Wir müssen Zusammenarbeit neu denken, sagt Frank Weishaupt, CEO bei Owl Labs. Er schildert, wie Sie optimale Arbeitsräume für Ihre Teams schaffen.
Erst Belegungsgrenzen, dann Homeofficepflicht, schließlich Stadtflucht und Büroverkleinerungen – die letzten 18 Monate haben den Umgang mit unseren Arbeitsräumen kräftig durchgeschüttelt. Menschen arbeiteten über Monate hinweg bis zu hunderte von Kilometern von ihren Büros entfernt. Erst langsam trauen sich viele Unternehmen wieder, den Schritt zurück in ein vermeintliches New Normal zu wagen – und stellen fest, dass das Büro nicht mehr das sein kann, was es einmal war. Im Gegenteil: Der allgemeine Trend zu mehr Flexibilität sollte sich auch in Ihrer Bürogestaltung wiederfinden.
Mit dem Wandel unserer Arbeitskultur und den Herausforderungen der Pandemie müssen wir aber nicht alleine die Rolle des Büros neu denken. Wir müssen neu definieren, was Zusammenarbeit überhaupt für uns bedeutet. Einige können es kaum erwarten, wieder mit ihren Kolleginnen und Kollegen gemeinsam an einem Tisch zu sitzen, andere haben die Ruhe und Produktivität im Homeoffice zu schätzen gelernt und fühlen sich im Büro eher gestört. Fakt ist, vollkommene Präsenzarbeit im Büro haben deutsche Unternehmen hinter sich gelassen: 93 Prozent möchten das hybride Arbeitsmodell beibehalten. Gerade jetzt, da die bundesweite Homeofficepflicht in Deutschland aufgehoben wurde (1). Dies deckt sich mit einem gesamteuropäischen Trend hin zu innovativeren Arbeitsmodellen. In den allermeisten Büros werden Mitarbeitende also weiterhin über Entfernungen hinweg zusammenarbeiten. Was bedeutet das für unsere Arbeitsräume?
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Grundlegendes: Form folgt Funktion
Für die Gestaltung eines hybriden Arbeitsumfelds sollten Sie zunächst abklären, aus welchem Grund Ihr Team das Büro überhaupt aufsucht: Brauchen sie ein ruhiges Fleckchen zum Telefonieren oder für die Stillarbeit, um Kindergeschrei zu Hause oder lauten WG-Genossinnen / -Genossen zu entgehen? Suchen sie die Nähe zum Team, um Kommunikationswege zu kürzen und gemeinsam kreative Ideen zu entwickeln? Daraus ergibt sich ein konkreteres Bild, für welche Art der Arbeit das Büro überhaupt benötigt wird.
Aber auch ganz grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit sollten Sie neu überdenken: Welche Aufgaben erfordern Teamwork, welche kann man besser alleine erledigen, an ruhigen abgeschotteten Arbeitsplätzen? Was lässt sich super über Collaboration-Tools klären und was besser Face-to-Face? Wie viel Prozent macht das jeweils aus?
Sie werden feststellen, dass es im modernen Büro Rückzugsorte für stilles Arbeiten, Räume zum ungestörten Telefonieren, sowie Räume für die Zusammenarbeit und den kreativen Austausch geben muss. Nur so können Sie ein gesundes sogenanntes Activity-Based-Working (ABW) erfolgreich umsetzen. Die Herausforderung wird dabei sein, für die nahtlose Kollaboration mit Heimarbeitenden oder anderweitig virtuell Vernetzten optimale Bedingungen zu schaffen.
Neu zueinander finden
Erinnern Sie sich noch daran, als Sie in der Schule für Gruppenarbeiten die Tische zusammenrücken mussten, dann aber bei den Präsentationen mit dem Rücken zur Tafel saßen? So ähnlich ist es nun, wenn ein Teil des Teams Konferenzen aus dem Büro hält, während es über einen zentralen Monitor virtuell mit den remote Arbeitenden verknüpft sind. Die Bürotische sind nach wie vor als Insel aufgestellt, perfekt für analoges Gegenübersitzen, nun aber verdrehen sich alle die Köpfe, um mitzubekommen, was vorne am Bildschirm passiert. Eine auf die Dauer äußerst unbequeme Lösung, es sei denn, Sie sind eine Eule.
Wir müssen unsere moderne Büroeinrichtung also so konzipieren, dass Mitarbeitende vor Ort und Zugeschaltete gleichermaßen an der Bürokultur teilhaben können. Dazu gehört es auch, die Bürogestaltung und neueste Technik wie Kollaborationstools geschickt aufeinander abzustimmen.
Versetzen Sie sich in die Kameraperspektive
Wenn Sie hybride Teams führen wollen, hat die Technik einen maßgeblichen Einfluss auf die Gestaltung Ihrer Büroflächen. Achten Sie darauf, dass Einzelplätze so angeordnet sind, dass Sie auch für virtuelle Meetings geeignet sind. Dazu gehört eine optimale Beleuchtung, sowie ein ruhiger und aufgeräumter Hintergrund, durch den nicht ständig Menschen laufen.
Der Konferenzraum ist üblicherweise das Herzstück der Zusammenarbeit, dementsprechend sollte hier auch der größte Fokus für die Optimierung liegen. Überdimensionale Konferenztische verbrauchen viel Platz und sind für verkleinerte Teams vor Ort oft eher hinderlich. Setzen Sie also auf kleinere Sitzgruppen. Eine Tischinsel macht für hybride Zusammenarbeit nur Sinn, wenn Sie eine 360-Grad-Videokonferenzkamera verwenden. Nur mit optimierter Kameraperspektive kann im Team vor Ort wirklich eine Atmosphäre der Zusammenarbeit entstehen, ohne, dass Heimarbeitende sich ausgeschlossen fühlen. Verwenden Sie bestenfalls eine Kamera mit eingebautem hochwertigem Mikrofon und verbessern Sie durch schallabsorbierende Materialien die Akustik der Räume. Andernfalls wird das Zuhören für die Zugeschalteten zu einer Lärmprobe.
Analoge Whiteboards und andere Präsentationsmaterialien sollten so angeordnet werden, dass sie groß genug sind, um von der Kamera erfasst werden zu können und im richtigen Winkel zur Kamera und zum Lichteinfall stehen. Alternativ empfehlen sich digitale Whiteboards, deren Oberflächen virtuell gespiegelt und optimiert werden – diese bieten für alle Anwesenden (ob physisch oder remote) optimale Bedingungen und fördern effektives und inklusives Brainstorming und Team Work.
Der Arbeitsort als Spiegel des gesellschaftlichen Wandels
Im Büro von morgen zeigt sich nicht nur die Tendenz zur hybriden Arbeit und anderen innovativen Arbeitsmodellen wieder, sondern auch andere Trends wie Transparenz, Gesundheit, Individualität und flache Hierarchien. Großraumbüros, in denen Ihr Team arbeitet wie in Legebatterien sind daher genauso von gestern wie eine Aneinanderreihung abgeschotteter Einzelbüros. Eine Büroverkleinerung kann zwar für hybride Arbeitsmodelle in einigen Fällen sinnvoll sein, achten Sie jedoch weiterhin auf ausreichend freie Flächen und Räume auch für individuelle Bedürfnisse Ihres Teams, wie beispielsweise Rückzugsorte oder sogenannte „Fun-Zones“, vielleicht einen privaten Raum für stillende Mütter oder einen Raum für Meditation und Entspannung.
Bieten Sie Ihrem Team ein funktionales und auf zeitgemäßes Arbeiten abgestimmtes Büroumfeld, das sich deutlich vom heimischen Schreibtisch abgrenzt. So entsteht aus dem Wechsel und den Wahlmöglichkeiten zwischen Büropräsenz und remotem Arbeiten ein flexibles Modell, in dem alle ihren optimalen Arbeitsraum für unterschiedliche Tätigkeiten finden.
(1) Die Studie “State of Hybrid Work” des Unternehmens Owl Labs befragte im Mai 2021 500 deutsche Führungskräfte dazu, wie sie zu hybrider Arbeit und anderen innovativen Arbeitsmodellen stehen.
Frank Weishaupt ist CEO von Owl Labs, dem Entwickler der intelligenten Konferenzkamera Meeting Owl. Weishaupt war zuvor als SVP of Sales bei CarGurus tätig und spielte eine entscheidende Rolle beim Wachstum des Unternehmens, was zu einem erfolgreichen Börsengang im Oktober 2017 führte. Bevor er zu CarGurus kam, war Weishaupt Chief Operating Officer bei Jumptap, was zu einer Übernahme durch Millennial Media führte. Außerdem war er in leitenden Positionen bei Yahoo! und Criteo tätig, das 2013 einen erfolgreichen Börsengang hatte.
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