Das Büro in den Zeiten des Hybrid Work Paradoxons

Die Büro-Bedürfnisse vor der Pandemie sind nicht mit den heutigen gleichzusetzen, sagt Markus Schneider, CEO bei HelloFreshGO. Was beim Hybrid Work Büro zählt, erfahren Sie hier.

Hybrides Arbeiten ist eine der größten Herausforderungen der Arbeitswelt dieser Generation – weltweit. Quasi über Nacht forderte die Coronapandemie neue Arbeitsmodelle, Geschäftsprozesse und Raumgestaltungen. Was zunächst einen enormen Kraftakt seitens Arbeitnehmender und Arbeitgeber erforderte, ist nun für viele aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken: Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Doch der Trend zu mehr Freiheit auch in Bezug auf Homeoffice war bereits vor Corona vorhanden, aber die Dauer der Pandemie und Lockdowns haben hier eine Katalysatorwirkung entfacht, die viele Unternehmen bis vor kurzem noch deutlich unterschätzt haben.

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Mitarbeitende haben häufig das Gefühl, zu Hause produktiver zu sein und möchten die Vorzüge des Homeoffice nicht mehr missen. Zugleich vermissen sie allerdings die Kollegen und den sozialen Austausch im Büro – Microsoft CEO Satya Nadella nennt es das Hybrid Work Paradoxon. Wie also können Arbeitgeber ihre Büros so gestalten, dass sie produktives Arbeiten ermöglichen und gleichzeitig kreative Begegnungsstätte werden, in der man gerne seine Zeit verbringt?

Der Job jenseits der eigenen vier Wände als USP

Die abrupte Umstellung zahlreicher Arbeitnehmender auf Homeoffice hat den Weg in eine Vorstufe zur Freelancer-Kultur geebnet: Social Bonding als essenzieller Baustein für die Mitarbeitendenbindung kann über virtuelle Kanäle nicht gänzlich abgedeckt werden. Zudem findet die Identifikation mit dem Unternehmen, seinen Werten und Purpose längst nicht mehr so intensiv statt wie früher, als Unternehmen eine feste soziale Gemeinschaft boten und viele Angestellte stolz darauf waren, bei ihrem Arbeitgeber arbeiten zu können. Die Folge ist eine Art Vereinzelungskultur, die mittlerweile als „Cave Syndrom“ auch die Wissenschaft beschäftigt.

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Innerhalb der meisten Unternehmen gibt es auch einzelne Tätigkeiten, für die dauerhaftes Homeoffice nicht in Frage kommt. Durch die Entscheidung „homeofficetauglich oder nicht“ wird eine zusätzliche Klassifizierung von Jobs eingezogen, die vorher in der Unternehmenskultur nicht unbedingt jeden Tag ins Auge stach. Die Kluft zwischen einzelnen Berufen verschärft sich und das Konfliktpotenzial steigt. Somit sind die Vorteile von Homeoffice für den einzelnen, der das Angebot effektiv nutzen kann, offensichtlich. Die Nachteile hingegen machen sich in der Unternehmenskultur zunehmend bemerkbar.

Da die (Wieder-)Einführung einer Anwesenheitspflicht besonders auf junge Belegschaften abschreckend wirken kann, gilt es mit effektiven Methoden gegenzusteuern, ohne das Homeoffice aus dem Portfolio zu verbannen. Klar ist: Wenn Mitarbeitende freiwillig ins Büro zurückkehren, tun sie das bewusst. Die Ursachen dafür zu ergründen und entsprechende Angebote im Unternehmen zu stärken, stellt die Weichen zum effizienten Hybrid Work Büro.

Die Ansprüche des Hybrid Work Büro

Das Homeoffice punktet durch Flexibilität in der Termin-, Essens- oder Freizeitplanung. Das Büro hingegen bietet viele Möglichkeiten für Social Bonding, die kreative Zusammenarbeit und eine optimale Arbeitsplatzausstattung sowie eine räumliche und zeitliche Trennung von Privatleben und Arbeit. Aus der Verbindung der Vorteile beider Arbeitsmodelle ergeben sich für das Hybrid Work Büro folgende Grundsätze:

Mehr ist mehr:

Die Büro-Bedürfnisse vor der Pandemie sind nicht mit den heutigen gleichzusetzen. Suchten Mitarbeitende schon zuvor den sozialen Austausch, müssen nun mehr Möglichkeiten zur Begegnung geboten werden als zuvor. Digitale Kollaborations-Tools decken bereits viele Kommunikationsformen ab – aber längst nicht alle. Ein Brainstorming im Büro ist mitunter produktiver und innovativer als im Videochat, da Gespräche beispielsweise in den Pausen fortgeführt werden und man interaktiver miteinander arbeiten kann. Auch sind Präsentationen vor Ort, wenn die gesamte Körpersprache unmittelbar wahrgenommen wird, meist energetischer und damit überzeugender. Entsprechend müssen Infrastruktur und technische Ausstattung den neuen Ansprüchen angepasst werden, beispielsweise durch mehr Gruppenarbeitsräume.

Gleichzeitig sollte im Büro jene Ruhe, die die Angestellten im Homeoffice finden, ermöglicht werden. Diese Ruheoasen sollten nicht abgeschieden vom Büroleben angesiedelt sein, damit der Austausch und das Zusammentreffen der Teams stets möglich sind. Einsehbare Buchungssysteme unterstützen dabei, dass sich Teammitglieder einfacher in den passenden Räumlichkeiten verabreden können oder sehen, wer an welchen Tagen im Büro präsent ist.

Einzelbetrachtungen für die Prozessoptimierung:

Jenseits der persönlichen Beweggründe der Belegschaft für oder gegen Homeoffice sollten auch die einzelnen Aufgaben an sich analysiert werden. Statt Berufsgruppen Homeoffice zu- oder abzusprechen, muss die Flexibilisierung also eine Ebene tiefer angesetzt werden: Welche Aufgaben erfordern viel Konzentration, welche verlangen Kreativität und Austausch mit Kollegen und wie ist das Verhältnis zwischen Fokusarbeit und Teamwork? Dementsprechend sollten die Office-Strukturen nicht nur an die Gewohnheiten und Vorlieben Einzelner, sondern auch an die Arbeitsansprüche angepasst werden.

Raum zur Konfliktlösung:

Der rein virtuelle Austausch in der langen Zeit der Lockdowns barg ein gewisses Risiko für Missverständnisse, besonders in Konfliktsituationen. An einzelnen Stellen taten sich Gräben auf und es entstanden Silos. Nun gilt es, mithilfe des Büros die trennenden Elemente abzubauen, das Konfliktpotential zu senken und das Team (neu) zu vernetzen. Was Google & Co. schon seit vielen Jahren praktizieren, sollte daher in alle Büroräume einkehren: die strategische Platzierung von Gemeinschaftsobjekten zur Schaffung vermeintlich zufälliger Begegnungsstätten.

Am Garderobenständer, am Wasserspender oder beim Weg zur Kaffeemaschine bieten sich immer wieder Möglichkeiten der Begegnung, sodass Gespräche mit unterschiedlichsten Kollegen im Büroalltag selbstverständlich werden. So werden auch diejenigen einbezogen, für die das Arbeiten von zu Hause aus nicht möglich ist. Das einst beständige, selbstverständliche Treffen der Kollegen im Büro ist nun ein wesentlicher Ankerpunkt im Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden und sollte entsprechend gefördert werden.

Das Büro als Zuflucht:

Für die Remote Worker ist nun nicht mehr allein das Café in ihrem Viertel eine Möglichkeit, eine Pause vom Arbeitsalltag einzulegen – das Büro ist ihre Abwechslung. Dementsprechend werden Geschäftsräume neu entdeckt und anders wertgeschätzt. Möglichkeiten der Mitarbeitendenverpflegung sollten sich daher vor Ort befinden, Sportangebote möglichst in den eigenen Räumen oder zumindest im selben Gebäude angeboten werden. Dadurch werden zusätzliche Begegnungsstätten im Büro geschaffen.

Wandel zur Begegnungsstätte und zum Innovation Space

Es zeigt sich: Um Produktivität, Innovationskraft und Zielkonfliktlösungen zu fördern, sollten Unternehmen nicht allein in virtuelle Tools investieren oder versuchen, die Arbeitsprozesse im Büro bestmöglich im virtuellen Raum nachzubilden. Stattdessen sollten die Büros so umgestaltet werden, dass sich jeder Mitarbeitende im Office wohlfühlen kann und gerne dorthin geht. Dafür braucht es im ersten Schritt eine Veränderung im Mindset der Arbeitgeber: Das Büro ist nicht länger ein Ort, an dem man nine-to-five seine Arbeit erledigt. Es sollte einen Wandel vollziehen hin zur Begegnungsstätte und zum Innovation Space, das Hand in Hand geht mit der Möglichkeit zum Homeoffice.

Photos: ©Twenty20/@maginnis / ©Twenty20/@andreeas / ©Twenty20/@freemanlafleur

Markus Schneider

Dr. Markus Schneider ist seit 2018 bei HelloFreshGO – seit März 2019 in der Position des Chief Executive Officer. Vor seiner unternehmerischen Tätigkeit war er mehr als acht Jahre bei McKinsey & Company tätig. In seiner Rolle als Senior Engagement Manager leitete er Projekte mit international agierenden Unternehmen zu den Themen Innovation, Strategie und Commercial Improvement. Während seiner beruflichen Laufbahn sammelte er nicht nur Erfahrung als Berater und Manager in globalen Unternehmen, sondern auch in Start-ups – von der klassischen Strategie bis hin zu den Bereichen Finanzen/M&A, Commercial und Operations/Tech.

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