Warum Sie diese drei HR-Prozesse digitalisieren sollten

Routineaufgaben sollten nicht zu Zeitfressern werden, meint Maria Uebbing, Marketing Managerin People and Culture bei der d.velop AG. Hier beschreibt sie detailliert, welche drei HR-Prozesse ihrer Erfahrung nach digitalisiert werden können – und wie HR dabei vorgehen sollte.

In der täglichen HR-Arbeit existieren viele Standardprozesse und administrative Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen. Damit HR erfolgreich arbeiten und im Unternehmen wirken kann, sollten Routineaufgaben nicht zu Zeitfressern werden. Ich bin der festen Überzeugung, dass HR-Abteilungen durch die Unterstützung von digitalen Lösungen im Unternehmen erfolgreicher und wirksamer agieren. Meine Empfehlung also: Automatisieren und digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse. Wie das bei uns in der Praxis aussieht, möchte ich anhand von 3 Beispielen erläutern.

Wie schaffen Sie es, Standardprozesse schlanker zu gestalten?

Um den heutigen Anforderungen schlanker HR-Prozesse gerecht zu werden, wird geeignete Software benötigt, die zuverlässig, sicher und einfach zu bedienen ist. Hier bedarf es aber im ersten Schritt einer Strategie mit einem Konzept, bevor es um die Einführung und Implementierung von Software gehen kann. Ein gemeinsames Verständnis und die gezielte Vorbereitung mit allen Beteiligten ist notwendig, bevor es zur Implementierung digitaler Lösungen kommen kann.

Dafür müssen Erfolgskriterien definiert und die Einführung systematisch über ein ausgearbeitetes User- sowie Trainingskonzept geplant werden. Denn am Ende sollte es um den Menschen gehen und der Freiraum geschaffen werden, um die Mitarbeitenden auf der individuellen Employee Journey zu begleiten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Folgende 3 Standardprozesse haben wir bei d.velop in unserer HR-Abteilung erfolgreich digital mit eigener Software umgesetzt.

3 beispielhafte HR-Prozesse, die wir heute schon digital abbilden

1. Die Unterschrift: So signieren wir schnell, nachhaltig und digital

In den meisten Fällen erstellen wir unsere Dokumente und Verträge bereits vollkommen digital. Warum unterschreiben wir Sie dann nicht auch direkt digital? Häufig treten Unternehmen für den Signaturprozess immer noch den Weg zum Drucker und Scanner an – ein klassischer Medienbruch, den wir unbedingt vermeiden möchten. Durch den Einsatz der eSignatur d.velop sign am PC, Smartphone oder Tablet sparen wir Papier und gleichzeitig Kosten- und Zeitaufwände für Vertragsabschlüsse jeglicher Art.

Für unsere Recruitingprozesse bedeutet das konkret, dass wir durch die eSignatur die Time to Hire um ca. 45% senken konnten. Egal ob Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen – die Anwendungsmöglichkeiten von digitalen Unterschriften sind vielseitig. Wie viel Geld und Zeit Sie durch die eSignatur einsparen, können Sie mithilfe unseres ROI- Rechners leicht ermitteln.

Die Vorteile der digitalen Signatur liegen also auf der Hand. Aber wie gehe ich jetzt aber am besten bei der Umsetzung vor? Der typische Ablauf sieht wie folgt aus: Zunächst werden alle Dokumententypen gesammelt, die im Unternehmen bisher noch analog unterschrieben wurden. Im zweiten Schritt wird pro Typ ein sogenanntes Signaturlevel (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) zugeordnet. Denn einige Dokumente sind erst durch Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der gesetzlichen Schriftform entspricht, rechtsgültig.

Wir empfehlen, für diesen Schritt unser Webinar anzuschauen und eine Rechtsberatung zu konsultieren. Um qualifiziert zu signieren, registrieren und identifizieren Sie sich einmalig direkt in der Software bei einem Vertrauensdiensteanbieter. Im Anschluss können Sie Ihr Signaturbild einstellen und anpassen. Abschließend können hochgeladene Dokumente von Ihnen digital unterschrieben werden. Mit d.velop sign bleiben die Personalprozesse 100% digital und Sie als Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und Rechtssicherheit nach eIDAS immer auf der sicheren Seite.

Warum sich Unternehmen für d.velop sign als Signaturlösung entscheiden

✅ Software made in Germany
✅ Intuitive und mobile Nutzung
✅ eIDAS- und DSGVO-konform
✅ Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
✅ Alle Signaturlevel inkl. QES im Standard verfügbar
✅ Persönlicher Support aus dem eigenen Hause

2. Die Gehaltsabrechnung: Bei uns kriegt sie jeder Mitarbeitende digital zugestellt

Keine Person im Unternehmen möchte stundenlang kuvertieren und Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende manuell verteilen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern teilweise mit Sicherheitslücken und Fehlerquellen verbunden. Mitarbeitende wünschen sich heute ein einfaches, digitales Handling ihrer Gehaltsdokumente. Wir sind diesem Wunsch nachgekommen und haben mit d.velop postbox eine digitale, rechtssichere und einfache Zustellung der Gehaltsabrechnungen inklusive Nachweis in ein privates Postfach umgesetzt. Dort können sie ohne großen Aufwand und auf unbestimmte Zeit archiviert werden, sodass lästiges Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten wegfallen.

Gerade durch vermehrte Home-Office- Regelungen muss es aus unserer Sicht möglich sein, von verschiedensten Orten auf Dokumente zuzugreifen. HR-Dokumente jeglicher Art lassen sich mit der d.velop postbox digital zustellen. Aber nicht nur das – die d.velop postbox kann auch mit unserer Sign Lösung ergänzt werden, um so einen ganzheitlichen Workflow abzubilden. Wie viel Geld Sie sparen können, wenn Sie Gehaltsabrechnungen digital versenden, können Sie hier berechnen.

5 Gründe für die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen

✅ Entlastung der lohnverrechnenden Stelle
✅ Zeit- und Kosteneinsparungen
✅ Prozessvereinfachung/ -verbesserung
✅ Bidirektionaler Austausch möglich
✅ Start in eine transparente digitale Kommunikation

3. Employee Self Services: Krankmeldung und Urlaubsanträge funktionieren bei uns per App

Wie schön wäre es doch, wenn Mitarbeitende Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen zukünftig selbst in die Hand nehmen könnten und somit wertvolle Zeit gespart wird, oder? Aus Mitarbeitendensicht stellen digitale Self Services einen absoluten Mehrwert dar. Die Autonomie der Mitarbeitenden wird gestärkt, da sie orts- und zeitungebunden Zugriff auf Employee Self Services haben, vor allem wenn man zum Beispiel krank im Bett liegt und sich keine Gedanken um die rechtzeitige Krankmeldung machen muss.

Wir geben seit einiger Zeit unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, über unsere d.velop Mitarbeiter-App Krankmeldungen oder Urlaubsanträge in wenigen Klicks digital anzustoßen. Aber damit nicht genug – unser App namens d.velop community connect bietet darüber hinaus noch viele weitere Funktionen, wie zum Beispiel Genehmigungen von Dienstreisen, Umfragen oder Raumreservierungen.

Gründe für Employee Self-Services

Für HR-Abteilungen

✅ Prozessbeschleunigung
✅ Entlastung und mehr Zeit für strategische Aufgaben
✅ Verringerung der Fehlerquote
✅ Verbesserung der Datenqualität und Transparenz
✅ Reduzierung von Druckkosten und Senkung des Papierverbrauchs

Für Mitarbeitende

✅ Verstärkte Autonomie
✅ Ortsunabhängiger Zugriff auf Services
✅ Erhöhte Flexibilität durch bequeme Anwendung vom Smartphone
✅ Kürzere Kommunikationswege
✅ Schnellere Prozesse

Fazit: Sparen Sie wertvolle Zeit für mehr aktives People Management

Es ist aus unserer Sicht höchste Zeit, HR-Prozesse schlanker und einfacher zu gestalten, um einen Mehrwert für HR-Abteilungen und Mitarbeitende zu schaffen und weiterhin nachhaltig, effizient und sicher arbeiten zu können. Die Basis dafür ist eine Digital Workplace Strategie, die von allen Beteiligten akzeptiert und angewendet wird. d.velop sign, d.velop postbox und d.velop community connect sind passende Beispiele für Softwarelösungen, die uns tagtäglich dabei helfen digital und ortsunabhängig erfolgreich zusammenzuarbeiten.

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Dies ist der 1. Beitrag der neuen Rubrik „HR Software“ im HR JOURNAL. Unser Ziel: Die Vielfalt an Angeboten beleuchten, einordnen und Entscheidungen von HR für Lösungen spezifischer Aufgaben erleichtern.

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