rein digitalen Arbeitsverträgen ist in Berlin derzeit in Abstimmung. Befristete Verträge oder Kündigungsschreiben hingegen müssen nach dem Wunsch des Gesetzgebers händisch unterzeichnet werden.
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Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
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Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist im Sinne des Arbeitsschutzes eine verlässliche, objektive, revisionssichere und leicht zugängliche Arbeitszeiterfassung Pflicht. Sie darf laut Europäischem Gerichtshof (EuGH) auch papierbasiert erfolgen, doch empfiehlt sich in der Praxis die elektronische Lösung.
Ein digitales Abwesenheitsmanagement für Urlaube, Kranktage oder andere Fehlzeiten sorgt für besseren Überblick und weniger Papierkrieg. Durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) 2023 lässt sich der Prozess ganz digitalisiert darstellen.
Finanzprozesse rund um Gehalt und Benefits
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Der Komplex rund um die Lohnabrechnung, speziell die Verwaltung und Abrechnung von Benefits wie Sachleistungen oder Mobilitätszuschüssen ist aufgrund der vielen repetitiven Schritte besonders zur Digitalisierung geeignet. Benefits sind eine beliebte Maßnahme zur Nettolohnoptimierung und – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – zur Mitarbeiterbindung, doch scheuen Unternehmen oft vor den unübersichtlich wirkenden Regularien und dem Verwaltungsaufwand zurück. Digitale Lösungen sichern die nötige Konformität mit dem deutschen Steuerrecht bei minimalem Aufwand.
Reisekosten- und Auslagenmanagement
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Gleiches gilt für die Reisekosten- und Auslagenabrechnung. Der mühsame und fehleranfällige Prozess Belege zu sammeln und zu verarbeiten lässt sich von A bis Z rechtssicher und GoBD-konform digitalisieren: von der Erfassung über die Freigabe bis zur Übertragung nach DATEV oder ins ERP-System, mit automatischer Zuordnung von Kostenstellen und anderen wichtigen Informationen.
Werden (digitale) Firmenkreditkarten mit eingebunden, lässt sich im Auslagenmanagement eine enorme Effizienzsteigerung erzielen. Eine Digitalisierung in diesem Bereich erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, da Finanzprozesse schneller und weniger fehleranfällig abgebildetund Mitarbeitende bei Auslagen und Reiseplanung in einem festgelegten Rahmen freier und selbstbestimmter agieren können.
Personalakten, Performance Management und People Analytics
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Von Bewerbungsunterlagen über Verträge, Lohnabrechnungen bis zu Protokollen von Personalgesprächen: digitale Personalakten erleichtern die Verwaltung relevanter Dokumente. Da es sich hier um vertrauliche, personenbezogene Daten handelt, hat Datenschutz oberste Priorität und es darf nur ein minimaler Personenkreis Zugriff auf die Daten haben. Zudem gilt das Gebot der Datensparsamkeit: Es darf nur wirklich Relevantes abgelegt und gespeichert werden.
Ergänzend dazu erleichtert ein elektronisches Performance Management die Planung und Dokumentation von Reviews und Feedback-Gesprächen. Hier gibt es spezielle Tools, die auch Module mit Feedback-Funktionen für ganze Teams oder für Weiterbildungsmaßnahmen und e-Learning umfassen.
People Analytics optimieren die Personalplanung und das Resourcenmanagement durch datenbasierte Analysen und Einblicke in die Performance der Belegschaft. Personalengpässe, Kündigungs- oder Krankheitsrisiken aber auch Entwicklungschancen und Motivationstreiber lassen sich – in der Regel KI-gestützt – aus den vorhandenen Unternehmensdaten herauslesen.
Digitize HR: Schritt für Schritt umsetzen
Bei so vielen Möglichkeiten können Digitalisierungsprojekte erschlagend wirken. Gerade im Bereich HR ist ein schrittweises Vorgehen deshalb sinnvoll und erlaubt es, entlang gesetzter Prioritäten einen Bereich nach dem nächsten zu automatisieren.
Digitalisierungsprojekte sind in der technischen Umsetzung zwar vorwiegend in der IT-Abteilung angesiedelt, doch sollten alle betroffenen Teams bereits in der Planung eingebunden sein. Oft geht gerade von den Anwender:innen in den Fachabteilungen der Impuls aus, mühsame manuelle Prozesse zu vereinfachen oder rechtssicher Gesetzesänderungen wie Dokumentations- oder Berichtspflichten zu genügen.
Im Falle der Digitalisierung von HR-Prozessen sollten deshalb neben IT und Geschäftsführung das Personalwesen und die Finanz- und Lohnbuchhaltung von Beginn an an Bord sein.
Der erste Schritt ist eine gemeinsame Bestandsanalyse entlang folgender Leitfragen: Welche HR-Prozesse gibt es im Unternehmen? Welche davon sind für den Unternehmenserfolg am wichtigsten? Ist es entscheidend, schneller und effizienter zu recruiten? Sind Ihre Mitarbeitenden im Außendienst tätig und das Spesen- und Reisekostenmanagement läuft aus dem Ruder? Müssen Sie etwas für die Mitarbeiterbindung tun, möchten Benefits einführen, fürchten aber den Verwaltungsaufwand? Welche Prozesse sind besonders ineffizient, repetitiv oder standardisiert und bieten sich somit für eine Automatisierung an? Welche Prozesse sind bereits (teil-)digitalisiert? Welche Laufzeiten haben die aktuell genutzten Softwarelösungen und wie zufrieden sind die Teams mit ihnen?
Basierend auf dieser Evaluation setzen Sie Prioritäten und definieren die Anforderungen. Klären Sie, was die Prozesse künftig leisten sollen: aus Sicht der IT, aus rechtlicher Perspektive der Datensicherheit und Compliance und aus Sicht der Anwender:innen. Überlegen Sie auch, wie viel Self Service oder Support Sie brauchen. Beispiel Einbindung von Benefits: Haben Sie ein steuer- und personalrechtlich versiertes Team oder brauchen Sie einen Digitalanbieter, der für Sie sicherstellt, dass die von Ihnen angebotenen Benefits rechtskonform gestaltet, dokumentiert und abgerechnet werden?
Nehmen Sie sich die Zeit, aus der Fülle der HR-Software-Anbieter den geeigneten Partner zu finden. Achten Sie dabei auf Kompatibilität zu Tools, die Sie bereits verwenden, und auf vorhandene Schnittstellen für die Datenintegration, etwa zur Anbindung Ihrer Reisekostenabrechnung an DATEV.
Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dann noch schulen und sich regelmäßig Feedback zu den Tools einholen, führt die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse zum Erfolg.
Nikolai Skatchkov beschäftigt sich als Mitgründer und CEO von Circula seit Jahren mit Finanzen rund um Mitarbeitende. Das Software-as-a-Service Fintech mit Sitz in Berlin entwickelt eine Plattform für Mitarbeiterausgaben aller Art, die voll-digitale Abrechnungen von Spesen, digitale Employee Benefits sowie eine Firmenkreditkarte in einem Produkt vereint.
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