Betriebliche Altersversorgung einfacher verwalten

Wie gelingt es, die Administration der betrieblichen Altersversorgung (bAV) zu vereinfachen? Marco Eckert, DCS Deutsche Clearing-Stelle, erläutert, was HR tun kann.

Beim Thema betriebliche Altersversorgung (bAV) brechen Human Resources Managerinnen / Manager selten in Jubelstimmung aus. Zwar wissen viele die Vorteile eines modernen bAV-Angebots als Benefit für Mitarbeitende zu schätzen. Doch wird gleichzeitig die Verwaltung als eine komplexe und zeitintensive Herausforderung gesehen. Daher ist die Frage, wie es gelingt, die Administration zu vereinfachen und Haftungsrisiken zu senken. Kann die Digitalisierung helfen?

Für Arbeitnehmer ist eine betriebliche Altersversorgung (bAV) ein beliebter Baustein für finanzielle Sicherheit im Rentenalter. Denn zum einen bringt die Entgeltumwandlung steuerliche Vorteile in der Ansparphase. Auf der anderen Seite stehen Zuschüsse des Arbeitgebers zu Buche, die seit Anfang 2022 gemäß Betriebsrentenstärkungsgesetz in allen Unternehmen verpflichtend sind, sofern die Tarifbindung nichts anderes regelt. Doch auch Firmen können aus der bAV Vorteile ziehen: Sie sind in der Lage, sich arbeitnehmerfreundlich zu positionieren.

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Accounting-Prozesse, Haftungsrisiken und Beratungsbedarf

Eine erhebliche Problematik liegt für Personaler jedoch in der Verwaltung – insbesondere sind hier die formellen Anforderungen in Verbindung mit der Komplexität unterschiedlicher Anbieter und Modelle zu nennen: So verteilen sich seitens der Beschäftigten bestehende Verträge oft auf zahlreiche Versicherer, Pensionskassen und Unterstützungskassen. Laufend steigende Anforderungen im Hinblick auf Prozess- und Datensicherheit und arbeitsrechtliche, buchhalterische sowie steuerrechtliche Fragen tun ihr Übriges.

Spezifische bAV-Kenntnisse sind für HR-Managerinnen / -Manager im Hinblick auf Accounting-Prozesse wie die Verwaltung von Anwartschaften und die Kapitalisierung laufender Renten somit unabdingbar. Auch müssen Personalabteilungen Aufgaben wie die Archivierung und die Bearbeitung von Korrespondenzen bewältigen, die in ihrer Komplexität nicht unterschätzt werden dürfen.

Automatisierung verbietet sich hier, stattdessen muss jedes Schreiben einzeln bewertet und bei Bedarf eingesteuert und beantwortet werden. Zudem stehen Dokumentationspflichten der Digitalisierung von Dokumenten unter Umständen entgegen, sodass der Postweg unumgänglich bleibt.

Nicht zuletzt stehen Firmen vor Haftungsrisiken. Denn arbeitnehmerseitige Ansprüche richten sich direkt gegen den Arbeitgeber – dieser ist für zugesagte Versorgungsleistungen verantwortlich. Das Arbeitsverhältnis bringt es dabei mit sich, dass Unternehmen für Beratungsfehler und Irrtümer geradestehen müssen. Somit ist ein besonderes Augenmerk nicht nur auf eine reibungsfreie Abwicklung, sondern auch auf Informationsgespräche und deren Dokumentation zu richten. Personaler müssen stets im Blick haben, dass jeder Fehler teuer werden könnte.

Digitalisierung der bAV-Verwaltung

Nun werden in Zusammenhang mit einer effizienten bAV-Verwaltung hohe Erwartungen an die Digitalisierung gesetzt – insbesondere hoffen HR-Managerinnen / -Manager auf Simplifizierung und Optimierung. Doch tatsächlich gestaltet sich die digitale Praxis schwierig: Da die bAV während der Beitragszahlungsphase auch Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und gleichzeitig arbeitsrechtliche Relevanz hat, sind unterschiedliche Systeme zu integrieren.

Ebenso gilt dies für Mitarbeiter-Plattformen, über die etwa Dokumente wie Gehaltsabrechnungen abrufbar sind. Außerdem ist der Aufbau entsprechender Schnittstellen kostenintensiv. Hinzu kommen datenschutzrechtliche Fragestellungen. Daher sind Lösungen im Sinne eines „Single Source of truth“-Ansatzes in der bAV nicht in Sicht. Zwar bleiben digitale Elemente grundsätzlich sinnvoll, doch müssen Unternehmen genau prüfen, welche Lösungen strukturell wirklich weiterhelfen.

Strukturen für eine effiziente bAV-Administration

Daher stehen Personalabteilungen vor der Herausforderung, holistische Konzepte zu entwickeln, um sich in der bAV effizient aufzustellen. Es gilt, alle Schritte zu koordinieren, um sowohl kurz- als auch langfristig eine saubere Abwicklung zu garantieren:

• Vollständigkeit und Aktualität der Dokumentation hinsichtlich Versicherungsunterlagen, Beratungsdokumentation und arbeitsrechtlicher Vereinbarungen.
• Synchrone Datenstände mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Bezug auf Beitragszusammensetzung und Einbindung der korrekten Lohnarten.
• Datenschutzkonforme Kommunikation im Unternehmen und mit externen Stellen
• Regelmäßige Prüfung und Integration von Veränderungen im Unternehmen, etwa durch Tarifabschlüsse, Betriebsvereinbarungen und Gesetzesänderungen.
• Einhaltung arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Rahmenbedingungen bei bestehenden und zukünftigen Versorgungszusagen.
• Alle Dokumente sollten digitalisiert und schnell zugänglich gemacht werden. Dabei ist zu beachten, dass bestimmte Unterlagen auch im Original vorgehalten werden müssen.
• Beratungsangebote sind fest zu etablieren und für Mitarbeiter transparent zu machen.
• Kontinuierliche Weiterbildung für interne Kräfte ist notwendig.

Chancen eines Outsourcings der betrieblichen Altersversorgung

Unter Umständen ist es für Unternehmen zielführender, die bAV auszulagern und so sämtliche Kompetenzen in externe Hände zu legen, als die internen Ressourcen bereitzuhalten. Spezialisierte Dienstleister können die entsprechenden Aufgaben der Verwaltung übernehmen – von der Dokumentation der Unterlagen bis hin zur Abwicklung. Die externen Berater müssen auch mögliche Haftungsrisiken im Blick haben.

Bei der Frage, ob ein Outsourcing im Einzelfall sinnvoll ist, sind folgende Fragen von Belang:

• Sind Personalabteilungen fachlich und personell in der Lage, die Aufgaben in der bAV-Abwicklung zu schultern?
• Ist der steigende Aufwand in der bAV-Verwaltung mit Bordmitteln noch gut zu bewältigen?
• Werden Firmen dem Beratungsbedarf seitens der Mitarbeiter gerecht, etwa angesichts aktueller Entwicklungen wie dem Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG), der Rentenentwicklung, Niedrigzinsen und Inflationsrisiken?
• Sind die notwendigen Technologien für eine effiziente bAV-Abwicklung vorhanden?

Vorteile könnte ein Outsourcing an unabhängige Partner gegenüber einer exklusiven Zusammenarbeit mit einer Versicherungsgesellschaft bringen, denn Arbeitnehmern steht in diesem Fall ein breites Portfolio zur Verfügung: Sie können auf verschiedene Angebote zurückgreifen, nachdem die Beschränkung auf eine Gesellschaft entfällt. Darüber hinaus können bestehende Verträge aus bisherigen Arbeitsverhältnissen unverändert fortgeführt werden.

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Marco Eckert

Marco Eckert ist Geschäftsführer der DCS Deutsche Clearing-Stelle GmbH, ein Spezialist für die moderne Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) in Unternehmen. Die DCS optimiert Services und übernimmt die wachsenden Verwaltungsaufgaben. Ziel ist es, Personalverantwortliche zu entlasten und Arbeitgeber vor Haftungsrisiken zu schützen.

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