Wo stehen die HR Services derzeit beim Thema Digitalisierung, wie zufrieden sind Personalerinnen / Personaler und Unternehmen damit und wohin bewegt sich HR? Eine Einordnung von Andreas Meya, Division Manager HR Service Solutions & Market Excellence, Haufe Group.
Laut der Haufe HR Service Experience Studie 2024 sind die Mitarbeitenden mit den HR Services mäßig zufrieden. Dabei schneiden transformative Leistungen schlechter ab als administrative. Defizite sehen HRler / HRlerinnen vor allem beim Talent Management und Engagement im eigenen Unternehmen. Insgesamt fehlt es HR oft an Profilschärfe; es ist nicht immer klar, was die Personalabteilung tut oder plant. Insbesondere die noch nicht abgeschlossene digitale Transformation bietet jedoch die Chance, sich stärker zu positionieren, die Zufriedenheit zu steigern und das Unternehmen voranzubringen. Wo aber gilt es dabei anzusetzen?
Status quo: digitale HR?
Die Studie zeigt: Digitalisierung und HR gehen noch nicht überall Hand in Hand. Beispielsweise hat sich der Digitalisierungsgrad in der Wahrnehmung von 58 Prozent im Jahr 2021 nur leicht auf rund 61 Prozent erhöht. Die HR-Leistungen sind beim Thema Digitalisierung also ausbaufähig – das finden besonders die Personalerinnen / Personaler selbst. Den Befragten zufolge sollen neue Technologien vor allem bei Routinen unterstützen. Transformationsprozesse sollen weiter in Menschenhand bleiben.
Diese Wünsche der Personalerinnen / Personaler decken sich jedoch nicht immer mit der Perspektive der anderen Mitarbeitenden. Einige Aufgaben, die HRler / HRlerinnen gern digital über Mail, Chat oder Chatbot erledigen (möchten), sollten sie aus Sicht der anderen Mitarbeitenden eher persönlich ausführen. Dazu zählt etwa, Formalitäten wie Arbeitszeiten, Mutterschutz, Home-Office oder Freistellungen zu regeln.
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Digitale Zeiterfassung: akzeptiert!
Twenty20/@lelia_milaya
Ist HR auf der einen Seite also zu wenig digital und wird auf der anderen bei der digitalen Transformation von den Wünschen der Kolleginnen / Kollegen nach mehr persönlichem Kontakt eingebremst? Nicht ganz, denn es gibt auch Positivbeispiele: Rund die Hälfte der HRler / HRlerinnen und 61,5 Prozent der Mitarbeitenden befürworten die neue Regelung zur digitalen Zeiterfassung. Die Hauptgründe dafür sind, dass die Verwaltung und Auswertung der Arbeitszeiten effizienter und transparenter werden.
Konzernmitarbeitende finden die Zeiterfassung hingegen weniger sinnvoll. Mögliche Gründe dafür: komplexere Systeme in größeren Unternehmen entsprechen nicht immer den individuellen Bedürfnissen oder sind anfälliger für technische Probleme. Denkbar ist auch, dass sich Fragen durch den automatisierten Prozess schwieriger klären lassen. Die Mitarbeitenden bewerten die Auswirkungen durch die digitale Zeiterfassung etwas positiver als die Personalerinnen / Personaler.
Die Top 3:
Mehr Fairness und Klarheit für Mitarbeitende (HR: gut 60 Prozent Zustimmung, Mitarbeitende: 65 Prozent)
Bewusstere Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten (HR: gut 50 Prozent, Mitarbeitende: knapp 60 Prozent)
Begrenzung von Überstunden (HR: gut 40 Prozent, Mitarbeitende: 50 Prozent)
Probleme mit der digitalen Zeiterfassung gibt es laut den Befragten vor allem bei der technischen Umsetzung. Personalerinnen / Personaler vermuten zudem eine geringere Akzeptanz und sehen mehr Probleme bei der Schaffung von Richtlinien und Betriebsvereinbarungen sowie in der bürokratischen Mehrbelastung der Belegschaft. Diese Ergebnisse lassen vermuten, dass HR die Wirklichkeit derer, die die Tools operativ anwenden, nicht immer erkennt und stattdessen Probleme vermutet.
KI als nächstes Level
Envato/Rawpixel
Nach den ersten digitalen Schritten blicken derzeit viele Unternehmen auch auf künstliche Intelligenz. In der Personalabteilung steckt ihr Einsatz jedoch noch in den Kinderschuhen. Bisher setzen nur 13 Prozent der HRler / HRlerinnen KI häufig ein. Die meistgenannten Einsatzfelder sind Recruiting, Mitarbeitendenauswahl und Employer Branding (18,5 Prozent) sowie Lernen und Entwicklung (15,6 Prozent). In Zukunft können sich die Befragten den KI-Einsatz neben diesen Aspekten auch bei HR-Services wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Reporting vorstellen.
Die größten Hindernisse sehen die Befragten, und hier insbesondere die HRler / HRlerinnen, dabei jedoch bei der Rechtssicherheit, fehlenden Kompetenzen und dem Datenschutz. Die Sorgen hinsichtlich des Datenschutzes treten besonders bei Mitarbeitenden ohne Führungsposition auf. Personalerinnen / Personaler fürchten zudem Vorbehalte bei Betriebsrat und Management und sorgen sich um fehlende Gelder. Diese Themen gilt es beim KI-Einsatz daher dringend zu adressieren – etwa durch die Kombination aus den richtigen Tools sowie einer umfassenden Schulung der Mitarbeitenden.
Digital in die HR-Zukunft
Twenty20/@bongkarngraphic
Es zeigt sich: HR ist besonders bei der digitalen Transformation schon einige wichtige Schritte gegangen. Es gibt aber auch noch viel zu tun, um die Zufriedenheit mit den HR Services und das eigene Image weiter zu verbessern. Die digitale Transformation kann hier ein entscheidender Treiber sein, um HR zu positionieren und den Mitarbeitenden gleichzeitig Vorteile für ihre tägliche Arbeit zu bieten. Die Studienergebnisse geben erste Aufschlüsse darüber, bei welchen Themen Mitarbeitende Wert auf persönlichen Kontakt legen und wo es Potenzial für die Automatisierung von HR Services gibt.
Damit HR in eine erfolgreiche digitale Zukunft schauen kann, braucht es besonders rechtssichere Lösungen, die die individuellen Anforderungen der Belegschaft erfüllen sowie den Aufbau der richtigen Kompetenzen im Unternehmen. So kann HR die digitale Transformation erfolgreich meistern und eine zentrale Rolle bei der strategischen Weiterentwicklung einnehmen.
Über die Studie:
Zur Beantwortung der Forschungsfragen wurden im Februar und März 2024 Online-Interviews (CAWIs) mit 1.261 internen Kundinnen / Kunden von HR sowie 647 Beschäftigten in Personalfunktionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. Sämtliche Befragten waren in Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden tätig, vom Mittelstand bis zum Großkonzern. Bei der „Non-HR-Stichprobe“ wurde über entsprechende Quotierungen zudem auf einen ausgewogenen Branchenmix geachtet.
Andreas Meya verantwortet bei der Haufe Group als „Division Manager HR Service Solutions“ das Lösungs-Portfolio mit Lösungen von HR Administration bis zu integrierten HR Service Experiences. Er beschäftigt sich, neben den Herausforderungen für Unternehmen und Personalabteilungen in der Arbeitswelt von heute und morgen, vorrangig mit den Themenfeldern Strategieentwicklung, Gotomarket, Marketing sowie dem Produkt- und Portfoliomanagement. Meya begann seine Laufbahn bei Haufe im Jahr 2001. In den letzten 20 Jahren hat er maßgeblich daran mitgewirkt, dass sich aufbauend auf den Kerngeschäften eines traditionellen Verlags, ein Anbieter smarter Digital-Lösungen mit verlässlicher HR-Expertise entwickelt hat.
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