Wie gelingt eine Einarbeitung in einer Arbeitswelt, die mehr und mehr Remote stattfindet? Katharina Pratesi von Brandmonks hat die wichtigsten Punkte für ein Remote Onboarding zusammengefasst.
1. Onboarding Buddy
Legen Sie eine Person fest, die den neuen Mitarbeitenden in der Einarbeitungszeit als erste(r) Ansprechpartner(in zur Verfügung steht. Im besten Fall handelt es sich dabei um eine Person, die fachliche Fragen beantworten kann, aber auch in die Kultur einführen und Nähe aufbauen kann. Es sollte aber nicht die oder der direkte Vorgesetzte sein. Wichtig: Der Onboading Buddy sollte auch Zeit für diese wichtige Aufgabe haben und während des Onboardings von anderen Aufgaben befreit werden. Nur dann kann er dem Onboardee auch wirklich gerecht werden.
2. Vor-Ort-Kennenlernen
Trotz Remote Arbeit sollte das Onboarding in den ersten zwei Wochen unbedingt auch an einem Tag im Unternehmen stattfinden. So können sich die neuen Mitarbeitenden und Onboarding Buddy sowie das Team zum Start ihrer Zusammenarbeit noch besser persönlich kennen lernen.
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3. Der erste Tag
Vor allen in den ersten Arbeitstagen sollten Sie den Remote Onboardee sehr intensiv betreuen und nicht alleine lassen: Starten Sie am ersten Arbeitstag direkt mit einer Videokonferenz mit dem Onboarding Buddy und wenn möglich mit weiteren Personen, mit denen der / die neue Mitarbeitende zu tun haben wird. Informieren Sie ihn / sie über die ersten Aufgaben, räumen Sie ihm / ihr Zeit für eine Fragenrunde ein und stellen Sie sicher, dass der erste Tag gut ausgefüllt ist, ohne dass der / die Onboardee direkt überfordert wird.
4. Das Zwei-Wochen-Programm
Gerade in den ersten zwei Wochen sollten Sie für die oder den Quereinsteiger(in) ein umfangreiches Trainingsprogramm ausarbeiten, in dem die entsprechenden Fachkolleginnen und -kollegen sie oder ihn auf neuen Aufgaben einarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass Sie ausreichend Zeit für Selbstlernphasen einräumen, gefolgt von einem Termin, in dem Fragen beantwortet werden.
5. Verbindlichkeit
Gerade beim virtuellen Onboarding ist es einfach, per Mausklick Termine für eine Trainingssession kurzfristig abzusagen. Das lässt sich nicht immer vermeiden, sollte aber niemals ohne Ersatztermin erfolgen, der zeitnah und dann unbedingt auch verbindlich stattfindet.
6. Icebreaker
Beim digitalen Onboarding neigt man schnell dazu, sofort zum fachlichen Teil zu kommen. Das persönliche Kennenlernen, wie es sonst auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder bei einer Lunch-Verabredung stattfindet, kommt Remote oft zu kurz. Dabei ist es eine wichtige Voraussetzung, damit sich Neulinge im Unternehmen wohlfühlen und schnell Teil des Teams werden.
Deshalb achten Sie unbedingt darauf, auch persönliche Gespräche ins Remote Onboarding zu integrieren. Sprechen Sie auch mal über private Dinge, den letzten Urlaub, über Hobbies oder andere persönliche Themen. Es gibt es auch jede Menge Icebreaker Spiele, mit denen man einiges über den anderen auf spielerische und oft lustige Art und Weise erfahren kann.
7. Digitaler Zugang zu Lernmaterialien
Wie bei jedem Onboarding sollten auch beim Remote Onboarding alle wichtigen Lernmaterialien strukturiert in Ordner abgelegt werden, so dass die neuen Mitarbeitenden schnellen Zugang zu den Materialien haben. Es ist mehr als unglücklich, wenn sie sich Informationen selbst zusammensuchen oder immer wieder im Team nachfragen müssen. Das sorgt schnell für Frustration und Wissenslücken.
8. Erreichbarkeit und Kommunikation
Mal eben schnell über den Schreibtisch eine Frage stellen oder im Nachbarbüro anklopfen, um ein Thema zu diskutieren – das gibt es bei Remote so nicht. Dabei hilft es gerade zum Anfang, um sich im neuen Unternehmen und mit den neuen Aufgaben zurecht zu finden. Deshalb sollten Sie Onboardees vom ersten Tag an virtuelle Kommunikationskanäle aufzeigen, über die sie in Echtzeit ihre Fragen stellen können und auch zeitnah Antworten erhalten. Zusätzlich eignen sich regelmäßige Digital Jour Fixe, die anfangs täglich stattfinden sollten. Nach den ersten zwei Wochen reicht dann auch ein wöchentlicher Jour Fixe.
9. Hardware
Bevor das Remote Onboarding-Programm beginnt, ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden rechtzeitig mit einer guten und zeitgemäßen Hardware versorgt und alle notwendigen Programme installiert sowie Berechtigungen vergeben wurden. Nichts hält mehr auf als ein PC, der sich nicht hochfahren lässt oder Zugänge, die nicht funktionieren. Das bringt im schlimmsten Fall das gesamte Onboarding-Programm durcheinander und führt zu unnötigen Verzögerungen.
10. Regelmäßige Vor-Ort-Treffen
Wer in der Nähe seines Firmenstandortes wohnt, sollte im Rahmen des Onboardings mindestens alle zwei Wochen einen Tag im Unternehmen verbringen. Doch auch neue Mitarbeitende, die weiter entfernt wohnen, sollten mindestens einmal im Monat eine gewisse Zeit im Unternehmen verbringen.
11. Feedback Gespräche
Egal ob Remote oder im Unternehmen selbst, jedes Onboarding sollte kontinuierliche Feedbackgespräche im engen Turnus einplanen. Nur so können Anforderungen und Leistungen regelmäßig und frühzeitig abgestimmt werden. Auch Defizite werden dann schneller erkannt, und die Person kann individuell entwickelt werden.
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