Bring Your Own Device (BYOD) – Mobile Work auf privaten Endgeräten sicher und effizient umgesetzt

David Aalbers, Business Development Manager und Head of Sales bei der d.velop mobile services GmbH, erklärt in diesem Beitrag, wie Unternehmen BYOD effektiv und sicher implementieren können, um die Vorteile mobiler Arbeit zu maximieren, ohne dabei die Datensicherheit und den Datenschutz – gleichermaßen für Unternehmen und Mitarbeitende – zu gefährden.

In der modernen Arbeitswelt, die zunehmend von Flexibilität und Mobilität geprägt ist, erfreut sich das „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Konzept wachsender Beliebtheit. BYOD ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre eigenen mobilen Endgeräte für berufliche Zwecke zu nutzen, was zu gesteigerter Produktivität, höherer Zufriedenheit und erhöhter Flexibilität führt. Doch mit diesen Vorteilen gehen auch Herausforderungen einher, insbesondere in den Bereichen Sicherheit und Effizienz. Der Schutz sensibler Unternehmensdaten auf privaten Geräten ist eine heikle Angelegenheit, die sorgfältige Strategien und Lösungen erfordert.

Neue Flexibilitäten in einer mobilen Arbeitswelt

In Zeiten von Remote Work und modernen Arbeitsmodellen (New Work) sind traditionelle Bürozeiten und festgelegte Arbeitsorte längst überholt. Flexibles, zeit- und standortunabhängiges Arbeiten werden von Mitarbeitenden gefordert. Insbesondere die jüngeren Generationen, wie die Gen Z, wählen ihren Arbeitgeber nach solchen Kriterien aus. Mobile Arbeitsmöglichkeiten nehmen immer mehr an Fahrt auf – Unternehmen müssen auf diesen Zug aufspringen, um im War for Talents nicht als Verlierer herauszugehen.

BYOD als Schlüssel für einen modernen, hybriden Arbeitsplatz

Die Studie „Mobile Arbeit – Sozialpartnerstudie 2023“ des Fraunhofer IAO gemeinsam mit der IGBCE und dem BAVC zeigt, dass rund 70 Prozent der teilnehmenden Betriebe über eine Betriebsvereinbarung mit der Möglichkeit zum ortsflexiblen Arbeiten verfügen. Demnach ist es nicht verwunderlich, dass die Einsatzmöglichkeit privater Endgeräte im Unternehmenskontext zu den Top 5 der wichtigsten Aspekte für einen modernen, hybriden Arbeitsplatz zählen.

Auch Non-Desk-Worker profitieren von einem BYOD-Konzept

Was oftmals unterschätzt wird: Rund 75 % der Arbeitskräfte deutschlandweit sind „schreibtischlose“ Mitarbeitende (Quelle: Joblift). Diese Gruppe umfasst Beschäftigte in Branchen wie zum Beispiel Bau, Einzelhandel, Gastronomie, Gesundheitswesen, Logistik und Fertigung. Gerade diese Zielgruppe wird schlicht weg oft vergessen, da sie keine Zugänge zu den gewohnten Kommunikationskanälen wie E-Mails oder das Intranet besitzen.

Warum also nicht das private Smartphone in den internen Kommunikationsprozess mit einbeziehen? Schließlich besitzen Stand heute über 4,7 Milliarden Menschen ein Smartphone – Tendenz steigend (Quelle: Statista).

10 Gründe, warum die Nutzung privater Endgeräte für berufliche Zwecke sinnvoll ist

1. Erhöhte Mobilität und Flexibilität

• Zugriff auf Informationen unterwegs: Non-Desk Worker sind häufig unterwegs oder arbeiten an wechselnden Einsatzorten. BYOD ermöglicht ihnen den direkten Zugriff auf relevante Informationen, Daten und Anwendungen, ohne an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein.
• Unmittelbare Kommunikation: Durch die Nutzung ihrer eigenen Geräte können Mitarbeitende nahtlos mit Kolleg:innen, Vorgesetzten und Kunden kommunizieren, Anfragen bearbeiten und Probleme in Echtzeit lösen, was die Effizienz steigert.

2. Produktivitätssteigerung

• Vertrautheit mit Geräten: Da Mitarbeitende ihre eigenen, vertrauten Geräte verwenden, sind sie in der Regel schneller und effizienter in der Bedienung, was die Produktivität erhöht.
• Sofortiger Zugriff: Die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf Arbeitsanwendungen zuzugreifen, reduziert Wartezeiten und beschleunigt Entscheidungsprozesse.

3. Echtzeit-Information und Updates

• Aktuelle Daten: Mitarbeitende haben durch BYOD Zugang zu den neuesten Informationen, Schulungsmaterialien und Arbeitsanweisungen, was die Qualität ihrer Arbeit verbessert.
• Schnelle Reaktion: Sie können schneller auf Änderungen reagieren, da sie stets über aktuelle Nachrichten, Updates und Anforderungen informiert sind.

4. Effizientere Arbeitsprozesse

• Digitale Workflows: BYOD unterstützt die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, wie z.B. die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten, die Berichterstattung und die Auftragsverwaltung, was zu einer Reduzierung von Papierarbeit und einer effizienteren Verwaltung führt.
• Integration von Anwendungen: Eigene Geräte können problemlos in bestehende Softwarelösungen und Unternehmenssysteme integriert werden, was die Arbeit reibungsloser macht.

5. Erhöhte Mitarbeitendenzufriedenheit

• Individuelle Nutzung: Die Verwendung eigener Geräte fördert das Gefühl von Kontrolle und Eigenverantwortung, da Mitarbeitende ihre bevorzugten Tools und Anwendungen nutzen können.
• Geringere Einarbeitungszeit: Arbeitnehmende müssen sich nicht erst an neue Geräte gewöhnen, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Zufriedenheit erhöht.

6. Kosteneffizienz für das Unternehmen

• Weniger Hardwarekosten: Unternehmen sparen Kosten für die Anschaffung und Wartung von Geräten, da Mitarbeitende ihre eigenen Geräte verwenden.
• Reduzierte IT-Kosten: Die IT-Abteilung kann sich auf zentrale Aufgaben konzentrieren, da weniger firmeneigene Hardware verwaltet werden muss.

7. Erleichterte Schulung und Weiterentwicklung

• Online-Schulungen: Schulungen und Weiterbildungsangebote können über eigene Geräte in Anspruch genommen werden – zeit- und standortunabhängig.
• E-Learning: Der Zugang zu E-Learning-Plattformen ermöglicht kontinuierliches Lernen und Entwicklungsmöglichkeiten.

8. Verbesserte Zusammenarbeit

• Teamarbeit: BYOD erleichtert die Zusammenarbeit in Teams, indem es den Zugriff auf gemeinsame Dateien und Kommunikationsplattformen ermöglicht.
• Projektkoordination: Es ermöglicht zudem eine bessere Koordination und Integration von Projekten durch den sofortigen Zugang zu relevanten Dokumenten und Anwendungen.

9. Sicherheitsvorteile

• Moderne Sicherheitslösungen: Viele persönliche Geräte sind mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Durch das Einbinden von MDM (Mobile Device Management) und Sicherheitsrichtlinien können Unternehmen sicherstellen, dass auch persönliche Geräte sicher genutzt werden.
• Regelmäßige Updates: Eigene Geräte werden in der Regel häufiger aktualisiert, was potenzielle Sicherheitslücken schneller schließt.

10. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

• Einfache Skalierung: BYOD ermöglicht eine flexible Anpassung an die Anzahl der Mitarbeitenden, insbesondere in Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder häufig wechselndem Personal.
• Zukunftssicher: BYOD bereitet Unternehmen auf zukünftige Technologien und moderne Arbeitsmodelle vor.

BYOD und Datensicherheit: Lösungen für eine sichere Implementierung

Sicherheitsbedenken sind ein zentrales Thema, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener und unternehmensinterner Daten. In einer BYOD-Strategie muss die Datensicherheit oberste Priorität haben, um den Einsatz privater Geräte ohne Datenverlust oder Bedenken seitens des Unternehmens und der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Wie die folgende Grafik veranschaulicht, hegen Unternehmen diverse Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit BYOD:

Unternehmen machen sich vor allem Sorgen um das Risiko von Datenlecks und das Herunterladen unsicherer Inhalte. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten regelmäßige Schulungen zu Sicherheitspraktiken, klar definierte BYOD-Richtlinien und ein zentrales MDM etabliert werden, das alle beruflich genutzten Geräte verwaltet. Dadurch kann das Unternehmen zumindest teilweise die Kontrolle über sicherheitsrelevante Aspekte zurückgewinnen.

Eine weitere Sorge ist, dass Daten durch verlorene oder gestohlene Geräte in falsche Hände geraten könnten. Der Schutz sensibler Unternehmensdaten lässt sich durch Authentifizierungsverfahren für autorisierte Personen erhöhen. Zudem bietet eine „Remote-Wipe-Funktion“ die Möglichkeit, im Ernstfall alle Unternehmensdaten aus der Ferne von einem entsprechenden Gerät zu löschen. Im Hinblick auf den Schutz vor Malware können obligatorische Installationen von Antivirus- und Anti-Malware-Software, wie sie in einer umfassenden BYOD-Richtlinie festgelegt werden sollten, wirksam Abhilfe schaffen.

Effiziente Kommunikation mit BYOD: Mitarbeiter-Apps für mobile und sichere Vernetzung

Welche digitalen Tools können von Unternehmen nun genutzt werden, um im Rahmen einer BYOD-Strategie die interne Kommunikation sicherer und effizienter zu gestalten sowie moderne Arbeitsmodelle zu fördern? Die Antwort: Mitarbeiter-Apps!

Mithilfe solcher mobilen Apps kann die interne Kommunikation effizient, nachhaltig und zeit- sowie ortsunabhängig stattfinden. Wertvolles Wissen kann schnell und effizient über private Endgeräte abteilungsübergreifend verteilt sowie von Mitarbeiter:innen bequem aufgenommen werden. Rechtegesteuert und individuell kann per App intern kommuniziert werden, sodass alle nötigen Stakeholder mit relevanten Informationen versorgt sind. Auch Feedback in Form von Kommentar- und Reaktionsmöglichkeiten kann über eine Mitarbeiter-App abgebildet werden. Jede:r Mitarbeiter:in hat ein eigenes Profil und somit eine persönliche Präsenz auf dieser Kommunikationsplattform. Die Herausforderungen, die New Work und dezentral arbeitende Kolleg:innen für die interne Kommunikation mit sich bringen, können hiermit bewältigt werden. Ein echter Allrounder also, was die übergreifende, mobile interne Kommunikation angeht.

Eine Mitarbeiter-App wie d.velop connect integriert verschiedene Sicherheitsfunktionen, die eine sichere BYOD-Strategie unterstützen. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom genießen deutsche IT-Anbieter im Umgang mit persönlichen Daten das höchste Vertrauen, mit 65 Prozent der Befragten, die ihnen starkes oder sehr starkes Vertrauen entgegenbringen. Die Mitarbeiter-App von d.velop ist nicht nur konform mit der DSGVO, sondern wird auch in einem Rechenzentrum in Deutschland gehostet, das den strengen deutschen Datenschutzgesetzen unterliegt.

In unserem BYOD-Guide erhalten Sie umfassende Einblicke in die Trends, Vorteile und sichere Implementierung von BYOD. Zudem erfahren Sie, wie eine Mitarbeiter-App und eine BYOD-Strategie sich ergänzen können.

BYOD-Strategie und Mobile Work rücken dank Mitarbeiter-Apps zusammen

In der heutigen Arbeitswelt wird Flexibilität und Mobilität immer wichtiger. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende profitieren von einer BYOD-Strategie, die die Nutzung privater Endgeräte für berufliche Zwecke ermöglicht. Die wesentlichen Vorteile von BYOD sind eine gesteigerte Produktivität, eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Kosteneinsparungen und verbesserte Erreichbarkeit.

Allerdings ist es unerlässlich, auch die Sicherheitsaspekte bei der Umsetzung einer solchen Strategie zu berücksichtigen. Neben Schulungen, klaren Richtlinien und der Sensibilisierung der Mitarbeitenden für Datensicherheit kann eine Mitarbeiter-App die Sicherheits- und Effizienzanforderungen zusätzlich unterstützen. Sie gewährleistet eine verschlüsselte Verbindung, sichere Authentifizierung und beschränkt den Zugriff auf private Daten. Zudem fördert eine Mitarbeiter-App wie d.velop connect die mobile Zusammenarbeit und Kommunikation auf privaten Geräten.

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