6 Tipps: Fachkräfte aus dem Ausland gewinnen

Beim Recruiting in Ländern außerhalb des hiesigen Kulturkreises tun sich viele HR Spezialisten schwer. Ein gut geplantes Vorgehen ist unerlässlich. Sven Konzack, Geschäftsführer von Staffery, gibt Tipps, wie HR erfolgreich Fachkräfte aus dem Ausland rekrutieren kann.

Arbeitsmigration ist ein wichtiger Hebel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. In Anbetracht des sich prognostisch noch weiter verschärfenden Mangels an Arbeitskräften in zahlreichen Branchen hat der Bundestag Mitte 2023 das Fachkräfteeinwanderungsgesetz auf den Weg gebracht: Eine Reihe von Neuerungen trat bereits in Kraft, weitere folgen ab März 2024. Insbesondere wurden die Möglichkeiten des Erhalts einer Blauen Karte verbessert, sodass Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern ein Bleiberecht und eine Arbeitserlaubnis erhalten.

Vorteile der Personalakquise im Ausland

Doch um die aus der Gesetzesnovelle resultierenden Vorteile tatsächlich zu nutzen und neue Mitarbeiter zu gewinnen, müssen HR Spezialisten passgenaue Recruiting-Maßnahmen initiieren: Dazu gehört eine Justierung von Strategien ebenso wie die Suche nach Kooperationspartnern im Ausland. Ferner sinnvoll ist der Einsatz von Technologien, welche die Personalgewinnung unterstützen.

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Personalakquise im Ausland bietet für Personaler eine Reihe von Vorteilen: Zu denken ist nicht nur an den Zugang zu einem wesentlich größeren Talentpool und an die Stärkung von Vielfalt sowie interkultureller Kompetenz. Oftmals wird es auch erleichtert, Menschen mit spezifischen fachlichen Fertigkeiten oder Sprachkenntnissen zu gewinnen.

Fachkräfte aus dem Ausland – Vorgehen beim Recruiting

Nun ist die Absenkung von Hürden für die Einwanderung qualifizierter Fachkräfte in den Arbeitsmarkt zwar ein wichtiger Schritt. Doch in vielen Unternehmen bestehen noch Schwierigkeiten, die seitens der Politik eingeräumten Möglichkeiten überhaupt effektiv zu nutzen. Besonders bei einer Kandidatensuche in Ländern außerhalb des hiesigen Kulturraums tun sich viele HR Spezialisten schwer. Daher ist ein gut geplantes Vorgehen beim Recruiting unabdingbar. Einzubeziehen sind die folgenden Schritte:

1. Entwicklung eines Suchprofils: Ein genaues Suchprofil beschreibt, in welchen Bereichen die neuen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter Einsatz finden – und welche Qualifikation sie mitbringen müssen. Gewünschte Merkmale der Zielgruppen sollten möglichst weit ausdifferenziert werden. Je genauer das Profil, desto leichter fällt die Suche – gerade wenn es um geeignete Kandidatinnen / Kandidaten im Ausland geht.
2. Bestimmung von Regionen: Bereits aus dem Suchprofil können Personaler konkrete Ansatzpunkte ableiten in Bezug auf die Regionen oder Länder, aus denen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter rekrutiert werden. Ein Kriterium dürfte auch die Frage sein, wo Ausschreibungen und Bewerbungsprozesse einfach und zielführend verlaufen.
3. Budgets festlegen: Empfehlenswert ist, Gesamtbudgets für Recruiting, Einarbeitung und Formelles vorab festzulegen: So haben alle Beteiligten Planungssicherheit. Investitionen sollten sich spätestens nach 12 Monaten rechnen. So bleibt das Unterfangen kalkulierbar.
4. Suche nach Partnern: Bei Recruiting-Maßnahmen können Partner vor Ort helfen – beispielsweise international aufgestellte Personalberatungen. Doch auch die öffentliche Hand spielt eine Rolle: So unterstützt die Bundesagentur für Arbeit, zum Teil in Zusammenarbeit mit Verbänden oder mit spezialisierten Projektmanagementpartnern, Recruiting-Initiativen. Das mehrsprachige Portal „Make it in Germany“, das die Bundesregierung ins Leben gerufen hat, kann ebenfalls weiterhelfen. Auf EU-Ebene trägt die Initiative EURES (EURopean Employment Services) zur Gewinnung internationaler Fachkräfte bei.
5. Vertiefende Recherchen: Wollen Firmen Ausschreibungen auf eigene Faust lancieren, bedarf es guter Vorbereitung: Personalverantwortliche sollten sich in jedem Fall über passende Kanäle – insbesondere Stellenbörsen und -suchmaschinen – im Zielland informieren. In der Natur der Sache liegt es, Vakanzen in der präferierten Sprache der Fachkräfte aus dem Ausland zu publizieren.
6. Aufbau interkultureller Kompetenz: Ein gutes Verständnis der Gepflogenheiten vor Ort ist bereits beim Erstellen einer Anzeige wichtig: beim Führen von Vorstellungsgesprächen gewinnt sie noch an Bedeutung – auch wenn diese online realisiert werden. Daher sollten sich die Verantwortlichen über die Gebräuche im jeweiligen Land im Klaren sein und daraus Rücksicht nehmen.

Begleitung bis zum Arbeitsbeginn und darüber hinaus

Sobald sich Arbeitgeber mit Kandidaten einig werden, geht es in die nächste entscheidende Phase: Trotz der abgesenkten legislativen Anforderungen ist der bürokratische Aufwand nicht zu unterschätzen. So wird ein Arbeitsvertrag in der Regel in mehreren Sprachen benötigt werden. Anerkennung von akademischen Abschlüssen oder Ausbildungszeugnis, Visumsantrag, Wohnungssuche, Anreise und Umzug – bei alledem ist es ratsam, neue Mitarbeiter proaktiv zu begleiten, damit die vorherigen Bemühungen auch wirklich zu einem erfolgreichen Abschluss des Recruiting-Prozesses gelangen.

Wenn all dies schnell gehen muss, ist es möglich, ein beschleunigtes Fachkräfteverfahren zu beantragen. Die gute Botschaft bei alledem: Auch wenn sie anfangs beschwerlich erscheinen, werden diese Prozesse im Lauf der Zeit zunehmend systematisiert, sodass sich Recruiter mit zunehmender Erfahrung deutlich leichter tun.

Technologie erleichtern das Recruiting

Bewerbermanagement-Systeme führen HR Professionals intuitiv durch den gesamten Prozess bis zur Einstellung der gesuchten Kandidaten. Doch viele weitere digitale Tools können mit Blick auf Recruiting-Prozesse erhebliche Hilfe leisten – unabhängig davon, ob im In- oder Ausland gesucht wird. Wichtig ist, auf Schnittstellen zu achten und so eine nahtlose Integration aller Tools zu gewährleisten – ebenso wie eine Single Source of Truth (SSOT) für einheitliche Bestandsdaten.

Workflow-Software für Job-Kampagnen-Management ermöglicht ein zielgenaues Ausspielen von Stellenanzeigen via Stellenbörsen und Jobsuchmaschinen. Auch die SEO-gerechte Gestaltung von Jobposts wird automatisiert. Ferner ermöglicht digitale Technologie ein Monitoring in puncto Cost per hire (CPH) und Time to hire (TPH). Die Zahl eingegangener Bewerbungen, Clickrates sowie eingesetzte Budgets werden erfassbar. Auch qualitative Analysen sind denkbar.

Zu überlegen ist ferner, welche Aufgaben noch zu einem gewissen Aufwand führen – und in wie weit sie digitalisierbar sind. So stehen heute beispielsweise bereits Software-Tools für Tasks wie die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen zur Verfügung. Ebenso unterstützen digitale Werkzeuge in der Onboarding-Phase. Durch den Einsatz solcher Technologien sinkt der händische Workload insgesamt nicht nur, sondern lässt sich auch qualitativ verbessern.

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Sven Konzack

Sven Konzack ist Geschäftsführer der Staffery GmbH. Die Technologien des Start-ups aus Berlin helfen dabei, Recruiting effizienter, schneller und transparenter zu machen.

• Sven Konzack

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