Automatisierung im Recruiting: Sinn oder Unsinn?

Automatisierung im Recruiting muss nicht unpersönlich sein, sondern setzt menschliche Ressourcen frei, sagt Robert Klasen von aiFind.

Ob als tägliche Unterstützung im Arbeitsablauf, bei der Suche nach Top-Kandidaten oder zur Auswertung und Analyse wichtiger KPIs: Im HR und Recruiting gibt es viele Anknüpfungspunkte, bei denen automatisierte Prozesse eingesetzt werden können. Doch wie viel Automatisierung ist sinnvoll und wo liegen die Grenzen? Schauen wir uns an, was passieren kann, wenn ein wachsendes Unternehmen den Schritt in die Automatisierung verpasst.

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Thomas hat ein gutes Gespür für Menschen. Als Personalberater hat er schon vielen Unternehmen dabei geholfen, Strategien zu entwickeln, um die besten Talente einzustellen. Aber manchmal kommt selbst Thomas an seine Grenzen. Nämlich immer dann, wenn Geschäftsleitungen nicht erkennen, dass HR-Abteilungen bei steigendem Personalbedarf entlastet werden müssen. Thomas hat schon viele Argumente gegen die Automatisierung von Recruiting-Prozessen gehört. „Zu hohe Investition! Zu unpersönlich! Jobgefährdung!“

Thomas atmet dann tief durch. Er hat früher selbst als Teamleiter einer HR-Abteilung gearbeitet und die Erfahrung gemacht, dass mit wachsender Unternehmensgröße die Personalsuche immer komplexer wird. Deshalb weiß er, welche Mengen an Bewerbungen über diverse Kanäle eingehen, und wie viele Termine zu koordinieren und wie viele Gespräche zu führen sind. Als Recruiter hat er sich schon viel Zeit darin gesteckt, in verschiedensten Mappen und Ordnern nach genau den Kandidaten zu suchen, die für eine Position vielleicht infrage kommen. Zeit, die auch sinnvoller investiert werden könnte.

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Wenn die Möglichkeiten der Automatisierung nicht gesehen werden

An einem Freitag, kurz vor dem monatlichen Company-Meeting, in dem er als HR-Teamleiter die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Start-ups vorstellen soll, kam es jedoch zur Wende.

Vor dem Meeting war er wieder einmal damit beschäftigt, Bewerbungen für die letzten noch offenen Stellen zu sichten. Ein großes Projekt stand kurz vor der Freigabe, deswegen wurden Fachkräfte händeringend gesucht. Er verschickte E-Mails, versuchte die Bewerberinnen und Beweber telefonisch zu erreichen, trug Termine in den Kalender ein. Wählte erneut die Nummern, die er zuvor nicht erreichen konnte, wieder nahm niemand ab. Gefrustet holte er sich einen Kaffee und ging danach die weiteren Bewerbungen durch, die sein Assistent Martin vorsortiert hatte.

Martin war einzig dafür eingestellt worden, die eingehenden Unterlagen entgegenzunehmen und eine Vorauswahl zu treffen. Ohne Martins Unterstützung wäre Thomas aufgeschmissen gewesen. Nach dem Company-Meeting erhielt Thomas eine Absage einer Kandidatin, die er gerne eingestellt hätte. Thomas seufzte. Dann schrieb er seine eigene Kündigung.

Mehr Zeit für das Prüfen von Bewerbungen

Es hätte auch ganz anders kommen können. Denn Thomas hatte erkannt, dass das Start-up an Grenzen gekommen war. Mit den richtigen Tools wäre das nicht passiert: Thomas hätte mehr Zeit gehabt, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, und viele Prozesse hätten automatisiert ablaufen können. Leider stieß er damit auf taube Ohren, denn die Geschäftsführung glaubte, dass Automatisierung unpersönlich sei, schließlich beinhalte HR ja das Wort “human”.

Thomas‘ Argumente verliefen im Nebel, dabei hatte er handfeste Gründe angeführt: Die Informationsflut, die in der HR-Abteilung einging, wäre leichter zu bewältigen gewesen. Spitzentechnologie hätte zum Einsatz kommen können, Martin hätte sich strategischen Aufgaben widmen können. Das Terminmanagement hätte automatisch laufen können. Die Kommunikation mit den Kandidaten wäre mithilfe von Bots und standardisierten Anschreiben schneller und reibungsloser gewesen. Und nicht zuletzt hätte Thomas‘ Team mehr Zeit für das Prüfen von erstklassigen Bewerbungen gehabt, die frühzeitig und automatisch im Prozess herausgefiltert worden wären.

Als langjähriger Personalberater und ehemaliger Recruiter weiß Thomas, dass Talente nicht warten und der Wettbewerb immer härter wird. Wer im Hiring Race geeignete Kandidaten finden will, muss schnell und effizient arbeiten. Und es braucht eine gute Intuition, denn das Rekrutieren von Talenten ist anspruchsvoll und erfordert Erfahrung und Fingerspitzengefühl. Thomas hat diese Expertise und weiß, dass sie nicht durch Automatisierung zu ersetzen ist – sinnvoll zu ergänzen aber schon.

Automatisierung im Recruiting: Qualität der HR-Prozesse verbessert

Er weiß auch, dass sein ehemaliger Arbeitgeber am meisten von der Automatisierung profitiert hätte. Prozessautomatisierung kann dabei helfen, die Qualität der HR-Prozesse zu verbessern und Kosten zu senken. Außerdem wird die Chancengleichheit der Bewerber gewährt, denn Algorithmen arbeiten ohne Vorurteile oder Sympathien bei der Vorauswahl und liefern handfeste Ergebnisse, mit denen das HR-Team arbeiten kann. So bleibt mehr Zeit für persönliche Gespräche mit den Bewerbern, die letztlich ausschlaggebend für beide Seiten sind: Der Kandidat lernt das Unternehmen und seine Kultur kennen, und das HR-Team kann den Kandidaten sowie seine Fähigkeiten und Soft Skills besser einschätzen.

Data Driven Recruiting bedeutet, dass menschliche Entscheidungen auf objektiven Grundlagen getroffen werden können. Automatisierung bedeutet, dass Menschen wie Martin ihre Zeit nicht mehr mit repetitiven Aufgaben vergeuden müssen, die auf Regeln basieren, zeitkritisch und fehleranfällig sind.

Wie es gut funktioniert

Thomas bewarb sich bei einer großen Personalberatung und wurde zeitnah per E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, für das er sich ganz einfach in den Firmenkalender eintragen konnte. Er bekam umgehend eine nette Terminbestätigung und wurde kurz vor dem Gespräch per SMS erneut an den Termin erinnert. Im Vorstellungsgespräch erzählte er, dass Bewerbungsprozesse aus seiner Sicht durch automatisierte Prozesse objektiver, unbürokratischer und einfach schneller werden, und dass er angenehm überrascht von dem Bewerbungsprozess des Unternehmens sei.

Anschließend unterzeichnete Thomas den Arbeitsvertrag und freute sich, zukünftig in einem modernen Unternehmen tätig zu sein, das die Möglichkeiten und das Potenzial von Technologie gewinnbringend einsetzt und den Mitarbeitenden leistungsstarke Tools an die Hand gibt, die sie bei ihrer Arbeit effektiv unterstützen.

Fazit

Automatisierung im Recruiting  und in HR und muss nicht unpersönlich sein, sondern setzt menschliche und persönliche Ressourcen frei, die dort eingesetzt werden können, wo sie gebraucht werden. Je größer ein Unternehmen wird, desto wichtiger ist, das HR-Team zu entlasten, Prozesse optimiert ablaufen zu lassen und den Bewerbern und somit zukünftigen Mitarbeitern einen guten Prozess anzubieten. Auf diese Weise wird gezeigt, dass das Unternehmen mit der Zeit geht und die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen weiß.

Robert Klasen

Robert Klasen ist seit 2016 als IT-Consultant bei der Glinz COVIS GmbH tätig und kümmert sich als Projekt- und Produktmanager mit Herzblut um aiFind, der Cloudsoftware für Personalberater.

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