Copilot in HR: Praxisbeispiele für den erfolgreichen Einsatz von KI

Wie können KI-Lösungen HR-Teams entlasten und strategische Freiräume schaffen? Bennet Brünings, Lead App Innovation Architecture bei Campana & Schott, zeigt praktische Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Copilot in HR.

HR zwischen allen Stühlen – Anforderungen von internen und externen Stakeholdern, arbeitsrechtliche Vorgaben und gesellschaftliche Entwicklungen prägen die Personalarbeit des 21. Jahrhunderts. Im Spannungsfeld zwischen Strategie- und Zielvereinbarung und Fürsorgepflicht für die Belegschaft wird HR an den Personalkosten und der Produktivität der Belegschaft gemessen.

Das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden korrelieren stark mit Betriebszugehörigkeit und Produktivität. HR steht in der Pflicht, die Produktivität zu gewährleisten und damit maßgeblich zur High Performance Organisation beizusteuern.

KI Funktionen können HR-Abteilungen dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten und sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Die KI-gestützte Lösung Microsoft Copilot ist in verschiedene Microsoft 365-Anwendungen integriert. Copilot nutzt die Leistungsfähigkeit von GPT-4, um Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und wertvolle Einblicke sprachbasiert zu liefern.

Allgemeine Herausforderungen und wie Copilot in HR unterstützen kann

1. Automatisierung von Routineaufgaben:

Die Bearbeitung von Anfragen von Mitarbeitenden, sowie Korrespondenzen via Mail und Chat sind wesentlicher Bestandteil des Alltages in der HR-Abteilung, auf den ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit verwendet werden muss. Copilot in HR kann beispielsweise Mitarbeitende bei der Bearbeitung von Anfragen unterstützen, indem er auf in Dokumenten vorhandenem Wissen zugreift und auf konkrete Anfragen einen Antwort-Vorschlag formuliert. Für die HR-Mitarbeitenden entfällt die notwendige Recherche der Antwort sowie der Aufwand der konkreten Formulierung der Antwort.

2. Kreatives Content Management für Personalmarketing und Entwicklung:

Der Fachkräftemangel zieht sich mittlerweile durch nahezu alle Branchen, die Bewerberzahlen schrumpfen und die Richtung der Ansprache verschiebt sich: Unternehmen bewerben sich bei den potenziellen Mitarbeitenden. Hierbei helfen kreative Texte und Vorlagen für Stellenausschreibung, Social Media und das Bewerbungsgespräch. Copilot unterstützt durch gezieltes Prompting dabei, Texte kreativ anzupassen und Schulungsmaterialien sowie Trainingsabläufe zielgruppengerecht zu entwickeln. Mit nur wenigen Prompts liefert der virtuelle Assistent Vorlagen, die anschließend verfeinert werden können.

3. Datenanalyse für eine strategische Personalplanung:

Ein regelmäßiger Abgleich von Arbeitsmarktdaten mit internen Einstellungskennzahlen optimiert die Personalplanung. Copilot fasst Daten zusammen, identifiziert Trends und Lücken, und hilft, Zukunftskompetenzen mit der internen Skill-Landschaft abzugleichen, um sich einen Vorsprung im „War for Talents“ zu sichern.

Copilot Extensibility: Erweiterte Szenarien für HR-Spezialsoftware

In der „Copilot Wave 2“ hat der Hersteller erweiterte Funktionen zur Bereitstellung spezialisierter Fachbereichs-Copiloten und bessere Integration von Drittsystemen, wie zum Beispiel SAP SuccessFactors und Workday, vorgestellt. HR-Abteilungen müssen strenge Datenschutzvorgaben einhalten und nutzen oft solche dedizierten Systeme. Die Anbindung dieser Systeme an die KI-Plattform ermöglicht es nun, HR-Prozesse effizienter zu gestalten, ohne die Datenschutzrichtlinien zu verletzen.

Über die Standardfunktionen hinaus bietet Copilot Extensibility die Möglichkeit, spezifische HR-Szenarien abzubilden, indem er sich in spezialisierte HR-Softwarelösungen integriert. Hier sind einige Beispiele:

1. Unterstützung bei der Datenanalyse und Berichterstattung:

HR-Abteilungen müssen regelmäßig Berichte erstellen und Daten analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Copilot analysiert große Datenmengen schnell, erkennt Trends und identifiziert Verbesserungsbereiche, zum Beispiel bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Systeme wie Workday, die Leistungsbewertungen und Gehaltsdaten verwalten, können dabei eingebunden werden. Copilot integriert diese Informationen direkt in die Office-Anwendungen, sodass sie beim Verfassen von E-Mails in Outlook abgerufen oder automatisch in PowerPoint-Präsentationen als Grafiken eingebettet werden können.

2. Unterstützung bei der Kommunikation zu Schulungen:

Wesentliche Aufgabe der HR-Abteilungen ist es auch, die Entwicklung der Mitarbeitenden sicherzustellen und zu fördern. Informationen hierzu werden oft in Tools wie SAP SuccessFactors vorgehalten. Die Integration von Copilot in HR unterstützt die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Schulungsplanung und Nachverfolgung von Leistungszielen. Copilot erstellt Schulungspläne basierend auf individuellen Bedürfnissen und bereitet die Kommunikation, zum Beispiel in MS Teams, vor. Zudem analysiert Copilot Kompetenzdaten, identifiziert Lücken und hilft bei der Umsetzung von Skill-Management-Konzepten.

3. Unterstützung bei der Talentakquise:

Recruiting ist eine zentrale Aufgabe, bei der es darauf ankommt, schnell passende Kandidatinnen / Kandidaten zu identifizieren und für das Unternehmen zu gewinnen. Copilot kann in Plattformen wie Cornerstone OnDemand integriert werden, um den Auswahlprozess zu beschleunigen. Durch die Analyse von Bewerberunterlagen erstellt Copilot präzise Zusammenfassungen und schlägt auf Basis früherer Entscheidungen geeignete Absagen vor. Zudem hilft Copilot in HR bei der personalisierten Ansprache von Kandidatinnen / Kandidaten, was den Arbeitsaufwand im Recruiting reduziert.

KI und Datenschutz im HR-Bereich

Ein häufiges Anliegen beim Einsatz von KI im HR-Bereich ist der Datenschutz. Hier spielt es eine entscheidende Rolle, dass Large Language Models (LLMs), wie das von Copilot, nicht mit Unternehmensdaten trainiert werden. „Ihre Daten bleiben Ihre Daten“, ist ein zentrales Prinzip des Microsoft Copiloten. Der wesentliche Vorteil einer KI-Lösung basierend auf dem Microsoft M365 Stack ist, dass Suchanfragen der Mitarbeitenden und Antworten das Unternehmen nicht verlassen.

Fazit: KI als Unterstützung, nicht als Ersatz

KI-gestützte Lösungen entlasten HR-Mitarbeiterinnen / -Mitarbeiter, indem sie repetitive Aufgaben automatisieren und gleichzeitig hochwertige Ergebnisse liefern. So bleibt mehr Zeit für strategische und zwischenmenschliche Aufgaben. Copilot in HR unterstützt zudem durch kreative Textgenerierung und neue Ansätze in der Datenanalyse, was besonders in einem datenintensiven Umfeld wichtig ist. Integriert in Systeme wie Workday und SAP SuccessFactors, optimiert Copilot HR-Prozesse, während die Kontrolle stets bei den Fachkräften bleibt, was eine Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Expertise schafft.

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