Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag? Andreas Meya, Division Manager HR Service Solutions, Haufe Group, räumt mit geliebten Glaubenssätzen auf und gibt Tipps, wie Sie das meiste aus ihrem Onboarding herausholen können.
Die neue Haufe Onboarding-Studie 2023 offenbart, dass viele Unternehmen auch nach der Pandemie wertvolle Potenziale beim Onboarding ihrer neuen Mitarbeitenden verspielen. Die aktuelle Studie zeigt beispielsweise, dass 36 Prozent der befragten Unternehmen bereits Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag erlebt haben. Diese hohe Frühfluktuation ist in vielen Fällen auch Ergebnis eines unprofessionellen Onboarding-Prozesses. Zudem verkennen viele Unternehmen die Zeichen der Zeit: Statt in der Ära der Hybrid Work auf digitale Unterstützung im Onboarding zu setzen, sind ihre Prozesse und Tools genauso analog wie vor Corona.
Wer neue Mitarbeitende an sich binden möchte, sollte den Fokus also auch auf das eigene Onboarding legen. Doch wie können Unternehmen das meiste aus ihrem Onboarding herausholen?
1. Tipp: Rechtzeitig mit dem Onboarding starten
Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag? Falsch gedacht! Tatsächlich sollte der Onboarding-Prozess bereits nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag losgehen. Denn in dieser Zeit, die meist einige Wochen oder sogar Monate andauert, wachsen bei vielen Beschäftigten die Unsicherheiten, wenn sie sich selbst überlassen werden und vom neuen Arbeitgeber nichts mehr hören: Haben sie sich wirklich richtig entschieden? Oder sollten sie sich das Angebot, das sie gestern bei LinkedIn erreichte, nicht doch wenigstens mal anhören?
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Wird hingegen frühzeitig mit dem Preboarding, also dem Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, begonnen, können zum einen offene Fragen zum Einstieg, den künftigen Aufgaben oder dem Team schnell geklärt werden und zum anderen wächst die Bindung an die neuen Kolleginnen / Kollegen und die Führungskraft, die sich schon vor Arbeitsbeginn kümmern.
2. Tipp: Soziale Integration fördern
Neben der fachlichen Einarbeitung ist die soziale Integration eine zentrale Aufgabe im Onboarding. Die zwischenmenschliche Ebene ist ein entscheidender Faktor für funktionierende Teams und sollte daher beim Onboarding berücksichtigt werden. Onboardees sollten ihre Teams so früh wie möglich kennenlernen – auch auf persönlicher Ebene. Daher bietet es sich an, dass das Onboarding mit gemeinsamen Aktivitäten wie einem Teamlunch oder Afterwork-Events verknüpft wird. Diese können auch schon vor dem ersten Arbeitstag stattfinden, da die soziale Integration bereits vor dem Arbeitsantritt beginnt.
Starten mehrere Mitarbeitende gleichzeitig im Unternehmen, kann man diese proaktiv untereinander vernetzen, zum Beispiel mit einem gemeinsamen Chat oder einem Onboardee-Event. Sie befinden sich in einer ähnlichen Situation, sodass ein natürliches Wir-Gefühl entsteht, was den Einstieg erleichtert und die Beziehung untereinander fördert. Um diesen Prozess weiter zu unterstützen, eignet sich auch sehr gut der Einsatz von Software wie der Onboarding App von Haufe.
Allerdings gilt es beim Vernetzen der Newbies darauf zu achten, dass die Onboardees nicht nur unter sich bleiben, sondern alle Mitarbeitenden den Austausch mit ihnen suchen. Ansonsten kann es in dieser Situation auch zu einer isolierten „Grüppchenbildung“ kommen, die das Onboarding wiederum erschwert.
3. Tipp: Feedback und Transparenz für ein erfolgreiches Onboarding
Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ist in erster Linie ein Kommunikationsprozess. Dies beginnt beim Messaging, denn im Onboarding sollten die gleichen Botschaften wie beim Recruiting vermittelt werden, um dem Eindruck vorzubeugen, dass im Bewerbungsprozess falsche Versprechen gemacht wurden. Darüber hinaus ist der transparente Austausch von entscheidender Bedeutung: Was erwartet die Onboardees an ihrem ersten Tag und ihren ersten Wochen? Für welche Teams und Aufgaben werden sie eingeplant? All das sind wichtige Informationen, die den Onboardees so früh wie möglich vermittelt werden sollten.
Darüber hinaus ist Feedback ein entscheidender Baustein eines erfolgreichen Onboardings. Zum einen sollten Onboardees von Anfang an Feedback erhalten, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird und sie sich an die Erwartungen anpassen können. Unternehmen sollten aber auch ihre Onboardees von Beginn an dazu ermutigen, Feedback zu äußern und dieses dann so gut wie möglich umsetzen.
Ein frischer Blick auf Strukturen und Prozesse bietet Organisationen einen großen Mehrwert, da so festgefahrenen Abläufen und einer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität entgegengewirkt wird. Dazu fühlen sich Onboardees direkt wertgeschätzt, wenn sie von Anfang an nach ihrer Meinung gefragt werden und sie sich nicht erst einen Status erarbeiten müssen, bis sie ernstgenommen werden. Daher sollte regelmäßiges Feedback – vom Team an die Onboardees und umgekehrt – im gesamten Onboarding-Prozess eine große Rolle spielen, da der Ablauf nur so optimiert werden kann.
4. Tipp: Remote-Onboarding ist kein Notnagel
36% setzten vermehrt auf Remote Onboarding.
Hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. In Zeiten der Pandemie war Remote-Onboarding eine Notwendigkeit, auf die viele Unternehmen nicht vorbereitet waren und sich daher mit Notlösungen behelfen mussten. Doch die Haufe Onboarding-Studie zeigt, dass viele Organisationen daraus nicht die richtigen Schlüsse gezogen haben und immer noch kein oder nur ein wenig durchdachtes Remote-Onboarding anbieten. Nur 36 Prozent der Befragten setzen vermehrt auf Remote-Onboarding.
Dabei gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, das Onboarding digital zu gestalten. Speziell dafür entwickelte Software, wie die Onboarding App von Haufe, können den Prozess und die Kommunikation mit den Onboardees vereinfachen. Trotzdem sollten Unternehmen auch beim Remote-Onboarding darauf achten, dass sich der Prozess nicht nur auf den virtuellen Raum beschränkt. Stattdessen ist die Verbindung von digital und analog entscheidend.
Ein Willkommenspaket, das Remote-Onboardees nach Hause geschickt wird, kann eine solche Verknüpfung herstellen, ist aber nur der Anfang. Besonders bei Remote Workern bieten sich gemeinsame Aktivitäten im Rahmen einer Onboarding-Woche an, die auch digital stattfinden können und beim Teambuilding helfen und das Zugehörigkeitsgefühl stärken.
5. Tipp: Onboarding eine Struktur geben
Onboarding ist ein Prozess, der wie jeder andere betriebliche Ablauf genau geplant werden muss. Laut Haufe Onboarding-Studie ist dies aktuell aber nur in einem Viertel der Organisationen (25 Prozent) der Fall.
Der erste Schritt zu einem definierten Prozess ist es, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Natürlich ist das Onboarding eine Teamaufgabe, in die viele Personen eingebunden werden sollten. Doch es braucht Mitarbeitende, die den Prozess planen, koordinieren und Aufgaben verteilen. Ohne klare Verantwortlichkeiten besteht die Gefahr, dass der Onboarding-Prozess nicht richtig durchgeführt wird. Zudem ist es wichtig, dass die verantwortlichen Personen über ein dediziertes Budget für das Onboarding verfügen.
In der Onboarding-Studie berichteten nur 17 Prozent der Befragten von einem solchen Etat. Mit diesen Mitteln kann Software wie Haufe Onboarding eingekauft werden, mit der das Unternehmen die Onboarding-Journey optimal gestalten, sowie alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und geteilten Informationen übersichtlich darstellen kann.
Onboarding: Ein guter Start für eine gemeinsame Zukunft
Ein gutes Onboarding ist der erste Schritt zur erfolgreichen Retention. Unternehmen müssen dafür gar nicht viel investieren – meist reicht es schon an wenigen Stellschrauben zu drehen, um den Startschuss zu einer positiven Employee Journey zu geben, die für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation darstellt. Denn durch ein gutes Onboarding werden neue Mitarbeitende schneller produktiv und können selbstständig Aufgaben und Projekte übernehmen, wodurch das Unternehmen früher von ihrer Leistung profitiert. Ohne ein sinnvoll strukturiertes Onboarding muss das Unternehmen hier wiederum zuerst einen Rückstand aufholen.
Zudem hat das Onboarding großen Einfluss auf die Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber, was in Zeiten digitaler Arbeitgeberbewertungsplattformen ein wichtiger Faktor ist. Zwar ist Onboarding nicht der einzige Aspekt, der über einen Verbleib der neuen Kolleg:innen entscheidet – aber ein wirksamer Schritt, um Mitarbeitende auch langfristig an sich zu binden.
Andreas Meya verantwortet bei der Haufe Group als „Division Manager HR Service Solutions“ das Lösungs-Portfolio mit Lösungen von HR Administration bis zu integrierten HR Service Experiences. Er beschäftigt sich, neben den Herausforderungen für Unternehmen und Personalabteilungen in der Arbeitswelt von heute und morgen, vorrangig mit den Themenfeldern Strategieentwicklung, Gotomarket, Marketing sowie dem Produkt- und Portfoliomanagement. Meya begann seine Laufbahn bei Haufe im Jahr 2001. In den letzten 20 Jahren hat er maßgeblich daran mitgewirkt, dass sich aufbauend auf den Kerngeschäften eines traditionellen Verlags, ein Anbieter smarter Digital-Lösungen mit verlässlicher HR-Expertise entwickelt hat.
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