Arbeitswelt 5.0: Wie statt wo

Es kommt nicht darauf an, wo man arbeitet, sondern wie man arbeitet, sagt Andrea Trapp, Vice President of Business International bei Dropbox. Konzentriertes und produktives Arbeiten ist nicht an einen Ort gebunden.

Alle wieder zurück ins Büro, weiterhin pur remote im Homeoffice oder teils so, teils so im Hybridmodell? Viele Unternehmen ringen mit der Frage, ob sie ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro holen sollen. Es kommt aber nicht darauf an, wo man arbeitet, sondern wie man arbeitet und wie Unternehmen ihren Mitarbeitenden ermöglichen, ihre beste Arbeit zu leisten. Neue Daten deuten darauf hin, dass eine Mischung aus flexiblen Arbeitsvereinbarungen, KI-gestützten Tools und asynchronen Kommunikationsstrategien uns dabei helfen wird, eine bessere Art des Arbeitens zu finden.

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Handlungsspielraum statt Anwesenheitspflicht

Wöchentliche Anwesenheitspflichten mögen die Mitarbeitenden ins Büro locken, aber das bedeutet nicht, dass sie produktiver oder effektiver sind. Flexible Arbeitsstrategien, die Strukturen schaffen, die den Mitarbeitenden Handlungsspielraum geben und die Wirkung über die Betriebsamkeit stellen, werden den wahren Unterschied ausmachen. Nur wer sich flexibel zeigt, kann Mitarbeitende binden, denn diese wollen Flexibilität.

Je mehr Unternehmen ein Ultimatum stellen, desto mehr Talente werden sich nach einer Stelle mit mehr Flexibilität umsehen oder das Unternehmen verlassen. 70 Prozent der kürzlich eingestellten Mitarbeitenden geben Virtual First als Hauptgrund an, warum sie sich bei Dropbox beworben haben. Und die Bindungsrate ist aus demselben Grund so hoch wie nie zuvor.

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Die Annahme, dass Richtlinien, die die Rückkehr ins Büro vorgeben, eine Antwort auf das Leiden der Arbeitsplatzkultur, der Kreativität und der Produktivität sein könnten, ist schlichtweg falsch. Die meisten Wissensarbeitenden arbeiten zumindest in gewisser Weise dezentral – sei es mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen, mit Kunden oder mit Klienten – und diese moderne Arbeitsweise erfordert sowohl einen bewussten Mentalitätswandel als auch die richtigen Tools für die Zusammenarbeit, um erfolgreich zu sein. Die Unternehmen, die dies richtig machen, werden in Zukunft erfolgreich sein.

Geplante Zusammenkünfte als Effizienz-Booster

Unsere Mitarbeitenden arbeiten zum Beispiel in erster Linie remote, aber wir treffen uns dennoch mindestens viermal pro Jahr zu Veranstaltungen wie Offsites, Strategiesitzungen und Planungssitzungen, um in Person zusammenzuarbeiten und Kontakte zu pflegen. Wir haben festgestellt, dass nicht das wöchentliche Treffen in einem Konferenzraum die größte Wirkung hat, sondern die geplante vierteljährliche Teambildungssitzung oder das jährliche Planungstreffen.

Wenn diese Zusammenkünfte etwas Besonderes sind und absichtlich stattfinden, um sich mit Kollegen gezielt auszutauschen, sich auf eine gemeinsame Herausforderung zu konzentrieren und in einem speziellen Raum zu lernen, sind sie viel sinnvoller. Qualitativ hochwertige, persönliche Treffen sind für alle Arbeitsplatzmodelle unerlässlich. Unternehmen, die sich nur für Remote Work entscheiden, ohne ihren Mitarbeitenden bewusst Zeit einzuräumen, um miteinander arbeiten zu können, werden leiden.

Fokus entscheidet über Erfolg oder Misserfolg

Die Konzentration ist heute von entscheidender Bedeutung, denn fehlt der Fokus, verlieren Wissensarbeitende jedes Jahr Hunderte von Stunden an Konzentration und Unternehmen zahlen einen hohen Preis dafür. Dabei treten Ablenkungen überall auf – sei es zu Hause oder im Büro. Eine kürzlich von Dropbox beauftragten Studie von Economist Impact zeigt, dass der Verlust des Fokus Unternehmen allein in den USA jährlich 468 Milliarden US-Dollar kostet. Führungskräfte sind besonders stark betroffen, denn sie verlieren stolze 683 Stunden pro Jahr an Konzentration, während Mitarbeitende unterhalb der Managementebene im Durchschnitt jährlich 553 Stunden verlieren.

Es gibt kein Patentrezept, wie Arbeitnehmende produktiv bleiben. Doch feststeht, dass das Geheimnis, konzentriert zu bleiben, nicht darin liegt, wo oder wann die Menschen ihre Arbeit erledigen, sondern wie. Künstliche Intelligenz wird beispielsweise bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben helfen, aber die Unternehmensleitung muss eine ganzheitlichere Lösung für den Verlust der Konzentration finden. Unternehmen, die herausfinden, wie sie die Konzentration am besten fördern können, werden für potenzielle Mitarbeitende attraktiver und können ihre besten Talente an sich binden. Eine Möglichkeit zeichnet sich ab in der Mischung aus KI und ganzheitlichen Arbeitsplatzlösungen.

Personalabteilung als Vorreiter für KI-Einsatz

KI verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, noch einmal vollständig. HR-Fachkräfte und Personalleitende müssen an der Spitze stehen, wenn es darum geht, wie KI genutzt werden kann, um die Prozesseffizienz innerhalb ihrer eigenen Organisation zu verbessern. Sie müssen außerdem auch den Wert für ihre gesamte Belegschaft und ihr Unternehmen verstehen.

Ähnlich wie HR- und People-Teams in der Pandemie-Ära die Initiative für neue Arbeitsplatzmodelle und -praktiken ergriffen haben, müssen sie auch in der Zeit, in der KI die Art und Weise wie wir arbeiten völlig umgestaltet, federführend im Gespräch bleiben. Es besteht kein Zweifel daran, dass KI-Lösungen bereits in großem Umfang eingesetzt werden.

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Andrea Trapp

Andrea Trapp ist Vice President of Business International bei Dropbox und leitet ihre internationalen Teams aus München heraus. Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change-Management war 22 Jahre lang - zeitweise im Ausland - in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig. Foto: Steve Langan

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